Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов

Основное требование к информационному насыщению документа — целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации ком-муникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д.

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структурных, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Документ - материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, лредназначенный для передачи во времени и про-странстве в целях хранения и общественного использования.

Особенности официально-деловой письменной речи

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

Тема №7

1.1. Особенности официально-деловой письменной речи

1.2. Типы документов

1.3. Язык и стиль документов

1.4. Новые тенденции в практике русского делового письма

Официально-деловая письменная речь как форма делового общения. Стандартизация и унификация документов. Лаконизм, информационная достаточность, ясность и точность документа. Композиция официально-го послания. Оформление реквизитов документов. Традиции русской официально-деловой письменной речи..

Деловая письменная речь - одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информация. Итог документирования — создание документа.

Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридиче-ских и частных лиц.

Свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения. Участники делового общения (автор и ад­ресат документа) выступают как субъекты правоотношений.

Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.

Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматри-вается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.

Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существи-тельными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Ди­рекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличноетный характер изложения информация не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В болыпей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблгодение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. Деловой письменной речи не допускаются ирония, сар­казм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают лисьму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателя офи-циальной корреспбнденции обязательным требованием яв-ляется оперативный и четкий ответ организации-отпра-вителю в виде ответного письма или послания, переданно-го с помощью других средств связи. Задержка или от-сутствие ответа может рассматриватьея как нежелание со-трудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решение словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно».

Стандартизация и унификация - одни из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.

Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, атакже обеспечение сопоставимости информации во взаи-мосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей.

Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематическои ограниченности деловой речи.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Әти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Ре-зультаты разработки при этом оформляются в виде межго-сударственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов, а так­же стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуа­ции общения является фактор цели.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. Информирование адресата.

2. Привлечение внимания к проблеме.

3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).

4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.).

5. Инициирование и поддержание деловых отношений.

6. Решение конфликтных ситуации (выражение несогласия, претензий).

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая Установка - побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отноше-ний реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реали­зуется с помощью устойчивых языковых моделей, соот-ветствующих данному типу документа. Например:

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка	довожу до Вашего сведения
	сопроводительное письмо	высылаем запрошенные Вами...
	письмо-сообщение ит.д.	информируем Вас о том, что... и т. д.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностъю подтверждаем получение Вашего за­каза.

С благодарностъю подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению.

С благодарностъю подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению на условиях заг ключенного ранее договора.

Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени прй, составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов, текстов-трафаретов, применимых для передачи однотип-ной повторяющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания документа.

Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фикСации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкрет-ной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов -бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных блан­ков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуации, отражающихся в де­ловой переписке, уменынает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Требования к содержанию официальных документов определяются тремя принципами: 1)лаконизм документа; 2) достоверность информационного сообщения, его убедительность; 3) ясность и точность документа.

Лаконизм (оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых посланиях с требованием полноты информации. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обо-снован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же ин­формации приводит к тому, что документ плохо воспри-нимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Аргументированность информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послания. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу; представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Таким образом, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительнос­ти любого делового послания, особенно в письмах, отра­жающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения до­стигаются предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитатъ данные — глагол обсч-татъ имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее ска-зать: обработатъ данные. Отказать под благоприятным предлогом — прилагательное благоприятный имеет два значения: 1. Способствующий, помогающий чему-л.; удоб-ный для чего-л. Например, благоприятный момент, благоприятныеусловия. 2. Хороший, одобрительный. Напри­мер, благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом.

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуника­тивной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомитъся с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существи-тельное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образоватъ, назначитъ, выбратъ, избрать, ңо не сочетается с глаголом провести, а, следовательне, и с образованным от него причастйем. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательне, правиль­нее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомитъся, имеющего зна-чения: «вступатьвзнакомствоскем-либо»; «получать све-Дения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомитъся, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляетея только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Деловые бумаги должны соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основ ными признаками которого являются точность и стандар-тизированность используемых языковых средств.

Композиционная стройность и логичность - необходимое условие построения текста официального документа.

Композиция или структура текста документа - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. В качестве самостоятельных аспектов рассматри-ваются речевые фрагменты с однотипными речевыми дей-ствиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Вы-деление каждого речевого действия в самостоятельный ас­пект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит ин-формацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Структура текста документа должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рас­сматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложении, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Пример письма, содержащего ответ на запрос:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотре-ние заводу-изготовителю.По получении заключения завода ответ на Ваш запрос бу-дет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т. е., новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИ. Издание сборника запланировано на 2009 г.

В параллельном строе контекста несколько последующих предложении поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Стро­ительство комплекса выполнено лишь на 34 %.

Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов преды­дущего предложения. Например:

1. Повторение одинаковых или однокоренных слов -
лексический повтор:

СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.

2. Использование в последующем предложении место-имения, часто с существительным предыдущего предло­жения — местоименный повтор:... просим выслать отчет о... Этот отчет будет предоставлен в...

3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением — грамматический (синтаксический) повтор:

Если машина или оборудование вышли из строя и не обеспечивают должной производительности или качества выпол-няемой работы, то... Если в машине допущена необоснован-ная замена деталей, то...

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, посколъку, согласно, следовательне и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложений. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно.В письменной речи информационнан роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение
слов в предложений определяется принципом «линейной»
подачи материала. Согласно этому принципу сначала в пред-
ложение вводится вспомогательная информация, а затем —
основная, причем основная информация располагается после
сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до
сказуемого. В зависимости от того, где находится то или
иное словосочетание, меняется смысл предложения. Напри­мер: По решению арбитражного суда задолженностъ необходимо погаситъ до 1 июля 2003 года. Задолженностъ необходимо погаситъ до 1 июля 2003 года по решению ар­битражного суда. В первом предложений целью высказывания является указание срока, на который назначено по-
гашение задолженности. Во втором предложений целью
высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженностъ.

Оформление реквизитов документов. При составлении
документа особое значение имеют реквизиты. Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.

Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.

Основные реквизиты и правила их оформления:

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наимено-вания организации-отправителя. Эмблему нельзя разме-щать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-от­правителя может указываться еще и вышестоящая ин­станция (наименование министерства или ведометва; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) ина иностраңном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами вдень подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.2003 (возможен обратный вариант 2003.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат:

Дата добавления: 2014-11-08