Ввод и хранение информации о хозяйственных операциях

В массиве информа­ции о хозяйственных операциях АИСБУ хранятся данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях - это совокуп­ность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования автоматизированной системы.

Этот массив является стержнем информационной базы любой автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем под­вергаются логико-арифметической обработке с целью формирова­ния результатных показателей для составления учетных регист­ров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах - журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях. Данные о хозяйственных операциях вводятся либо непосредственно в журнал учета хозяйственных операций через специаль­ные экранные формы, либо автоматически, при проведении за­полненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хозяйствен­ных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие «запись» массива идеологией программы. Под запи­сью может подразумеваться как бухгалтерская проводка, так и бухгалтерская операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:

- расширенных проводок;

- бухгалтерских операций;

- закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При первом способе хранения массив хозяйственных операции представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности (рис 6.6). Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на еди­ной модели представления учетных данных. При этом, чем под­робнее представлена информация классификационных и идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с создан­ной базой данной, получая различные разрезы выходных докумен­тов в стоимостном и количественном выражениях, а также ис­пользовать ее в специальных расчетах.

Рисунок 6.6. Организация хранения и просмотра данных о хозяйственных операциях в системах, использующих первый способ хранения информации

На этих принципах реализованы правила ведения массива хо­зяйственных операций в системе «1С: Бухгалтерия 6.0».

При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

Часто в экранном представлении списка расширенных проводок можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а полный набор информационных полей отражается только в специализированной экранной форме, раскрывающей содержание расширенной проводки.

При втором способе хранения, массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, кото­рые представляются двумя уровнями:

- заголовком операции;

- од­ной или совокупностью нескольких проводок, полностью отражающих в учете хозяйственную операцию.

Во втором случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В первом масси­ве хранятся заголовки проводок, а во втором - сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаи­мосвязанных регистрах, журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» данные о хозяйственной операции хранятся в виде бухгалтерских операций, каждая из которых может содержать одну или несколько проводок. Бухгалтерская операция представлена двумя уровнями: заголовок хозяйственной операции и проводки. Проводки разделены на простые, состоящие из одной корреспонденции счетов, и сложные, содержащие несколько корреспонденций.

В системе имеются два хронологических журнала: один для просмотра введенных бухгалтерских операций - журнал операций, второй - для просмотра проводок бухгалтерских операций - журнал проводок.

На рис. 6.7 дано совместное представление журнала операций и журна­ла проводок в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». В журнале операций (верх­ний список) отображаются заголовки операций, а в журнале проводок (ниж­ний список) - проводки выбранной в текущий момент операции.

Журнал операций. Каждая строка журнала операций отражает ос­новные сведения об одной операции: дата, вид и номер документа, тексто­вое описание содержания, сумма. Реквизит «время операции» нужен для упорядочения записей об операциях в пределах одной даты, что имеет зна­чение при выполнении некоторых расчетов и построении отчетов. При кон­фигурировании системы можно определить и другие реквизиты заголовка операции. Находясь в журнале операций, можно просмотреть не только спи­сок операций, но и проводки, связанные с текущей операцией, что и отраже­но на рисунке 6.7.

Журнал проводок. Журнал проводок можно просмотреть и отдельно от журнала операций (рис. 6.8). В таком журнале отражаются проводки, отно­сящиеся к разным операциям.

Рисунок 6.7. Совместное представление журнала операций и журнала проводок в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Рисунок 6.8. Представление журнала проводок в программе

«1С: Бухгалтерия 7.7»

Строка журнала может отражать либо простую проводку, либо часть корреспонденции проводки, если проводка сложная. В последнем случае одна из строк отражает главную корреспонденцию, а следующие за ней строки - подчиненные корреспонденции, общая сумма которых равна сумме глав­ной корреспонденции. Связь проводок с операцией отражается через вид и номер документа. В пределах номера документа указываются номера про­водок, связанных с документом.

Программа может вести несколько журналов проводок, каждый из кото­рых включает проводки, относящиеся к определенному разделу учета.

Журналы операций и проводок в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» могут иметь разную форму представления. Способ представления задается при конфигурировании системы. Можно задать несколько форм представления журналов операций для обеспечения удобства просмотра проводок.

Сведения о большинстве хозяйственных операций в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» формируются автоматически на основании документов (рис. 6.9). При вводе нового документа после заполнения всех его реквизитов он сохраняется в архиве документов и по нему может быть сформирована бухгалтерская операция, которая включается в массив операций. После со­хранения документа, сведения о нем можно найти сразу в двух хронологиче­ских регистрах: журнале документов и в журнале операций. После соверше­ния хозяйственной операции документ проводится, т.е. отражается в бух­галтерском учете. Сформированные проводки автоматически сохраняются в массиве проводок и их можно просмотреть в журнале проводок.

Ввод документа может осуществляться без открытия журнала докумен­тов. Ввод документа может быть выполнен также из журнала документов, журнала операций и из журнала проводок. Находясь в журнале документов, всегда можно просмотреть бухгалтерскую операцию текущего документа в журнале операций, а также его проводки в журнале проводок. И, наоборот, из журнала проводок можно узнать, какой операции и какому документу при­надлежит конкретная проводка или группа связанных проводок.

Рисунок 6.9. Схема организации ввода, хранения и просмотра данных о хозяйственных операциях в системе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Сведения о хозяйственных операциях могут вводиться и вручную. В этом случае используется специальный вид документов, который носит на­звание «Операция». Операция, введенная вручную, сохраняется в массиве операций, а сопутствующие ей проводки в массиве проводок. Их можно про­смотреть соответственно в журнале операций и журнале проводок.

Таким образом, информационная база программы «1С: Бухгалтерия 7.7» логически объединяет основные компоненты учетной информа­ции:

- документы;

- записи о хозяйственных операциях.

По желанию пользова­теля, различные операции и документы можно представить как единым списком в одном журнале операций, так и разделить на отдельные журналы, включающие группы однородных операций и/или документов.

Приведенные примеры показывают, что второй способ представ­ления сведений о бухгалтерских операциях обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных опера­циях, чем первый способ. Он позволяет уменьшить информацион­ную избыточность записей, поскольку часть общих реквизитов уже не нужно дублировать во всех расширенных проводках операции.

В различных системах существуют механизмы выполнения автоматического пересчета сумм проводок после исправления ошибок в документах, операциях, проводках. Так в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» имеется режим перепроведения как одно­го, так и заданной совокупности документов.

Дата добавления: 2014-11-08