Язык и стиль документов

Языковые формулы официальных бумаг. Основные требования к языковому оформлению документов. Речевой этикет в документе.

Особенность языка истиля официальных бумаг - использование устойчивых (шаблонных, стаңдартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющие ситуации делового общения. Эти языковые формулы были выработаны многолетней практикой деловой переписки.

Так, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа (В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем...; В соответствии с писъмом заказ-чика...), причины создания документа (Ввиду задержки получения груза...; По причине задержки оплаты...; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями...; В связи с нарушением срока поставки), цель создания докумен­та (В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...; Во исполнение постановления собрания акционеров...).

В деловых посланиях используют также модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность...; Прошу изыскать для нужд организации...; Обращаемся к Вам с просьбой...; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...; Организация уведомляет Вас о том, что...; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам об­зор рынка товаров нйшей фирмы...; В ответ на Ваш зап-рос предлагаем Вам...; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...; К сожалению, удовлетворить Вашу просъбу не представляется возможным, поскольку...; распоряжение, при­каз: Назначитъ на должностъ началъника отдела легкой промышленности...; Обязатъ руководителей всех, подразделений института...; сообщение, уведомление: Сообщаем, что...; Извещаем Вас о том, что...; Довожу до Вашего сеедения, что...; обещание, гарантии: Гарантируем, что...; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки....

Чаще других в текстах документов встречается глагол проситъ. Он включается втексты разных типов докумен­тов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения ит. д. Такую употребительность и многофункциональность глагола проситъ специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения - всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную пози-цию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши об-ращения по данному вопросу не привели к положителъным резулътатам...; Возражений против конструкции неимеем...; Мы не сможем поставитъ Вам...; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются...; Партия товара прибыла со значителъным, опозданием...; Сумма причиненного ущерба составляет....

Помимо языковых моделей и синтаксических конструк­ции, отражающих те или иные ситуации делового обще­ния, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем.

Например: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший резулътат...; оказатъ помощъ...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; органи­зация не возражает...; обеспечитъ выполнение...; создать

необходимые условия...; подтвердитъ получение...; сообщитъ данные...; подготовитъ к отправке...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.

Основные требования к языковому оформлению документов:

■соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

■однозначйость используемых слов и терминов;

■нейтральный тон изложения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения.

Невыполнение этого требования, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в зна-чительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значе-ниям. Слово втексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, различающиеся значением). Например: пред-ставитъ (предъявить, показать: представить отчет) — пре-доставитъ (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить отпуск); проводитъ (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производитъ (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значении, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова постро­ить (стилистически нейтралъное), возвести (стилистическая окраска— «высокое»), соорудить (создатъ нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значителъное) различаются стилистическими окрасками, оттенками значении и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания: построить склад, соорудить мост, воздвиг­нуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить ки­оск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны. Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устрой-ство и др.). Область применения профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в пись­менной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение стро-ительства; незавершенка вместо незавершенное стро-ителъство; студенты-вечерники вместо студенты вечернего отделения, безнал, безналичка вместо безналичныйрасчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если тер­мин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

■ дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;

· уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вы­зывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама, известностъ, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историз мы). Следует писать не при сем направляем, а направ-ляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более пятирейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в воспри-ятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту болыней убедительности, а также в слу­чае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сы-рья; Руководителъ кооператива не обеспечил технику безопасности.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ - издается; контроль - возлага-ется; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется (оплачивается) и т.д.; доводы — веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятель-ная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т. п.

Нарушение сочетаемости слов с официально-деловой окраской воспринимается как стилистические илексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представитъ отпуск (лексические ошибки). Недопустимы так­же в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учи­тывать особенности фразеологии, сложившейся в офици­ально-деловой речи. При употреблении сравнительной сте пени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наиболыиий эффект, наименыиий резулътат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, меропри-ятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо пред­лога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитатъся о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, на­пример, грамматическая ошибка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продук­ции.

Предлог по недолжен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено предложение: Указание не выполнено по нерас-порядительности адтинистрации. Следовало написать: Указание не выполнено из-за нераспорядителъности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случа-ях, когда речь идет о положительных изменениях; в слу-чае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строителъных работ значителъное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, например, с родительнымг падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются пред­логи благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или всвязи с другими дей­ствиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает... Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, ане завершать фразу. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание и т. д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Речевой этикет в документе. Воснове правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; уме­ние признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. Как подчеркивают специа­листы, этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, при-влечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосред-ственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая мо-жет использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважавмый господин...(фамилия)! Уважаемая госпожа...(фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение, с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается об­ращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Ан­дреевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила де­лового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная фор­мула вежливости С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-лето-2009...; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса...; Напоминаем, что срок выполнения договора... истекает...

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового эти­кета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами веж­ливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длитель-ному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. На­пример:

Если рассматривать долю продукции Вашего предприя-тия в объеме нашей реализация, то она составляет, к сожале-нию, около 7 %.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ...; Позвольте выразитъ признателъностъ за участие в...

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

С удоволъствием приглашаю Вас принятъ участие в..:, Имею честь пригласитъ Вас...; Мы были бы рады видетъ Вас на...

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будъте так любезны или Не откажите в любезности сообщитъ и подобные, неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых обо-ротов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспо-койство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

С уважением Подпись

Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

1.4. Новые тенденции в практике русского делового письма

Сближение с мировой практикой делового письма. Либерализация языка и стиля деловых писем.. Усиление личностного начала в официальном общении. Реклама в письменной деловой речи.

Девяностые годы двадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, и, в первую очередь, сферы делового общения. Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения; адекватности формы и стиля деловых бумаг мировым стандартам. Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, сближение с мировой практикой делового письма проявляется, в частности, в пополнении словаря официально-деловой речи иноязычной терминологией. В большинстве случаев заимствуются интернациональные термины, устойчиво соотносимые с определенными понятиями дело­вого общения. В русской речевой практике эти термины могут вступать в синонимические отношения со словами, называющими соответствующие понятия, отличаясь от них смысловыми оттенками. Так, например, юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, кон­тракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип документов, является термин контракт (письменный договор, соглашение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике рус­ской деловой письменной речи, он успешно сосуществует с терминологическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое соглашение в качестве синонима. Понятие кон­тракт шире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение. Оно распространяется не только на отношения между работником и работодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так, письменный договор между предприятиями, производящими продукцию, и организация-ми, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных кон-трактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финансовые отношения супругов, в частности в случае развода. Таким образом, иноязычный термин кон­тракт, получая все более широкое распространение, является синонимом русскоязычных терминов данной предметной области. В отличие от русских синонимов терми-ном контракт называют только письменно оформленные документы. Немаловажно также, что этот термин не нуждается в переводе, поскольку широко используется в ми­ровой практике делового общения.

Стало возможным появление в текстах официальных поздравлений слов и оборотов речи, характерных для личных посланий, например:

Ректорат и профсоюзная организация поздравляют Вас с наступающим Новым 2009 годом и Рождеством Христовым!

Искренне желаем вам крепкого здоровья, счастья, твор-ческих успехов и благополучия во всех ваших делах!

Да хранит вас Бог/

Гораздо в большей степени либерализация языка и стиля деловых посланий, отступление от норм официально-делового стиля характерны для писем, которыми обмени­ваются партнеры по электронной почте, что, вероятно, объясняется спонтанностью такого рода общения, необходимостью быстрого реагирования при решении задач производственного, служебного характера. Иногда эти отступления принимают весьма неожиданную форму. Так, сотрудники одного из предприятий обменялись письмами по электронной почте с целью решения производственного вопроса. Для привлечения внимания к проблеме инициа­тор общения придал своему посланию стиль фельетона, в нем использовались не только эмоционально-оценочные слова, но и речевые обороты, выражающие иронию, сар­казм. Приводим фрагмент этого письма:

История одного согласования (незаконченная) Уважаемая...!

Без малого месяц прошел с того момента, когда я, скром-ный труженик управления маркетинга, обратился к Вам с просьбой согласовать приказ о внедрении СТП 097. К тому

Однако среди недавно появившихся иноязычных тер­минов есть слова, называющие новые понятия (презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязычные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на-звания давно бытующих понятий и явлений (оферта — коммерческое предложение; прайс-лист - прейскурант). Заимствования первого типа мотивированы появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа — стремлением приблизиться к мировым стандартам официально-деловой терминологии. Именно вторая тенденция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных тер­минов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насыщению деловой письменной речи заимствованиями.

Тенденция большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения особенно характерна для языка истиля рекламной корреспонденции, которая получила широкое распространение в последнее время. К документам информационно-рекламного характера относят: товарное предложение, сообщение о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Дата добавления: 2014-11-08