Види розмов

Що більше в товаристві людей, то меншою є вірогідність того, що розмова буде цікавою.

Щоб стати гарним співрозмовником, необхідно:

— мати всебічні знання та інтереси, які треба постійно розвивати й поглиблювати;

— мати багато знайомих і друзів;

— дивитися на світ розкритими очима, вміти спостерігати події довкола себе;

— запам'ятовувати (чи навіть записувати) все те цікаве, що ви бачите, чуєте або читаєте.

Соціальна активність передбачає, зокрема, організацію зборів та зустрічей, які без організатора не відбулися б. Цікава розповідь має такі особливості:

— тема повинна бути цікавою й щоразу новою;

— початок розповіді має привернути увагу слухачів;

— розповідь повинна бути стислою, невимушеною та зрозумілою;

— думки логічно впорядковані.

Менше вдавайтеся до описів подій, а більше наголошуйте на діях.

Соціальне активна людина приготує для зустрічі одну або кілька цікавих історій. Соціальне пасивна людина щодо цього ледача: вона не слухає розповідей, щоб пізніше повторити їх деінде.

Розповідаючи про щось слухачам, керуйтеся такими правилами:

— не думайте, що слухачі вже знають те, про що ви хочете їм розповісти;

— вживайте прості слова, уникайте професійних та іншомовних термінів;

— не забувайте, що порівняння, приклади й малюнки допомагають краще зрозуміти суть справи;

— викладайте суть справи спочатку дуже стисло, а потім, повернувшись до самого початку, поясніть усе ще раз, але вже детально.

Під час обговорення певного питання поставте себе на місце опонента.

У процесі обговорення треба стежити за тим, щоб:

— усі пункти обговорювалися послідовно один за одним;

— не пропустити жодного важливого фактора;

— всі учасники обговорення мали можливість висловити свою думку про дану справу;

— ніхто не відхилявся від суті справи;

— було відзначено, в яких пунктах учасники дійшли згоди, а в яких — ні;

— результати обговорення були записані в протоколі конкретно й недвозначно.

Дискусія має такі переваги:

— координує думки окремих осіб;

— учасники дискусії змушені точно формулювати свої думки;

— помилки в мисленні стають відразу помітні — наодинці такого контролю нема; вдалі прийоми вдосконалюються.

Про неприємні новини можна повідомляти двома способами:

— раптово, без попередньої підготовки;

— поступово, частинами;

Розглядаючи скаргу, дотримуйтеся такої послідовності:

— вислухайте скаржника;

— визначте проблему;

— вивчіть суть справи;

— порадьтеся з керівництвом;

— ухваліть рішення;

— поінформуйте працівника про результати розгляду його скарги;

— зробіть відповідний запис у цій справі (І. Томан).

Наради та їх проведення

Програма наради повинна бути ретельно підготовлена Заздалегідь, а під час засідання розглянута пункт за пунктом.

З кожного пункту дискусії треба підбивати підсумки.

Виконання поставлених завдань необхідно вчасно контролювати.

Як керівник, ви скликали нараду для того, щоб ваші співробітники своїми думками й пропозиціями допомогли розв'язати важливу проблему, чи для того, щоб виголосити монолог і дістати схвалення своєї пропозиції з боку присутніх?

Звичайно, протягом короткого часу колектив спроможний висунути більшу кількість ідей, ніж окрема людина. Пропозиції й думки швидко оцінюються, одні з них відхиляються, інші приймаються з урахуванням уподобань кожного.

Голова наради повинен мати такт, почуття гумору, відпові­дальності, сумлінно ставитись до виконання своїх обов'язків, добре володіти собою.

Як голова наради, спочатку продумайте проблему чи проблеми, які мають обговорюватися.

Підготуйте коротке вступне слово.

Розвивайте дискусію за допомогою цікавих запитань.

Для проведення наради підготуйте приміщення й розішліть запрошення учасникам.

Перед нарадою перевірте, чи все підготовлено для її проведення.

Успіх наради залежить також від середовища, в якому вона відбувається (І. Томан).

Керівництво нарадою

Після обговорення одного питання переходьте до обговорення наступного. Іноді вистачить простого "Чому?".

Як голова, ви повинні постійно стежити за ходом дискусії, зауважувати нові аспекти обговорюваного питання, нові думки й аргументи.

Надто балакучого учасника наради слід угамувати, щоб дати можливість висловитися іншим.

Мовчазних та несміливих учасників наради треба, навпаки, заохочувати до виступів.

Якщо нарада порушується розмовами між учасниками, вживайте відповідних заходів, щоб їх припинити.

Після того, як проблему обговорено, підбийте підсумки дискусії.

Магнітофон та диктофон доцільно застосовувати лише під час підбиття підсумків, а не протягом усієї наради.

Якщо на нараді будуть поставлені завдання, то їх треба виконувати за такою схемою:

— що (яке завдання) треба виконати;

— хто має його виконати;

— термін виконання;

— як виконуватиметься завдання.

Учасники наради не повинні перебивати одне одного й не заважати репліками тому, хто говорить.

Голова має розпочинати засідання в точно призначений час, не звертаючи уваги на тих, хто спізнюється.

Вступне слово голови повинно бути спрямоване на створення сприятливого клімату на нараді.

Якщо учасники наради не знайомі між собою, треба якомога частіше називати їхні прізвища.

Зважте, чи не доцільно за певних обставин обмежити приятельське звертання учасників одне до одного, особливо коли на нараді присутні нові учасники (І. Томан).

Нагромадження інформації та інформаційних матеріалів

Якщо ви хочете навчитися цікаво говорити у вузькому колі, то треба обходитися без нотаток, якщо ж перед широким загалом, то в цьому разі мусите виробити в собі звичку записувати все потрібне й таким чином збирати інформаційні матеріали.

Збираючи інформацію, необхідно:

— користуватися аркушами одного, щонайбільше двох форматів;

— постійно мати їх під рукою;

— не записувати зайвих дрібниць;

— завжди зазначати джерело, з якого зроблено виписки;

— нотувати нову інформацію систематично, в однаковому порядку на окремих аркушах.

Для записів про те, де ви що читали, користуйтеся методом скороченого документування або методом тематичних карток.

Для запису того, що ви читали, користуйтесь інформаційними аркушами, найкраще одного формату. Кожну думку записуйте на окремому аркуші.

Заведіть тематичні колекції вирізок, фотокопій і ксерокопій статей та інших матеріалів (І. Томан).

Підготовка виступу

Якщо у вас немає досвіду лектора, напишіть повний текст виступу й кілька разів прочитайте його. Після такої попередньої підготовки заглядатимете в рукопис лише вряди-годи.

Якщо ж ви досвідчений лектор, досить приготувати нотатки.

Виберіть тему й пристосуйте свій виступ до категорії слухачів, перед якими вам доведеться говорити.

Вчасно дізнайтеся про їх склад — це допоможе вам приготувати свій виступ з урахуванням їхнього віку, освіти та кваліфікації.

Готуючись до виступу, подумайте, що слухач хоче від вас почути, які проблеми хвилюють його, що вже знає з цих питань, візьміть до уваги його освітній рівень.

Дуже важливо вибрати вдалу назву лекції. Конкретні назви набагато привабливіші, ніж загальні.

Насамперед з'ясуйте для себе мету свого виступу: ви хочете поінформувати слухачів про щось чи переконати їх у чомусь, спонукати до якоїсь дії чи розважити?

Розкладіть на столі всі записи та інформаційні матеріали; ті, що не відповідають темі лекції, вилучіть, а решту згрупуйте відповідно до її плану.

Виявіть прогалини в інформаційних матеріалах і заповніть їх, відшукавши відповідну літературу та поговоривши з фахівцями. Незалежно від того, чи ви пишете повний текст виступу, чи лише робите нотатки, треба скласти основу виступу — короткий план. Опрацьовуючи його, відбираючи потрібну інформацію, особливу увагу зверніть на форму викладу.

Початок виступу має дуже велике значення; від нього залежить:

— чи подолає промовець хвилювання, заспокоїться й набуде впевненості у своїх силах;

— чи зуміє встановити контакт зі слухачами;

— чи зацікавить слухачів і приверне їхню увагу;

— чи зуміє стисло висвітлити тему виступу, визначивши основні питання.

Промовець може розвинути думки у своєму виступі по-різному, а саме:

— пояснити;

— описати;

— розповісти;

— довести.

Найменш цікавою формою викладу є опис, найцікавішою — розповідь.

Закінчення виступу, як правило, складається з двох частин: узагальнення головних думок і підбиття підсумків.

Завжди намагайтеся закінчити лекцію вчасно, не затягуйте її.

Нотатки робіть на аркушах однакового формату — з одного боку через один або два інтервали. З лівого боку залишіть поля для окремих позначок, а також для визначення часу, який має минути від початку виступу (І. Томан).

На першому місці — слухачі

Здатність постійно думати про слухачів й уміння відчути себе на їхньому місці — одна з найважливіших передумов успіху промовця.

Установіть контакт із слухачами на самому початку, інакше ви не зможете ані донести до них свої погляди, ані зацікавити їх своєю промовою.

Протягом виступу стежте за реакцією слухачів.

Не вживайте надто довгих речень, чергуйте їх з короткими.

Не говоріть безособове, не зловживайте третьою особою однини й множини.

Не перевантажуйте свою мову абстрактними поняттями.

Епічна широчінь шкодить, зайві дрібниці затіняють головну проблему. Надмірна стислість також має свої недоліки. Важливі думки треба висвітлювати детальніше, наводячи яскраві приклади, порівняння тощо.

Слухачі зацікавляться виступом тоді, якщо:

— говоритимете про те, що стосується їх безпосередньо;

— узгодите виклад матеріалу з рівнем знань слухачів;

— поставите запитання, на яке самі ж і відповісте;

— наведете цікаві факти;

— висунете якусь неймовірну гіпотезу.

Дуже важливо знати ставлення слухачів до вашої особи як лектора, а також до теми виступу.

Пам'ятайте, що на слухачів впливає й середовище: грюкіт, холод, спека, незручні крісла тощо.

Заохочуйте слухачів до дискусії.

Будьте тактовними: дякуйте за кожне зауваження, навіть тоді, коли ви з ним не згодні.

Не соромтеся своєї схвильованості: адже байдужому промовцеві ніколи не вдасться схвилювати слухачів своїм виступом (І. Томан).

Дата добавления: 2014-10-31