Сортировка данных

Ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных

Средства обработки списков в Еxcel

Представление ЭТ в виде списка

Лабораторная работа №12

Тема: Работа со списками (базами данных)

Цель работы: овладеть навыками работы со списками (базами данных) в Excel, освоить средства сортировки, поиска и фильтрации данных, а также формирования промежуточных итогов.

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются базой данных (БД). При этом строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы — полями. Чтобы преобразовать таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам таблицы имена, которые будут использоваться в качестве имен полей. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя — в одной ячейке (при этом возможен перенос по словам).

Строки списка должны содержать данные одного типа. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе (в том числе от итоговой строки) хотя бы одной пустой строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при сортировке данных или выполнении фильтрации.

Excel предоставляет различные возможности и функции обработки списков:

• ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных;

• сортировка данных списка по одному или нескольким ключам сортировки (не более трех);

• поиск данных с использованием формы данных;

• отбор записей из списка с использованием автофильтра и расширенного фильтра;

• получение промежуточных итогов по группам записей.

Для ввода, просмотра и редактирования данных списка удобно использовать форму данных. Чтобы открыть окно формы, следует задать Данные — Форма. В диалоговом окне, имеющем заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа, можно выбрать одну из следующих возможностей:

• Добавить — ввод новой строки в список;

• Удалить — удаление текущей строки из списка;

• Вернуть — восстановление данных;

• Назад — перемещение на одну строку назад по списку;

• Далее — перемещение на одну строку вперед по списку;

• Критерии — задание критериев поиска данных;

• Закрыть — завершение диалога.

Список можно отсортировать по алфавиту, по числовому значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля.

Чтобы отсортировать список, следует:

• выделить область списка. Для этого достаточно указать одну ячейку списка. После подачи команды сортировки Excel автоматически выделит весь список. Однако в этом случае итоговая строка списка (если она не отделена от списка пустой строкой) также будет включена в сортировку;

• задать Данные— Сортировка;

в диалоговом окне Сортировка диапазона в группе Сортировать по определить ключ сортирови ( Ключом сортировки является столбец, по которому Excel должен отсортировать данные) и указать направление сортировки: по возрастанию или по убыванию;

• нажать кнопку ОК.

Для выполнения быстрой сортировки (по одному ключу) используются кнопки на панели инструментов Стандартная: — по возрастанию и — по убыванию. Ключом сортировки вэтом случае является столбец с текущей ячейкой.

Excel дает возможность проводить сортировку по нескольким ключам. Многоуровневая сортировка выполняется в том случае, если в списке содержатся данные с одинаковым значением первого ключа.

Для выполнения многоуровневой сортировки следует в диалоговом окне Сортировка диапазона вгруппе Затем по указать второй, а в группе В последнюю очередь, по — третий ключ сортировки.

Дата добавления: 2014-11-20