Тема 7планування ресурсів і витрат

План

7.1 Оцінка та планування ресурсів

7.2 Побудова ресурсних гістограм

7.3 Моделювання і календарне планування ресурсів

7.4 Планування затрат

Основні терміни та поняття: шляхи вирішення потреби в ресурсах; оцінка обсягу необхідних ресурсів; гістограма потреби у ресурсах; згладжування ресурсних гістограм; послідовний та паралельний методи розподілу ресурсів; види проектних витрат; структура витрат; кошторис витрат; методи оцінки витрат.

7.1 Оцінка і планування ресурсів

Під ресурсами в проекті розуміють робочу силу, техніку (машини, устаткування), матеріали і грошові кошти. Це різно­манітні товари, необхідні для виконання робіт, що є обов'яз­ковою умовою здійснення будь-якого проекту.

Одне із важливих питань — як пов'язати календарне плану­вання робіт із плануванням потреб у ресурсах. Як правило, осно­вна проблема полягає у відповідності наявної і необхідної ро­бочої сили, оскільки інші види ресурсів легше забезпечити на необхідному рівні. Ідеальна ситуація — коли потреби в ресурсах збігаються з їх наявністю. На жаль, в управлінні проектами це трапляється дуже рідко, тому потрібно шукати компроміс.

Якщо потреба в ресурсах перевищує можливості, існують три шляхи її вирішення:

• відкласти (затримати) роботу в межах запасу часу;

• скоригувати терміни їх виконання відповідно до обмежених «Ресурсів (тобто якщо ресурси лімітовані, заздалегідь обмежені, то Треба змінити календарний план);

• скоригувати інтенсивність використання ресурсів у межах встановленого часу (якщо дати змінити не можна, то збільшуємо, наприклад, тривалість робочого дня).

Оцінка обсягу необхідних ресурсів безпосередньо залежить від обсягу робіт, який треба виразити у трудомісткості. Число працюючих визначається за формулою:

(7.1)

де Т — трудомісткість роботи;

Ф_кор — корисний фонд часу одно­го працівника.

Далі необхідно зіставити цю чисельність із запланованою три­валістю роботи. Так, якщо на певну роботу треба витратити 120 людино-днів, то цю потребу можна задовольнити по-різному:

12 люд. х 10 днів;

6 люд. х 12 днів;

4 люд. х ЗО днів;

3 люд. х 40 днів.

Якщо час і сукупні витрати вже визначено, то завдання поля­гає в тому, щоб узгодити ресурси з цими обмеженнями. При цьо­му потрібно брати до уваги такі чинники:

а) обмеженість простору лімітуватиме чисельність людей, які працюють у даному приміщенні;

б) обмежений доступ до об'єкта веде до необхідності узгодити відповідні потреби в матеріалах та устаткуванні (спорудження будинку на схилі гори);

в) обмежена кількість комп'ютерів і машин;

г) вимоги безпеки праці, що не дозволяють позаурочні роботи;

д) продуктивність часто безпосередньо залежить від ефектив­ності керівництва.

Визначення сукупної потреби в людських ресурсах визначає­ться за допомогою таблиці по кожному виду професії (табл. 7.1).

Таблиця 7.1

Визначення потреби у людських ресурсах

Код роботи	Вид ресурсу	Необхідна кількість у день, чол.	Тривалість використання ресурсу	Термін початку використання ресурсу
А	маляр		2 дні
	(може бути прізвище)		(може бути мен­шою, ніж трива­лість усієї роботи)	(різниця між початком роботи за графіком і початком використання ресурсу)

Якщо на одну роботу треба більше ніж один вид ресурсу, то кожний вид ресурсу показують окремим рядком і визначають су-I марну потребу окремо по кожному виду ресурсу.

7.2 Побудова ресурсних гістограм

Після того як ресурси визначені й скоординовані з календар­ним планом, треба зіставити їх із наявними ресурсами фірми. Потрібно взяти до уваги:

• нормальну продуктивність праці (з урахуванням рівня під­готовки і кваліфікації);

• існуючі зобов'язання стосовно інших проектів (якщо з одно­го джерела береться робоча сила);

• очікуваний рівень невиходів (через хвороби та інші причи­ни, які інколи становлять близько 25 %);

• збільшення обсягу ресурсів, що можливе за рахунок:

а) позаурочних годин;

б) використання субпідрядників;

в) зміни режиму роботи за проектом, що зумовить зміну пла­нів по ресурсах.

Ці шляхи вимагають більших затрат, що потрібно враховувати під час їх оцінки.

Наявність ресурсів доцільно подати за допомогою таблиці:

Таблиця 7.2

Календар та обсяги наявних ресурсів

Вид ресурсу	Наявна кількість у день, чол.	Дата початку	Дата кінця
Маляр		1.12	30.12
—		9.01	31.01

Як бачимо з таблиці, під час різдвяних свят зазначений ресурс відсутній.

На підставі наведеної інформації маємо гістограму наявності ресурсів (рис. 7.1).

Рис. 7.1. – Гістограма наявності ресурсів

Отже, таблиця і гістограма не пов'язуються з роботами, а про­сто фіксують кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу. Вони дають змогу проконтролювати, чи не заплановані якісьроботи у періоди, коли відсутні ресурси (державні, релігійні свята і т. ін.).

Гістограма потреби у ресурсах подібна до стовпчикових діа­грам, де по горизонтальній осі вказуються календарні терміни, по вертикальній — щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресурсів по кожній професії окремо. Вона дуже широ­ко застосовується у плануванні проектів, оскільки є наочною, її легко зрозуміти і поєднати з іншими аспектами планування. Для її побудови треба мати:

• календарний графік для ранніх строків (робимо припущен­ня, що намагаємося виконувати всі роботи якомога раніше);

• прогнози потреби у ресурсах у розрізі робіт.

Гістограма ресурсів будується виходячи з потреби по всіх ро­ботах додаванням (табл. 7.3).

Таблиця 7.3

Потреба у малярах

Робота	Дата початку	Дата кінця	Необхідний ресурс на день, чол.
А
В
С
D
Е
F

На підставі показників цієї таблиці будується календарний графік потреби у певному ресурсі по всіх роботах (рис. 7.2).

Рис. 7.2. – Календарний графік потреби у ресурсі

Зіставлення необхідних і наявних ресурсів дає змогу визначи­ти нестачу або надлишок їх. У наведеному прикладі протягом третього і четвертого дня, коли паралельно виконуються роботи В і С, нестача ресурсів становить 4 чол. (необхідна чисельність — 16 малярів, наявна — 12), в інші дні спостерігається надлишок наявних ресурсів (рис. 7.3).

Рис. 7.3. – Діаграма потреби у ресурсі

Нестача ресурсу призводить до збільшення тривалості вико­нання роботи, якщо на це не звернути уваги. Шляхами подолання означеної проблеми є:

• позаурочний час роботи (при цьому не треба залучати нових працівників, але знижується продуктивність наявних);

• збільшення робочих змін (зростає рівень використання устат­кування, проте слід брати до уваги можливу кількість розміщення людей в обмеженому просторі);

• підвищення продуктивності праці (за допомогою освіти і тренування);

• принцип «зробив і пішов»: працівник може піти з робочого місця після завершення необхідного обсягу робіт (якщо навіть йому сплачують за робочий день або зміну), в такий спосіб робо­ти не будуть розтягуватись у часі;

• залучення субпідрядників (збільшується тимчасова робоча сила, але вона є дорожчою. Це також нагода зіставити продуктив­ність своїх працівників із залученими ззовні. Інколи вона підви­щується, але треба слідкувати за якістю і моральним кліматом);

• крива навчання (з виконанням однакової роботи витрати ча­су знижуються у міру набуття навичок і зростання продуктивнос­ті праці робітників). Наприклад, якщо випускають серії подібних вимірювальних приладів, то витрати часу із кожною наступною серією скорочуються, як це бачимо з рис. 7.4.

Рис. 7.4. – Крива навчання

Серії	Затрати часу, людино-годин
1 серія
2 серія
3 серія
4 серія

Надлишок ресурсів — це також проблема, оскільки непрацю­ючим треба все одно платити заробітну плату. Ці витрати можна скоротити шляхом:

• спрямування вільних ресурсів на виконання критичних робіт;

• виконання складових частин заздалегідь;

• установки устаткування заздалегідь;

• тренінгів персоналу на майбутнє;

• оцінки минулих проектів, аби передбачити тенденції у вико­ристанні ресурсів, і, відповідно, звільнення зайвих працівників.

Прибутковість компанії у довгостроковий період залежить від ефективності використання ресурсів.

7.3 Моделювання і календарне планування ресурсів

Моделювання типу «що... якщо...» стало популярним засо­бом у менеджменті проектів. Воно дає змогу плановикам варію­вати певні параметри і визначати вплив їх на проект. Ці процеду­ри передбачені відповідним програмним забезпеченням.

Дані моделі використовують у таких ситуаціях:

— обмеженості часу;

— обмеженості ресурсів;

— зміни режиму роботи (робочий тиждень збільшується на один день);

— збільшення кількості ресурсів;

— скорочення тривалості виконуваних робіт;

— поділу роботи на дві або більше частин;

— визначення додаткових затрат при використанні субпідрядників. Таке моделювання дає змогу передбачити майбутнє і відкри­ває шлях до ефективного планування і контролю.

Дата добавления: 2014-12-08