Личная информационная система как инструмент повышения производительности менеджера

В стремительно меняющемся мире самым критичным ресурсом для любого сотрудника становится время на выполнение многочисленных возложенных на него должностных обязанностей.

Возникло целое направление - тайм менеджмент или управление временем. Многочисленные публикации и рекомендации по данной тематике ориентированы на построение эффективного стиля работы сотрудника в организации, повышение его личной производительности и команды в целом. Появился даже специальный термин «Team Collaboration».

За последние годы на рынке средств управления информацией выделилось несколько направлений развития личных информационных систем (Рersonal Information Manager - PIM):

· электронный вариант книжек-ежедневников,

· электронной системы учета деловых контактов для лиц, чья работа строится на использовании телефона и рассылке корреспонденции,

· гибриды первых двух типов.

Сегодня в связи с повсеместным распространением сетевых технологий и электронной почты все эти категории личных информационных систем пересекаются еще в большей степени, чем когда-либо ранее.

В общем случае личные информационные системы способны работать на уровне групп, системы управления деловыми контактами могут управлять расписанием, а большинство изделий позволяют совместно использовать календарь всей рабочей группе.

При выборе личной информационной системы следует обратить внимание на следующие функциональные возможности конкретного программного продукта в части:

· составления расписаний и планирования времени,

· работы с заданиями и перечнями дел,

· использования адресных справочников,

· средствами поиска нужной информации,

· телефонными звонками и другими средствами унифицированных коммуникаций,

· неструктурированной и архивной информацией.

Набирает популярность использование возможностей синхронизации записей и заметок.

Функциональные возможности в области составления и планирования времени включают в себя:

· Настройку рабочего дня/рабочей недели,

· Настройку интервала времени для планирования,

· Планирование регулярных событий и праздников,

· Представление и уведомление о наступлении ежедневных и еженедельных событий,

· Ведение расписания встреч,

· Ежемесячное/ежегодное представление расписания встреч.

Личная информационная система должна упростить менеджеру работу с заданиями и перечнем дел, иметь возможность назначения приоритетов задач, передвижки для незавершенных задач, функции ведения архива заданий после их выполнения.

Для ведения электронного еженедельника как на настольном компьютере, так и почти на любом мобильном устройстве легко подходит пакет Microsoft Outlook. Для работы с деловыми контактами функциональность пакета может быть расширена дополнительной надстройкой Business Contact Manager. Простые заметки легко создаются с помощью пакета Microsoft OneNote. Очень перспективными решениями для личной и группой работы являются Microsoft SharePoint, Microsoft Groove Server или Lotus Workplace (Messaging, Team Collaboration, Collaborative Learning) от компании IBM.

Дата добавления: 2014-11-20