Июня 2003 г

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2003.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование пред-приятия пишется в именительном падеже. Например: Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Управление по работе с иностранными учащимися,

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название орга низации ставится в именительном падеже, а название дол-ясности и фамилия адресата — в дательном:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организа­ции», «Адресат»): наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется органи­зации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименова­ние, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

При адресовании документа официальному лицу сначала указывается должность, фамилия и инициалы получателя, затем адрес организации, например:

Директору фирмы «Авис» г-же И.А. Кондратьевой ул. Садовая, д. 5, кв. 12, Самара, 443081

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указыва­ется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя, например:

ул. Пушкинская, 23, кв. 45 Ростов-на-Дону, 344022 И.Н. Васильеву

Заголовок ктексту. Указывает на содержание доку­мента с предлогом о без кавычек: о подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касателъ-но (кае), касаетея. Точка в конце заголовка не ставитея. Заголовок в кавычки не выделяетея, пишетея со строчной буквы (в письмах - с прописной) и располагаетея слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении дли-ны текста и включении в него нескольких вопросов, реше-ний или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производитея арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может включать приветствен-ное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делаетея запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фами­лия). Поскольку деловые письма пишутея на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывает­ся, например:

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одно-го ранга их подписи располагают на одном уровне, напри­мер:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.М. Степанов А.П. Миронов

Отметка об исполнителе размещаетея в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа до­кумента ивключает фамилию (или фамилию, имя, отче-ство) исполнителя документа и номер его телефона, на­пример: Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об ис­полнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Традиции русской официально-деловой письменной речи. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также докумен­ты, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Накопление опыта официально-делового письма выра-жалось в появлении устойчивых Образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. ус­тойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы де-лопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые прак-тикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. Существенной вехой в развитии русского официально-де­лового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XIV— XVII вв. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного дело­производства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное рас­положение материала, устойчивые информационные эле­менты (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности. Таким образом, в приказной период постепенно складывается система де­лопроизводства центральных и местных учреждений, со­здаются устойчивые формы документов и приемы их со­ставления. На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 году, ввел систему дело­производства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окон-чательно закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. В коллежском делопроизводстве возникло болыпое число новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское офи­циально-деловое письмо к западным образцам. В этот пе­риод вошли в оборот такие слова, как администратор, аудитор, бухгалтер, губернатор и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, журналы, протоколы. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало со-ставлять документы. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадий процесса документирования или стадий обра­ботки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государ­ственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под-чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в тече-ние всего XIX века, в определенной степени он присут-ствует и в современном делопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления - министерская, просуществовавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единоначалие - придавала системе управления гибкость и оперативность. В делопроизводстве министерств появ­ляются бланки учреждений с угловым расположением рек­визитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах.

В советский период российской истории остро встал воп-рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового пись­ма. К концу 20-х гг. встала проблема унификации и стандартизации документов. Государственным институтом техники управления (ИТУ) был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм и др. Предполагалось ввести «Общие правила документации и документооборота» (1931 г.) вкачестве типовых для всех учреждений. Однако «Прави­ла» не были окончательно доработаны и утверждены. Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е годы. Но посравнению с мировыми достижениями вобласти информационных технологий, кибернетики в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты болыние результаты: создана Единая государственная система документа­ции (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 году.

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX в. в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного: потребовало создания новых типов де­ловои корреспонденции, речевых моделей, уместных в но­вых ситуациях общения. Увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции.

Дата добавления: 2014-11-08