Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности возникает потребность в расчетах наличными деньгами. Для этих целей определенным работни­кам выдают авансом денежные средства, которые называют подотчет­ными суммами.

Круг операций, на выполнение которых допускается выдача налич­ных денег под отчет, установлен Порядком ведения кассовых операций в РФ от 4 октября 1993 г. № 18.

Денежные средства выдают под отчет строго на определенные цели: на хозяйственные расходы, служебные командировки и на другие рас­ходы, которые не могут быть оплачены из кассы или со счетов в банке.

Служебной командировкой является поездка работника по распоря­жению руководителя предприятия на определенный срок в другую ме­стность для выполнения служебного поручения вне места его постоян­ной работы (п. 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г, № 62 "О служебных командировках в пределах СССР", далее - Инструкция № 62). [b3] Служебная поездка работника, постоянная работа которого протекает в пути или носит разъездной ха­рактер, командировкой не является.

Авансы под отчет могут получить только работники, состоящие в списке лиц, имеющих право пользования подотчетными суммами. Спи­сок утверждается руководителем предприятия.

Авансы на командировочные расходы выдают при наличии приказа руководителя и командировочных документов. Размер аванса определя­ется суммой, необходимой для покрытия всех затрат, определенных по предварительному расчету с учетом места, срока командировки, а также сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расхо­дов по найму жилого помещения, причем, суммы и сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, определяются руководителем предприятия.

Согласно п. 4 Инструкции № 62 максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руко­водителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[u4]

Отказ работника от командировки рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и является основанием для применения дисцип­линарного взыскания.

Кодексом Законов о Труде РФ [u5] определен круг работников, направ­ление которых в командировку не допускается. К ним относятся: жен­щины, имеющие детей в возрасте до трех лет; отцы, воспитывающие де­тей без матери; опекуны и попечители несовершеннолетних. Перечис­ленные категории работников не могут быть направлены в командиров­ку, ни при каких условиях (даже в том случае, если они выразили согла­сие).

Список лиц, которые могут пользоваться авансами на командиро­вочные и хозяйственные расходы, руководителем предприятия пере­сматривается ежегодно. Аванс может быть выдан под отчет при условии отсутствия задолженности по ранее выданному авансу. Наличные день­ги на хозяйственные нужды, командировочные и другие расходы выда­ются из кассы предприятия. Выдача подотчетных сумм оформляется расходным кассовым ордером. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы согласно приказу руководителя предприятия, или со дня возвращения из коман­дировки отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью подотчетные лица составляют авансовые отчеты на основе оправ­дательных документов, которые прикладываются к авансовому отчету: командировочные удостоверения с отметками о прибытии и выбытии той организации, в которую был направлен работник, счета гостиниц, квитанции за пользование постельными принадлежностями, квитанции за телеграммы, переговоры, товарные чеки на купленные материалы, канцелярские товары, счета, расписки, справки и т. д. На основании перечисленных документов в авансовых отчетах перечисляются все произведенные расходы и выводят остаток или перерасход выданного аванса.

Бухгалтер принимает авансовый отчет с документами и проверяет его с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их раз­меров. Если к авансовому отчету не приложены документы на покупку товаров, следует проверить наличие прихода товара на склад предпри­ятия. И если товар не оприходован, то подотчетная сумма включается в совокупный годовой доход подотчетного лица.

В случае закупки товаров у физических лиц оправдательным доку­ментом является торгово-закупочный акт, который должен содержать следующие реквизиты: наименование документа, дату составления, со­держание хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Если оформление акта не позволяет прове­рить достоверность произведенной хозяйственной операции, суммы де­нежных средств, выданные работнику на закупку, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход.

При проверке бухгалтером авансового отчета по командировочным расходам обращается внимание на правильность применения норм по указанным расходам.

В результате проверки авансовых отчетов устанавливается сумма расхода, подлежащая утверждению. После этого авансовый отчет утверждает руководитель предприятия, и предприятие окончательно рас­считывается с подотчетным лицом. Если сумма аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, то разница подлежит возврату в кассу, и, наоборот, если сумма аванса меньше суммы расходов, принятых по от­чету, и подотчетное лицо использовало собственные средства, то пере­расход возмещается.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и про­верку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованной части аванса. Непогашенная задолженность по подотчетным суммам может удерживаться из зара­ботной платы.

Ст. 116 КЗоТ предусматривает следующие гарантии и компенсаци­онные выплаты при командировках:

— сохранение за командированным работником в течение всего вре­мени командировки (в том числе и во время нахождения в пути) места работы (должности) и среднего заработка;

— оплату суточных за время нахождения в командировке;

— оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

— оплату расходов по найму помещения.

Размер компенсации командировочных расходов устанавливается Минфином РФ по согласованию с Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Приказом Минфина РФ от 06.07.01 г. № 49-н с 1 января 2002 года установлены следующие нормы возмеще­ния командировочных расходов на территории РФ:

- по найму жилья (при наличии подтверждающих документов) – по фактическим расходам, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии подтверждающих документов расходы возмещаются в размере 12 руб­лей в сутки;

— суточные оплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахож­дения работника в командировке.

[u6] Следует помнить, что в рамках возмещения расходов по найму жи­лого помещения возмещаются также затраты работника на оплату до­полнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Такими услугами мо­гут быть, например, возможность пользования холодильником, телеви­зором и тому подобные расходы. Однако сумма возмещения не должна выходить за пределы установленных норм. Кроме того, работнику воз­мещается плата за бронирование мест в гостиницах.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в сумме фактических расходов.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Если командировка длится один день, а также в случае, если коман­дированный имеет возможность возвращаться к месту своего постоян­ного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачива­ются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения такие расходы ему возмещаются и установленных размерах. Выплата же суточных не предусмотрена.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомо­бильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая стра­ховые платежи по государственному обязательному страхованию пас­сажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов и за пользование в поездах постельными принад­лежностями. Кроме того, оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Все операции с подотчетными суммами учитываются на синтетиче­ском активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В дебет счета записывают выданные под отчет суммы, в кредит - списан­ные долги с подотчетных лиц согласно представленным авансовым от­четам, а также возврат неиспользованных сумм авансов. Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.

Выдачу денежных авансов подотчётным лицам осуществляют из кассы предприятия. Расходы, оплаченные из подотчётных сумм, списы­вают в дебет счетов 10 "Материалы", 25 "Общепроизводственные расхо­ды", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Остатки неиспользованных подотчётных сумм подотчетные лица сдают в кассу предприятия.

Суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, по оплате постельных принадлежностей, по найму жилого помещения, определяются по расчётной ставке 16.67 % от суммы указанных расходов без налога с продаж. Суммы начисленного НДС отражают по дебету счёта 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям" и кредиту счёта 71 "Расчёты с подотчётны­ми лицами". Возмещаемую бюджетом часть НДС списывают с кредита счёта 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценно­стям". Невозмещаемую бюджетом часть сверхнормативного НДС пред­приятие возмещает за счёт собственных средств.

Синтетический и аналитический учёт по счёту 71 ведётся в журнале-ордере № 7, в нём для каждого подотчётного лица отведена отдельная строка, по которой учитывается сумма выданного и погашенного аванса. Записи в журнал-ордер № 7 делаются на основании расходных кассовых ордеров - на суммы, выданные под отчёт; авансовых отчётов - на израс­ходованные суммы; приходных или расходных кассовых ордеров - на возврат в кассу неиспользованного аванса или на возмещение перерас­хода подотчётных сумм.

В отдельной таблице журнала-ордера № 7 отражаются сгруппиро­ванные сведения о суммах затрат предприятия на служебные команди­ровки за отчётный месяц и с начала года. Эти сведения используются для составления отчётности и контроля за целевым использованием средств.

Учёт командировочных расходов па загранкомандировки имеет ряд особенностей.

При командировках за границу подотчетное лицо может получить под отчет валюту. Выданные суммы в валюте учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользован­ных сумм - по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Следовательно, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" образуется курсовая раз­ница, которая списывается на доходы (дебет счёта 71, кредит счёта 91 "Прочие доходы и расходы") - если курсовая разница положительная, или на расходы (дебет счёта 91 "Прочие доходы и расходы", кредит счё­та 71) - при списании отрицательной курсовой разницы по подотчётным суммам.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются су­точные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной инвалюты на другую. В последнее время возникает во­прос о включении в этот перечень расходов по оплате медицинской страховки работника, отправляемого в командировку за рубеж. Оплату такой страховки следует относить на себестоимость только в тех случа­ях, если законодательством иностранного государства предусмотрена обязательная оплата медицинской страховки при оформлении выездных документов.

За время пребывания в загранкомандировке суточные выплачивают­ся по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

Если работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% от установленных норм суточ­ных. Суммы за питание, а также суммы за другие услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и воз­мещению не подлежат.

Дата добавления: 2014-11-18