Модель документооборота

В АИСБУ важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов - документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами. Как уже от­мечалось, электронный документообо­рот рассматривается только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгал­терского и оперативного учета.

Документооборот - движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

Модель документооборота - это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бухгалтерских счетах.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или является компонентом корпоративной информа­ционной системы предприятия, сформирова­лись два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтер­ского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду.

Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов.

При первом подходе модель документо­оборота рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регист­рации документов в базе данных, от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реа­лизует технологию работы с первичными документами по схеме:

возникновение хозяйственной операции =>

=> первичный документ =>

=> совершение хозяйственной операции =>

=> запись в массив информации о хозяйственных операциях.

В данной модели сначала вводятся дан­ные документа, но при этом соблюдается временной лаг (разрыв во времени) между его формированием и отражением содержания хозяйственной опера­ции на счетах бухгалтерского учета (рис. 6.5).

Рисунок 6.5. Схема формирования записей массива информации о хозяйственных операциях и документа в модели документооборота системы «1С: Предприятие 7.7»

Сначала программа предлагает бух­галтеру заполнить экранную форму первичного документа. На ос­нове введенных данных документ формируется, печатается, реги­стрируется в реестре документов и сохраняется в электронном ар­хиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала ре­гистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для запол­нения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архи­ве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, кор­ректировать его и заново печатать. После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве ин­формации о хозяйственных операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последова­тельность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтвержде­ния пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру:

- в любой момент вер­нуться к документу;

- выполнять выборку документов по опре­деленным критериям;

- печатать реестры отобранных документов.

Например, бухгалтер может отобрать документы и распечатать их реестр по конкретному поставщику или покупателю, просмот­реть документы за определенный период времени и т.д.

Таким образом, при применении рассмотренной модели поддер­живается естественная технология прохождения первичных доку­ментов как формируемых в системе, так и поступающих извне. По­тому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее после­довательно реализована в системе «1С: Предприятие 7.7» и других системах, где ра­бота с документами разделена по участкам учета.

В типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7» сначала вводятся данные первичного документа, и он может быть распечатан. При за­вершении работы с документом система предлагает его провести. Если поль­зователь соглашается, то программа формирует соответствующие проводки. В противном случае документ остается непроведенным, регистрируется в ин­формационной базе, но проводки по нему не формируются. Его данные никак не влияют на остатки и обороты счетов бухгалтерского учета. При реальном со­вершении хозяйственной операции пользователь может вернуться к этому до­кументу и провести его. Если возникает потребность в изменении содержания документа (например, если какие-либо данные были введены ошибочно), то программа отменяет ранее сделанные проводки и может повторно провести документ, чтобы сформировать проводки на основе измененных данных. При удалении документа автоматически удаляются и связанные с ним проводки. Можно также отменить проведение ранее проведенного документа. В этом слу­чае он остается в информационной базе, но проводки по нему удаляются. Со­ответственно изменяются остатки и обороты счетов.

На примере конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7» можно видеть, что при использовании данной модели со­храняется связь между документом и порожденными им провод­ками, что позволяет программе автоматически изменять их при внесении изменений в сам компьютерный документ.

Во многих системах, использующих данную модель работы с первичными документами, по некоторым хозяйственным опера­циям устанавливается взаимосвязь между документами разных ви­дов (например между документами-основаниями и сопроводи­тельными документами), что является элементом модели пол­ного документооборота. Так, на основе выписанного счета поку­пателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако делается это по ог­раниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Второй подход к построению документооборота в АИСБУ, основанный на принципе взаимосвязи между документами разных видов, применяется в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием.

Этот подход базируется на следующих основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии.

2. Между документами разных видов существует тесная взаимо­связь.

3. Документ не является только средством отражения хозяйст­венной операции на счетах бухгалтерского учета.

4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалте­рии - в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других опе­ративных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

В корпоративных информационных системах помимо бухгалте­рии автоматизируются работы и других подразделений и служб предприятия. В рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений и про­слеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. Д окумент и его связь с другими документамиявляется основой корпоративных систем, а поддержка полноценной системы междокументальных связей - одним из принципов функцио­нирования системы.

Таким образом, в службах оперативного управления формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах до­кументы. Работая с этими документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие от­дельных сопроводительных документов (накладных на отпуск това­ров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах мо­гут быть гибко разделены между службами оперативного управле­ния и бухгалтерией. Например, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (кон­трактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по сум­мам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необ­ходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстранен­ной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсисте­ма получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных подсистем пе­редаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета с (без) использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов од­ного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. То есть, можно формиро­вать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Модель пол­ного документооборота от предыдущей модели отличают три основные момента:

1. Документы являются полноправ­ными информационными единицами, а не только средствами формиро­вания бухгалтерских записей.

2. Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии. Работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя создан­ную базу документов. Наличие документов в интегрированной ба­зе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости вы­пущенной продукции и оценивать финансовые результаты реали­зации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансформировались сразу в записи массива хозяйственных операций в рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались те группировки для обобщения информации, которые необходи­мы Другим службам управления для выполнения в полном объеме требуемых функций.

3. Бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах благодаря интеграции информационной базы. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и ана­литические разрезы.

Итак, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтер­ского и оперативного учета.

Проиллюстрируем рассмотренную схему документооборота на примере системы «Галактика».

В ней выделены четыре контура: административного управления; оперативного управления; управления производством; бухгалтерского учета.

Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров и материальных ценностей считаются первичными документами. Бухгалтер выполняет при­вязку первичных документов к типовым операциям, и программа автоматиче­ски формирует проводки и заносит их в Книгу бухгалтерских проводок. При не­обходимости сформированные проводки можно откорректировать или отме­нить. Возможно формирование групповых проводок.

На основе документов-оснований - счетов-фактур и договоров, сформированных в модулях «Продажи» и «Закупки», автоматически формируются платежные документы. В модуле «Финансы» контура бухгалтерского учета обеспечивается контроль соответствия платежей платежных поручений и сумм, указанных в документах-основаниях (счетах, договорах), а также получе­ние баланса расчетов с контрагентами.

Формирование платежного поручения на основе документа-основания (счета, договора) может выполняться и в модулях «Покупки» и «Продажи» контура оперативного управления. В модуле «Расчеты с поставщиками и получателями» этого контура производится полный контроль взаиморасче­тов с контрагентами.

Основные возможности этого модуля:

- формирование реестра исполняемых договоров с учетом товарных и финансовых документов по ним;

- специальный режим привязки платежных документов к договорам;

- автоматическое формирование платежных документов по докумен­ту-основанию (счету, договору);

- расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;

- аналитика отношений с поставщиком (покупателем) по взаимным за­долженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, кон­кретных материальных ценностей, групп материальных ценностей;

- начисление и учет штрафов (неустоек, пени) по невыполненным обя­зательствам контрагентов.

Таким образом, учет состояния взаиморасчетов с контрагентами можно вести вне зависимости от отражения этих данных на счетах бухгалтерского учета. То же самое можно сказать и об учете движения материальных цен­ностей (модули закупок, продаж и складской учет), оценке себестоимости продукции (модуль учета затрат на производство контура управления произ­водством).

Дата добавления: 2014-11-08