Система первичных документов

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ФОРМИРОВАНИЕ ВНУТРИМАШИННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ АИСБУ

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражае­мых в учете - один из основополагающих принципов ве­дения бухгалтерского учета. На основании документов ведутся все записи в регистрах бух­галтерского учета. При осуществле­нии любой производственно-хозяйственной или финансовой опе­рации формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе данных.

Первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами для придания ему юридическую силу.

Документы, обрабатываемые в автоматизированных системах, можно разделить на:

- операционные (структурированные);

- полнотекстовые (слабоструктурированные).

Операционные документы харак­теризуют осуществляемые предприятием хозяйственные опера­ции качественно и количественно. Они содержат определенный набор реквизитов, позво­ляющих выполнять их формализованную вычислительную обра­ботку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета).

Полнотекстовые доку­менты обычно не подлежат формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.).

В дальнейшем изложении речь идет исключительно об опера­ционных документах, поскольку формализованные процедуры об­работки в АИСБУ применяются только к ним.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, классифици­руются по следующим признакам:

- по отношению к бухгалтерии;

- по способам использования;

- по числу отражаемых учетных объектов;

- по назначению;

- по унификации и типизации форм;

По отношению к бухгалтерии:

- внешние (исходные) - поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций (входящие);

- внутренние, формируемые внутри бухгалтерии.

По способам использования:

- разовые - исполь­зуемые для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции (материаль­ное требование);

- накопительные – применяемые для много­кратно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени (лимитно-заборная карта).

По числу отражаемых учетных объектов:

- однострочные - отражающие хозяйственную операцию по одному учетному объекту (требование на отпуск материалов, отражающее отпуск одного материала);

- многострочные - отражающие хозяйственную операцию по несколь­ким учетным объектам (требование на отпуск материалов, отражающее отпуск нескольких материалов).

По назначению:

- докумен­ты-основания (организа­ционно-распорядительные) - регла­ментирующие операции между юридическими лицами (договоры, счета, счета-фактуры, платежные поруче­ния, гарантийные письма, доверенности и т.п.).

Документы-основания могут находиться в одном из трех состоя­ний:

- оформляемые;

- исполняемые;

- исполненные (закрытые).

В автоматизированной системе эти документы создаются, печатают­ся, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них от­сутствует подтверждение факта совершения хозяйственной опера­ции, поэтому они не могут служить основанием для создания бух­галтерских записей.

- сопроводительные (оправдатель­ные) документы - отражающие суть факти­чески выполняемых операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для ма­териально-ответственных лиц оправданием в расходе или получе­нии ценностей.

Они подразделяются на две группы:

- документы, подтверждающие операции перемещения товар­но-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг ( складские ордера, накладные различных видов, ак­ты выполнения работ, услуг и т.п.);

- финансовые документы, подтверждающие операции переме­щения наличных и безналичных финансовых средств (банковские и кассовые документы).

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для форми­рования бухгалтерских записей.

- специализирован­ные документы по многим хозяйственным опера­циям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные до­кументы могут служить основой для формирования других доку­ментов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

Например, в системе «1С: Бухгалтерия 7.7», расход­ую накладную можно сформировать на основе компьютерного документа «Счет». При этом в реквизиты накладной будут автоматически перенесены соответствующие данные из ранее созданного счета. На основе одного счета можно сформировать несколько накладных. Все они будут связаны со счетом. Это удобно при организации просмотра документов. Если выбрать счет, то система может автоматически вывести на просмотр все выписан­ные на его основе накладные.

Хранимые в информационной базе документы могут быть связаны и с хозяйственными операциями информационной базы учета. В частности, в операциях, формируемых при обработке вы­писки банка, указываются ссылки на платежное поручение. Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью спе­циального документа «Списание с расчетного счета», так и вручную или с использова­нием типовых операций. В любом случае в формируемых опера­циях будет указана ссылка на конкретный документ - платежное поручение. Более того, здесь можно настроить систему так, чтобы точно указывать, какая часть суммы платежного поручения «за­крывала» ту или иную поставку или даже часть задолженности, возникшей в результате поставки.

Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным опе­рациям бухгалтерского учета. Прототипом этих документов явля­ются документы бухгалтерского оформления (листки-расшифровки, бухгалтер­ские справки и расчеты и т.д.). С помощью специализированных документов можно точно и быстро выполнить весьма сложные и трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию проводок при начислении износа основных средств и нематериальных активов, переоценке рублевого покры­тия валютных остатков по счетам и объектам аналитического уче­та, формированию финансовых результатов на конец месяца.

Так, в системе «1С: Бухгалтерия 7.7» для выполнения перечисленных задач используются такие специализированные документы, как «Начисление износа основных средств» и «Начисление износа НМА», «Переоценка валюты», «Закрытие месяца» и др.

Особенность применения специализированных документов в автоматизированных системах заключается не только в быстроте выпол­нения сложных расчетов с их помощью, но и в том, что данные расчеты можно многократно повторять. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в автоматизированной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для по­вторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, автоматизированная система позволяет бухгалтеру дос­таточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

Рассмотрим применение специализированных документов на примере на­числения амортизации основных средств в системе «1С: Бухгалтерия 7.7».

При приобретении объекта основных средств он заносится в справочник «Основные средства». При вводе в эксплуатацию на него заводится карточ­ка в которой сосредоточена информация об источнике поступления основ­ного средства, первоначальной стоимости, группе основных средств, месте эксплуатации, счете отнесения амортизационных отчислений, статье затрат, подразделении, способе начисления амортиза­ции; шифре ЕНАОФ и предполагаемом сроке эксплуатации.

Используя информацию карточки основных средств, специализирован­ный регламентный документ «Начисление износа основных средств» (рис. 6.1) позволя­ет начислить амортизацию сразу по всем основным средствам.

Рисунок 6.1. Экранная форма специализированного документа «Начисление износа основных средств» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

При обработке данных автоматически контролируется дата ввода в эксплуатацию основного средства. По объектам основных средств, введенным в эксплуатацию в текущем месяце, амортизация начнет исчисляться только со следующего месяца. Контролируется также остаточная стоимость каждого объекта. При его полном износе начисление амортизации не производится.

Бухгалтеру перед выполнением расчета требуется указать только дату проведения операции (обычно это последний день месяца) и ввести месячный пробег автотранспорта.

При проведении документа по каждому объекту основных средств, на ко­торый начисляется амортизация, формируется отдельная проводка. В дебете указывается счет, на который списывается амортизация, а в кредите - счет амортизации основных средств. В качестве суммы проводки программа проставляет сумму амортизации по данному объекту.

Документ «Начисление износа основных средств» фиксируется в журнале «Основные средства», а также журнале операций, а сформи­рованные проводки заносятся в журнал проводок. При обращении к запи­сям журнала документов и журнала операций можно снова вызвать доку­мент на исполнение. Это особенно удобно, если после окончания расчета вдруг обнаружится, что по некоторому объекту основных средств были вве­дены ошибочные данные. Откорректировав данные в справочнике, можно заново провести расчет и сформировать проводки с новыми суммами. Ста­рые проводки будут автоматически удалены.

По унификации и типизации форм различают:

- типо­вые документы;

- индивидуальные документы.

В АИСБУ применяются, в основном, типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы докумен­тации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общегосударственным классификатором управ­ленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем ле­вом углу типового документа.

Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку их заполнения и применения осущест­вляет Министерство финансов Республики Беларусь.

Типовые документы бывают двух видов:

- межотраслевые;

- от­раслевые.

Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собствен­ности. К ним относятся первичные документы по учету:

- основ­ных средств;

- материальных ценностей;

- готовой продукции;

- кассо­вых операций;

- банковских операций;

- расчетных операций.

Примерами таких доку­ментов являются: платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, требование на отпуск материалов, приходный ордер на материалы, расходная накладная и др.

Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учет­ных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типо­вые документы используются для регистрации операций по:

- зара­ботной плате;

- учету затрат;

- учету некоторых операций учета готовой продукции.

При создании АИСБУ, прежде всего, используются типовые фор­мы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабаты­ваются индивидуальные документы.

Современные АИСБУ поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе. Кроме того, некоторые фирмы создают электронные альбомы типовых первичных документов.

Стандартная форма типового документа имеет три части:

- заго­ловочную;

- содержательную;

- оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит общие для документа реквизиты:

- наименование объекта (предприятия);

- код документа по ОКУД;

- наименование и номер документа;

- дату со­ставления;

- другие реквизиты-признаки (например, в материаль­ном требовании -склад-отправи­тель, склад-получатель).

Содержательная часть документа отражает рекви­зиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах кото­рой располагаются:

- реквизиты-признаки;

- количественно-стоимо­стные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции.

Например, многострочное требова­ние содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих рек­визитов по каждому материалу, занесенному в документ.

Оформляющая часть документа содержит:

- подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции;

- правильность составления документа.

Унифицированные типовые документы должны отвечать неко­торым общим требованиям:

- иметь стандартную форму построения;

- содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;

- исключать дублирование одних и тех же показателей в раз­ных документах;

- быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В АИСБУ вводится поня­тие «вид (тип) документа».

Вид документа отождествляется с формой документа:

- типовой;

- индивидуальной.

Документы од­ного вида - совокупность документов, имею­щих общее назначение и единую форму. Видом документа является, например, приходный кас­совый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требова­ние и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ.

Например, документы, применяемые в системе «1С: Бухгалтерия 7.7» - «Начисление износа основных средств», «Закрытие меся­ца» и др. В типовую конфигурацию этой системы включено более 50 видов документов. С помощью средств конфигурирования здесь можно создать неограниченное число видов документов. Од­нако для некоторых, редко встречающихся хозяйственных опера­ций, не имеет смысла создавать свой вид документа. Их проще вводить вручную или использовать при вводе аппарат типовых операций.

Документ любого вида может иметь:

- экранную форму;

- печат­ную форму;

- правила формирования проводок.

Экранная форма - обязательное визуальное представ­ление документа. Она предназначена для ввода доку­мента в информационную базу и заполняется при его вводе. В сис­темах автоматизации учета реализуются четыре основных вариан­та экранных форм документов:

- экранная форма - копия первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизи­ту (автозаполнение);

- экранная форма представленная в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначен­ных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов. Напри­мер, единая экранная форма может быть разработана для приходного и расходного кассовых ордеров;

- экранная форма в виде макета вертикального расположения реквизитов документа;

- экранная форма с заголовочной и табличной частью. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, кото­рые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, хранящиеся в спра­вочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты, которые могут быть получены расчетным путем, напри­мер стоимостные, в экранную форму включаются автоматически.

Таким образом, в последнем варианте структура экранной фор­мы максимально приближена к структуре первичных докумен­тов, а также обеспечен минимальный ввод исходных данных.

В качестве примера рассмотрим экранную форму документа «Поступле­ние материалов», входящего в конфигурацию программы «1С: Бухгалте­рия 7.7» (рис. 6.2).

Рисунок 6.2. Экранная форма документа «Поступление материалов» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Можно видеть, что, в целом, реквизитный состав документа соответствует реквизитному составу приходного ордера поступления товарно-матери­альных ценностей. Однако имеются и отличия, связанные с особенностями компьютерной обработки данных.

Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумаж­ным оригиналом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные доку­менты.

При нажатии на кнопку «Печать» в экранной форме, приведенной на рис. 6.2, документ будет распечатан в точном соответствии с бумажным ана­логом документа «Приходный ордер» (рис. 6.3).

Рисунок 6.3. Печатная форма «Приходный ордер», сформированная по данным экранной формы, представленной на рис. 6.2

Для многих видов документов, в частности, для сопроводитель­ных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных опе­раций на счетах бухгалтерского учета.

По данным экранной формы, представленной на рис. 6.2., программа «1С: Бухгалтерия 7.7» сформирует 3 проводки, представленные в видеограмме на рис. 6.4.

Рисунок 6.4. Проводки, сформированные программой «1С: Бухгалтерия 7.7» по данным экранной формы, представленной на рис. 6.2.

Первые две проводки на рис. 6.4 отражают факт поступления материала от по­ставщика по стоимости без НДС. Третья проводка - фиксирует сумму НДС. Провод­ки составлены точно по данным первичного документа.

Достаточно большой набор основных типовых первичных документов, таких как счет-фактура, платеж­ное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, наклад­ная поступления материалов, требование на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно, чтобы АИСБУ позволяла изменять формы дейст­вующих первичных документов и создавать новые формы докумен­тов. Однако это требование соблюдается отнюдь не всегда.

Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи раз­работчика или его представителя - дилера.

Новые формы документов создаются путем их параметрическо­го описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок.

Дата добавления: 2014-11-08