За два месяца до мероприятия

Требуется	Действия	Комментарии	Сделано
	Определить цель мероприятия
	Определить итоговый ожидаемый результат мероприятия
	пределить название мероприятия
	Выбрать логотип (знак/символ) мероприятия
	Определить, какая организация/организации будут выступать официальными организаторами мероприятия
	Определить целевую группу доноров для данного мероприятия
	Определить общее количество участников мероприятия:
	количество вовлеченных клиентов организации
	количество доноров
	количество приглашенных ведущих, журналистов
	количество сотрудников, занятых в организации мероприятия
	Выбрать наиболее подходящий вид мероприятия
	Определить инструменты работы с целевой донорской группой
	Составить предварительный содержательный план мероприятия
	Определить общую длительность мероприятия (количество дней)
	Определить длительность мероприятия в течение дня (с … до … часов)
	Отметить в календаре все неподходящие дни, которые заняты другими мероприятиями своей организации, общегородскими крупными мероприятиями, отпусками ключевых организаторов мероприятия и пр.
	Отметить даты праздников, к которым может быть привязано/отнесено мероприятие
	Определить 2-3 варианта наиболее удобных, на ваш взгляд, дат проведения мероприятия
	Определить 2-3 варианта мест, удобных для проведения мероприятия (в помещениях, на открытом воздухе)
	доступность и известность места (возможность участников добраться самостоятельно)
	вместимость (количество мест)
	наличие/отсутствие платы за аренду помещения (стоимость, скидки)
	интерактивность (возможность перестановки столов, стульев)
	наличие оборудования в помещении (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов)
	возможность подключения оборудования (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов)
	отопление/кондиционер
	освещение/затемнение
	наличие отдельного помещения для организаторов
	наличие места для размещения стола регистрации участников
	возможность организации питания
	наличие дополнительных удобств (туалеты, раздевалка) и их близость к месту проведения мероприятия
	есть ли ограничения на доступ в помещение (вахта, вход по пропускам) или место проведения (требуется специальное разрешение)
	доступность для людей с ограниченными возможностями (пандусы, лифты, туалеты)
	стоянка
	Посетить выбранные вами места и определите окончательное место проведения мероприятия (укажите адрес)
	Получить разрешение на использование выбранных мест (для мероприятий на открытом воздухе или в специальных помещениях)
	Определить запасной вариант помещения (в случае форс-мажора перед мероприятием) и возможность срочного съема в выбранные дни
	Забронировать выбранное основное помещение/место на назначенные даты, определить условия оплаты (возможно, заключить договор) — строка в бюджете мероприятия
	Определить главного ведущего мероприятия (например, ведущий аукциона, шоу и т.д.)
	Определить возможные кандидатуры со-ведущих
	Составить список приглашаемых СМИ (газеты, телевидение, радио и пр.) — редакторы, журналисты
	Составить списки потенциальных участников мероприятия (запланированное количество + 20%)
	Ф.И.О. участника полностью
	город
	название организации
	должность в организации
	код города, телефон/факс/электронная почта
	Определить, какие сроки должны быть соблюдены:
	сроки распространения пресс-релизов в СМИ
	крайняя дата подачи объявлений в СМИ
	другое
	Определить, будут ли участникам мероприятия вручаться какие-либо удостоверения (сертификаты, дипломы. свидетельства) — строка в бюджете мероприятия
	Составить предварительный бюджет мероприятия
	Определить, сколько потребуется людей для организации мероприятия — работников организации, привлеченных специалистов (ведущих, организаторов и пр.), добровольцев
	Проверить рабочее состояние собственной оргтехники, задействованной в подготовке материалов: произвести необходимую профилактику и ремонт, заменить расходные материалы (тонер) — строка в бюджете мероприятия