| Требуется
| Действия
| Комментарии
| Сделано
|
|
| Определить цель мероприятия
|
|
|
|
| Определить итоговый ожидаемый результат мероприятия
|
|
|
|
| пределить название мероприятия
|
|
|
|
| Выбрать логотип (знак/символ) мероприятия
|
|
|
|
| Определить, какая организация/организации будут выступать официальными организаторами мероприятия
|
|
|
|
| Определить целевую группу доноров для данного мероприятия
|
|
|
|
| Определить общее количество участников мероприятия:
|
|
|
|
| количество вовлеченных клиентов организации
|
|
|
|
| количество доноров
|
|
|
|
| количество приглашенных ведущих, журналистов
|
|
|
|
| количество сотрудников, занятых в организации мероприятия
|
|
|
|
| Выбрать наиболее подходящий вид мероприятия
|
|
|
|
| Определить инструменты работы с целевой донорской группой
|
|
|
|
| Составить предварительный содержательный план мероприятия
|
|
|
|
| Определить общую длительность мероприятия (количество дней)
|
|
|
|
| Определить длительность мероприятия в течение дня (с … до … часов)
|
|
|
|
| Отметить в календаре все неподходящие дни, которые заняты другими мероприятиями своей организации, общегородскими крупными мероприятиями, отпусками ключевых организаторов мероприятия и пр.
|
|
|
|
| Отметить даты праздников, к которым может быть привязано/отнесено мероприятие
|
|
|
|
| Определить 2-3 варианта наиболее удобных, на ваш взгляд, дат проведения мероприятия
|
|
|
|
| Определить 2-3 варианта мест, удобных для проведения мероприятия (в помещениях, на открытом воздухе)
|
|
|
|
| доступность и известность места (возможность участников добраться самостоятельно)
|
|
|
|
| вместимость (количество мест)
|
|
|
|
| наличие/отсутствие платы за аренду помещения (стоимость, скидки)
|
|
|
|
| интерактивность (возможность перестановки столов, стульев)
|
|
|
|
| наличие оборудования в помещении (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов)
|
|
|
|
| возможность подключения оборудования (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов)
|
|
|
|
| отопление/кондиционер
|
|
|
|
| освещение/затемнение
|
|
|
|
| наличие отдельного помещения для организаторов
|
|
|
|
| наличие места для размещения стола регистрации участников
|
|
|
|
| возможность организации питания
|
|
|
|
| наличие дополнительных удобств (туалеты, раздевалка) и их близость к месту проведения мероприятия
|
|
|
|
| есть ли ограничения на доступ в помещение (вахта, вход по пропускам) или место проведения (требуется специальное разрешение)
|
|
|
|
| доступность для людей с ограниченными возможностями (пандусы, лифты, туалеты)
|
|
|
|
| стоянка
|
|
|
|
| Посетить выбранные вами места и определите окончательное место проведения мероприятия (укажите адрес)
|
|
|
|
| Получить разрешение на использование выбранных мест (для мероприятий на открытом воздухе или в специальных помещениях)
|
|
|
|
| Определить запасной вариант помещения (в случае форс-мажора перед мероприятием) и возможность срочного съема в выбранные дни
|
|
|
|
| Забронировать выбранное основное помещение/место на назначенные даты, определить условия оплаты (возможно, заключить договор) — строка в бюджете мероприятия
|
|
|
|
| Определить главного ведущего мероприятия (например, ведущий аукциона, шоу и т.д.)
|
|
|
|
| Определить возможные кандидатуры со-ведущих
|
|
|
|
| Составить список приглашаемых СМИ (газеты, телевидение, радио и пр.) — редакторы, журналисты
|
|
|
|
| Составить списки потенциальных участников мероприятия (запланированное количество + 20%)
|
|
|
|
| Ф.И.О. участника полностью
|
|
|
|
| город
|
|
|
|
| название организации
|
|
|
|
| должность в организации
|
|
|
|
| код города, телефон/факс/электронная почта
|
|
|
|
| Определить, какие сроки должны быть соблюдены:
|
|
|
|
| сроки распространения пресс-релизов в СМИ
|
|
|
|
| крайняя дата подачи объявлений в СМИ
|
|
|
|
| другое
|
|
|
|
| Определить, будут ли участникам мероприятия вручаться какие-либо удостоверения (сертификаты, дипломы. свидетельства) — строка в бюджете мероприятия
|
|
|
|
| Составить предварительный бюджет мероприятия
|
|
|
|
| Определить, сколько потребуется людей для организации мероприятия — работников организации, привлеченных специалистов (ведущих, организаторов и пр.), добровольцев
|
|
|
|
| Проверить рабочее состояние собственной оргтехники, задействованной в подготовке материалов: произвести необходимую профилактику и ремонт, заменить расходные материалы (тонер) — строка в бюджете мероприятия
|
|
|
