Структурирование рабочих листов

Excel позволяет организовать данные электронной таблицы в виде структуры. С помощью структуры можно скрывать (убирать с экрана) менее существенные детали и отображать только тот объем информации, который необходим в текущий момент.

В структурированных таблицах информация распределяется по группам - уровням структуры. Использование многоуровневой структуры существенно облегчает работу с большими таблицами, так как позволяет концентрировать внимание на главной информации и скрывать второстепенные детали.

В Excel можно создавать до 8 уровней структуры. Для каждого рабочего листа можно создать только одну структуру.

Структура таблицы создается автоматически после выполнения таких команд меню ДАННЫЕ, как Итоги, Консолидация, Сводная таблица.

Структурировать таблицу можно и самостоятельно (независимо от выполнения каких-либо других операций) с помощью команд меню ДАННЫЕ ► Группа и структура.

Самостоятельно создать структуру таблицы - сгруппировать строки или столбцы можно двумя путями:

· автоматически;

· вручную.

Для автоматического создания структуры таблицы уровни структуры должны быть изначально «заложены» в таблице, чтобы функция автоматического структурирования могла их распознать.

Например, применять операцию автоматического структурирования можно к таблицам, в которых были использованы формулы для вычислений итоговых данных, кнопка Автосумма или такие функции, как СУММ, МАКС, МИН, СРЗНАЧ и т.п.

Кроме того, ссылки в формулах и функциях для подсчета итоговых данных должны указывать на исходные данные в одинаковом направлении:

· все итоговые строки должны находиться либо выше, либо ниже строк, содержащих относящиеся к ним исходные данные;

· все итоговые столбцы должны находиться либо слева, либо справа от столбцов с исходными данными;

· между исходными и итоговыми данными не должно быть пустых строк или столбцов - все данные должны располагаться в смежных ячейках.

Если расположение данных в таблице не удовлетворяет этим условиям, а сама таблица не содержит итоговых формул и функций (в ячейки введены только значения), то структуру таблицы можно создать вручную.

Автоматическое структурирование таблицы выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ ► Группа и структура ► Создание структуры.

Перед вводом этой команды необходимо выделить диапазон ячеек - область, для которой требуется создать структуру. Для структурирования листа целиком достаточно указать любую ячейку внутри таблицы. В этом случае программа сама выделит всю таблицу.

Непосредственно после выполнения этой команды будут отображены в развернутом виде все существующие уровни структуры.

Структура может создаваться как в результате группирования нескольких строк, так и столбцов. Символы структуры, появляющиеся в результате группирования нескольких строк, отображаются слева от номеров строк, а символы структуры, отображающие сгруппированные столбцы, появляются выше обозначений столбцов.

Щелчок по номеру уровня позволяет скрыть детали уровней с большими номерами и показать детали этого уровня и всех уровней с меньшими номерами. Для того чтобы показать все данные в таблице, нужно щелкнуть по самому большому номеру. Чтобы скрыть детальные данные всех уровней структуры, нужно щелкнуть по номеру 1.

Данные первого уровня скрыты быть не могут.

Линейки уровней показывают, какие группы строк или столбцов входят в каждый уровень структуры. Щелчок по линейке открытого уровня - уровня с детальными данными позволяет скрыть детали этого уровня.

Закрытые уровни маркируются символом «+», открытые – символом «—».

Щелчок по кнопке со знаком «+» позволяет показать детали соответствующего уровня (группы).

Щелчок по кнопке со знаком «—» или по линейке этого уровня (группы) позволяет скрыть детали соответствующего уровня. При этом символ структуры минус «—» меняется на плюс «+».

Управлять отображением всех уровней в структурированной таблице можно также с помощью команд ДАННЫЕ ► Группа и структур ► Отобразить или Скрыть детали.

Структурированные таблицы можно распечатывать в открытом или свернутом виде.

Существующая структура таблицы может быть удалена - полностью или частично.

Для удаления структуры таблицы полностью нужно установить указатель мыши внутри таблицы или выделить всю таблицу (рабочий лист) и ввести команду меню ДАННЫЕ ► Группа и структура ► Удалить структуру.

При удалении структуры данные в таблице не изменяются.

Для частичного удаления структуры (удаления структуры отдельных уровней или групп) нужно выделить эту группу и использовать команду Удалить структуру. Врезультате выделенные строки не будут включены ни в один из уровней структуры.

Использование команды ДАННЫЕ ► Группа и структура ► Разгруппировать позволяет отменить группирование выделенных данных в отдельный уровень структуры и включает их в уровень с меньшим номером.

Дата добавления: 2014-10-23