Тема 10: Управление таможенной деятельностью

Функция планирования состоит из следующих этапов:

– анализ состояния объекта планирования;

– прогнозирование развития объекта планирования;

– разработка стратегических, тактических и оперативных планов.

При планировании, а также в процессе организации и регулирования деятельности, руководители на определенных этапах принимают решения. Решение является завершающим актом процесса планирования, когда некоторый результат предварительной плановой работы закрепляется устно или письменно в виде утверждаемого плана и передается для исполнения подчиненным работникам или структурным подразделениям.

Завершающей фазой работы по принятию решения (плана) является установление механизма обратной связи для контроля за ходом реализации плана и оценки результатов деятельности.

Анализ состояния объекта планирования. Анализ состояния объекта деятельности осуществляется в следующей последовательности:

– определение цели анализа;

– выбор характеристик объекта для проведения анализа;

– установление состава подразделений и должностных лиц, включаемых в сферу анализа;

– разработка методической схемы анализа объекта управления и организация взаимодействия участников процесса анализа;

– сбор за ряд лет статистических данных, всесторонне характеризующих состояние объекта в соответствии с методом их обработки и положение анализируемого объекта относительно конкурирующих с ним аналогичных объектов;

– выбор метода обработки исходных данных для достижения цели анализа;

– обработка полученных данных в соответствии с выбранным методом, представление их в виде таблиц, графиков или функциональных связей;

– подведение итогов анализа.

При анализе состояния объекта управления должен быть дан ответ на шесть классических вопросов: что, кто, во взаимодействии с кем, как, где, когда. Они дают, практически, полное представление об объекте деятельности и управлении им. Отвечая на эти вопросы, субъект управления уясняет:

– что делается и почему, чем обосновано содержание изучаемых функций, какие критерии объекта деятельности должны быть обеспечены в процессе работы, уровень соблюдения этих критериев, в чем заключаются отклонения от установленных требований;

– кто выполняет функции и почему, уровень квалификации исполнителей, правильность распределения функций между исполнителями с учетом их профессиональных, физических и интеллектуальных особенностей;

– во взаимодействии с кем выполняются функции и почему, в чем заключается сущность взаимодействия, характеристики партнеров по работе, наличие фактов нарушения взаимодействия с конкретными исполнителями или подразделениями при выполнении определенных функций;

– как выполняются функции и почему, имеются ли документированные процедуры и соответствующее технологическое оснащение, предусмотрены ли контрольные операции на начальном этапе, в процессе работы и по ее завершении;

– где выполняются функции и почему, правильно ли распределены функции по подразделениям организации, в каких условиях они выполняются;

– когда выполняются функции и почему, обоснованы ли сроки выполнения функций, обеспечивают ли они своевременность получения результатов.

Ответы на эти вопросы с использованием различных методов анализа состояния объекта управления частично решают задачу самообследования системы управления организацией.

В процессе анализа объекта планирования и выбора состава показателей для прогнозирования и планирования необходимо учитывать его особенности и многокритериальность, которые могут заключаться в следующем:

– возможности самостоятельного формирования целей деятельности и способности к самоорганизации;

– зависимости объекта планирования от многочисленных политических, социальных и экономических факторов;

– высокой неопределенности исходных данных и невозможности прогнозирования всех факторов;

– пороге сложности решаемых задач, определяющемся ограниченными возможностями человека;

– факторе времени, связанным с быстрым старением информации;

– стохастичности развития объекта планирования.

Субъект управления, поручая группе специалистов проведение анализа объекта управления, определяет требования к глубине ретроспекции, составу анализируемых показателей, составу базы для сравнения и достоверности результатов анализа. Специалисты, осуществляющие анализ, выбирают методы анализа, обеспечивающие необходимую достоверность результатов, и выполняют его, соблюдая установленные требования.

Качество выполнения функции анализа объекта управления можно оценить, используя следующие показатели:

– системность выполнения анализа состояния объекта планирования в соответствии с требованиями заказчика;

– наличие методики и методической схемы анализа объекта управления;

– уровень использования электронных программных средств;

– уровень использования современных экономико-математических методов анализа;

– величина абсолютной и относительной ошибки результатов анализа;

– степень достижения цели анализа.

Дополнительно для косвенной оценки качества процедур анализа могут использоваться характеристики компетентности персонала, осуществляющего анализ – опыт участия в работах по анализу объекта управления, соответствие профессионального образования целям анализа, наличие сертификатов о повышении квалификации в целевых семинарах.

Показатели, принятые для оценки качества процессов и результатов анализа, должны быть обеспечены соответствующими методическими, организационными и материальными средствами. Для этого по каждому показателю должна быть проведена оценка методики и методической схемы анализа с единственным вопросом – может ли при данных условиях достигнут необходимый уровень качества анализа. При возникновении сомнений методика и ее организационное и материально-техническое обеспечение должны быть улучшены или снижен уровень требований к результатам анализа.

Прогнозирование развития объекта планирования. Прогнозирование развития объекта на основе результатов анализа может быть краткосрочным или долгосрочным в зависимости от цели планирования.

В практике управления организациями и их подразделениями используются прогнозы в основном на ближайшую перспективу – до пяти лет. Традиционные методы прогнозирования на такую перспективу, основаны на экстраполяции характеристик объекта управления. Применение же для таких целей сложных теорий социально-экономических циклов, экономико-математических и имитационно-эвристических моделей практически нереально.

В то же время необходимо оценивать качество прогнозирования для того, чтобы была возможность разрабатывать на основе прогнозов реальные стратегические и тактические планы.

Обычный алгоритм прогнозирования состоит из следующих этапов:

– определение состава основных характеристик объекта управления, которые могут в дальнейшем выступать в качестве плановых показателей;

– определение состава факторов, влияющих на изменение основных характеристик объекта управления;

– исследование корреляционных или функциональных связей основных характеристик объекта управления с влияющими на них факторами;

– определение закономерностей и тенденций изменения факторов на прогнозируемый период;

– вычисление тенденций изменения характеристик объекта управления на основе выявленных закономерностей, корреляционных или функциональных связей;

– сопоставление тенденций изменения прогнозируемых характеристик с передовым уровнем развития аналогичных объектов;

– оценка возможных инновационных нововведений в развитии объекта прогнозирования в рассматриваемый период и их влияния на тенденции изменения прогнозируемых характеристик;

– обоснование количественных и качественных результатов прогноза развития объекта управления по совокупности основных прогнозируемых характеристик.

В качестве показателей качества процессов и результатов прогнозирования могут применяться:

– полнота учета факторов, оказывающих влияние на тенденции развития объекта прогнозирования;

– наличие установленных функциональных или корреляционных связей характеристик объекта прогнозирования с факторами, влияющими на его развитие;

– наличие вариантов прогноза и уровень разброса его результатов;

– оценка ошибки прогноза;

– уровень достоверности прогноза.

С целью достижения установленных характеристик прогноза его организаторы должны подвергнуть анализу методику прогнозирования и принять решение, возможно ли с использованием данной методики получить обоснованные результаты.

Разработка стратегических, тактических и оперативных планов. Стратегическое планирование представляет собой набор решений, которые определяют долгосрочные перспективы развития организации или вида деятельности и достижение долгосрочных целей. Долгосрочный перспективный план определяет, исходя из сильных и слабых сторон организации, изменения в характере деятельности, видах и источниках ресурсов, адаптацию организации к внешней среде и изменения во внутренней структуре. Стратегический план придает организации определенность и индивидуальность, что позволяет ей осуществлять целенаправленную кадровую и экономическую политику.

С целью реализации стратегических (долгосрочных) планов разрабатываются более конкретные тактические (среднесрочные) и оперативные (годовые, квартальные) планы.

Основой для разработки планов организации и ее подразделений являются результаты прогнозирования, установки вышестоящих организаций (подразделений) и решение проблем несоответствия результатов деятельности установленным требованиям.

Характеристики, включаемые в планы, могут иметь конкретные абсолютные или относительные значения – индикаторы изменения.

Широкое распространения получили различные модели планирования и принятия управленческих решений (математические, аналоговые, физические и др.). Это обусловлено тем, что модели позволяют упростить сложные проблемы в реализации функций управления и получать более объективные варианты решений. Наибольшее распространение получили модели теории игр, теории очередей, управления запасами, модели линейного программирования, имитационные модели, модели экономического анализа и др.

Необходимо обратить внимание, что любые планы должны быть, прежде всего, комплексными и сбалансированными. В планах должны найти место задания по систематической актуализации политики организации в области своей деятельности. Для этого должен быть предусмотрен периодический анализ удовлетворенности потребителя с точки зрения профессиональных стандартов и этики коммерческого взаимодействия, разработка мер по повышению качества продукции и услуг, учитывающих возрастающие требования общества и непосредственного потребителя и необходимость повышения эффективности деятельности.

Это предполагает необходимость учета при разработке стратегических, тактических и оперативных планов развития объекта управления следующих условий:

– целенаправленность плана;

– обеспечение сбалансированности всех элементов деятельности – средств труда, предметов труда, персонала и документации (законодательной, нормативно-технической, технологической и организационно-распорядительной);

– реальность плана.

Качество ведомственных (в частности, таможенных) стратегических, тактических и оперативных планов может определяться на основе следующих показателей:

– соответствие значений планируемых показателей таможенной деятельности стратегии развития экономики страны;

– уровень влияния на обеспечение конкурентоспособности национальной экономики;

– планируемая полнота сборов таможенных платежей, выраженная через отношение ожидаемых поступлений платежей в бюджет к теоретически возможной сумме платежей за планируемые объемы внешней торговли;

– планируемый уровень защиты населения и природной окружающей среды от ввоза вредной, опасной и некачественной продукции и услуг;

– организационный и технический уровень технологий реализации государственных таможенных функций и их соответствие международным стандартам.

2. В таможенных органах в результате планирования вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. В ходе планирования определяются цели повседневной деятельности и (или) направления модернизации (развития) таможенных органов; определяются задачи и разрабатываются методы достижения поставленных целей; планируются мероприятия, темп движения к поставленным целям и материальные источники, обеспечивающие это движение.

Планирование деятельности таможенных органов предполагает решение следующих типовых задач: выработка цели, прогнозирование, моделирование и программирование. Перечисленные задачи решаются на всех уровнях управления таможенными органами и соответствуют установившимся циклам их функционирования (деятельности) и рассматриваемому плановому периоду (стратегическому (перспективному) периоду, текущему (годовому, квартальному и месячному) периодам и оперативному (суточному) периоду).

При планировании деятельности таможенных органов широко применяются разнообразные планы и процедуры планирования.

Таможенные органы выполняют различные виды деятельности. Задачи, решаемые ими, требуют неодинакового времени, ресурсов, различны по уровню компетенции. Поэтому в своей деятельности таможенные органы используют не один вид планов, а систему.

В зависимости от уровня и горизонта планирования и от того, как сочетаются замысел и средства его достижения, различают:

– стратегические планы (разрабатывает центральный аппарат (ЦА) ФТС России);

– тактические планы (разрабатывают РТУ);

– оперативные планы (разрабатывают таможни, таможенные посты)

– планы совместной работы и личные планы (разрабатывают руководители подразделений, должностные лица).

При формировании стратегии методы достижения цели рассматриваются довольно обобщенно. Такой подход дает большую свободу действий и предполагает разные тактические варианты достижения главной цели.

3. Стратегические цели являются прерогативой ФТС России и имеют, как правило, долгосрочный горизонт планирования. Они формулируются в первую очередь. Стратегий может быть несколько, они могут реализовываться одновременно в различных сферах и областях, например в области подготовки кадров, организации и технологии таможенного оформления и контроля товаров, оптимизации системы таможенных органов. Сложность состоит в определении приоритетов целей. Затем вырабатываются среднесрочные и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей. Тактикой называют краткосрочные стратегии.

Тактику разрабатывают в развитие системы. В то время как стратегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем стратегия. Результаты стратегии могут быть полностью отражены только по истечению нескольких лет, тактические результаты, как правило, проявляются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действиями и средствами их достижения.

Долгосрочные цели по основным направлениям таможенного дела отражают стратегический план развития таможенной службы (например, стратегия ФТС России, целевая программа развития (модернизации) таможенных органов и т.п.). Формирование долгосрочных (стратегических) целей согласовывается с разработкой концепций.

При этом концепцией развития следует понимать систему взглядов на будущее состояние и роль таможенной службы, единый определяющий замысел ее развития. Стратегический план – это система мероприятий, направленных на реализацию концепции развития таможенной службы.

Тактический план развивает идею стратегического плана, дополняет систему его мероприятий конкретными заданиями, показателями необходимых ресурсов. В нем установлены сроки исполнения мероприятий и ответственные службы, обозначен ожидаемый эффект.

Одним из стратегических направлений развития таможенных органов в современных условиях является повышение роли таможенной службы как регулятора внешней торговли.

Оперативные планы разрабатываются в таможнях (в т.ч. тыловых) и региональных таможенных управлениях. Как правило, по времени они приближены к событию. Это могут быть планы закупки предметов снабжения, планы проведения текущего или капитального ремонта, планы размещения заказов на производство технических средств таможенного контроля и их поставки.

В зависимости от длительности периода, в течение которого предполагается решить поставленные задачи, планы могут быть:

– долгосрочными (5 и более лет);

– среднесрочными (от 1 до 5 лет, обычно 2-3 года);

– текущими (до 1 года).

В зависимости от характера решаемых задач в системе ФТС России разрабатываются:

– организационные планы;

– целевые программы развития;

– планы-задания по перечислению таможенных платежей.

Организационные планы составляют в целях упорядочения текущей деятельности, наилучшего выполнения таможенными органами их функций, а также для контроля и координации работ по подготовке и реализации планов.

В таможенной службе Российской Федерации применяют различные виды организационных планов.

На уровне ФТС России и РТУ разрабатывают:

– план организации мероприятий (на год, месяц), календарный план работы (на месяц, квартал);

– план работы коллегии ФТС России или РТУ (на полугодие);

– план командировок для аппарата ФТС России (на квартал);

– план проведения научных исследований (ГНИВЦ);

– план обучения должностных лиц (годовой).

На уровне таможни разрабатывают:

– план организации мероприятий;

– план комплексных и целевых проверок участников внешнеэкономической деятельности (на календарный год);

– план работы начальника отдела, личный план работы государственного гражданского служащего, сотрудника или работника;

– план повышения квалификации кадров.

Целевые программы развития направлены на улучшение материально-технической и социальной базы таможенных органов, подготовку кадров, оснащение таможенных органов техническими средствами, совершенствование информационных систем.

Планирование работы ФТС России по основным направлениям деятельности осуществляется на основе: «Послания Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации»; «Бюджетного послания Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации»; программы социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу и плана действий Правительства Российской Федерации по её реализации; Сводного доклада о результатах и основных направлениях деятельности Правительства Российской Федерации; планов заседаний Правительства Российской Федерации; нормативных правовых актов Российской Федерации и Минэкономразвития России. Отдельные положения названных документов получают развитие в концепциях, разрабатываемых ФТС России.

Дата добавления: 2014-11-18