За три недели до мероприятия

Требуется	Действия	Комментарии	Сделано
	Сформировать окончательный план мероприятия (время, расписание, ведущие), оформить в виде документа — предварительной программы мероприятия
	название мероприятия, включая вид
	логотип мероприятия
	место проведения
	даты проведения
	организаторы мероприятия
	организации, финансирующие мероприятие
	дата, день недели
	внутри каждого дня — время начала и окончания мероприятия, промежуточных и параллельных событий, награждения сертификатами и т.п.
	Отметка в конце документа — «Организаторы мероприятия оставляют за собой право вносить изменения в график работы и содержание мероприятия»
	Определить методы приглашения потенциальных участников — строка в бюджете
	индивидуальное приглашение по телефону
	индивидуальное приглашение по факсу
	индивидуальное приглашение по электронной почте
	размещение объявлений в СМИ
	Подготовить форму приглашения к участию в мероприятии
	название мероприятия
	логотип мероприятия
	кто является организаторами
	цель мероприятия
	участники мероприятия
	даты проведения мероприятия
	время начала первого дня мероприятия
	место и адрес проведения мероприятия
	просьба о подтверждении участия в мероприятии
	Ф.И.О. контактного лица (полностью), телефона и времени
	подпись руководителя организации или оргкомитета мероприятия
	форма должна занимать не более одного листа
	Определить, какие сроки должны быть соблюдены:
	рассылка приглашений (не более 2-3 дней)
	крайний срок формирования списков участников
	оплата аренды помещения
	оплата аренды оборудования
	возврат оборудования
	обработка оценочных материалов
	программная и финансовая отчетность финансирующей стороне
	Разослать приглашения и программу мероприятия каждому потенциальному участнику
	Разослать пресс-релизы и приглашения в СМИ
	Оценить возможные риски и запланировать действия по исправлению форс-мажорных обстоятельств:
	отсутствие финансовых средств
	несвоевременное поступление финансовых средств на счет
	отказ в аренде помещения или использовании общественного места
	отказ в аренде оборудования
	поломка или несвоевременная доставка оборудования
	болезнь ключевых организаторов, ведущих
	отказ от участия более 50% участников за 2-3 дня до его проведения
	другое

Требуется	Действия	Комментарии	Сделано
	Составить список необходимого оборудования и мебели:
	презентационного (микрофон, динамики; проектор — оверхэд, мультимедиа, диапроектор, экран, компьютер; кафедра; флипчарты; видеомагнитофон, телевизор; выставочные стенды, стенды с буклетами, газетами и пр.)
	записывающих устройств (видеокамера, фотоаппарат, диктофон)
	вспомогательного для организаторов (компьютер, принтер, ксерокс, мебель)
	специальное оборудование
	Определить, какое оборудование есть в наличии у организаторов
	Определить, какое оборудование есть в наличии у сдающих помещение
	Определить, какое оборудование можно бесплатно взять у партнеров на время мероприятия
	Определить, какое оборудование придется арендовать, стоимость и условия аренды, когда должно быть возвращено — строка в бюджете
	Определить, требует ли оборудование транспортировки на место проведения мероприятия — строка в бюджете
	Определить, требует ли оборудование рабочей силы для погрузки/разгрузки/ установки — строка в бюджете
	Определить, возможно ли доставить оборудование заранее и разместить в охраняемом помещении — строка в бюджете
	Сформировать окончательный список участников мероприятия
	Изготовить нужное количество договоров возмездного оказания услуг и актов выполненной работы для оплачиваемых ведущих	Количество договоров/актов = (количество оплачиваемых специалистов x 2) + 4 запасных
	Отправить всем участникам, подтвердившим участие, официальное приглашение с окончательной информацией
	Закупить все необходимые канцтовары (папки, блокноты, ручки, бэйджи, бумагу для флип-чартов, офисную бумагу, маркеры, сертификаты и пр.) — строка в бюджете
	Согласовать с организацией, которая предоставляет помещение:
	нужна ли опись(сопроводительные документы) на ввозимое в помещение оборудование?
	кому опись должна быть предоставлена и в какие сроки?
	кем опись должна быть заверена?
	Согласовать с организацией, которая организует питание стоимость питания и количество участников — строка в бюджете
	Определить сотрудников или добровольцев, ответственных за организацию питания во время мероприятия
	Составить отдельный бюджет на питание во время мероприятия и утвердить у руководства организации
	Нанять фотографа/специалиста по видеосъемке — строка в бюджете