Текст документов

ТРЕБОВАНИЯ К СЛУЖЕБНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Справочно-информационная документация

Финансово-расчетная документация

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и уч­реждениями.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адре­сату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной свя­зи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами.

Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ;

определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; ус­тановление постоянного расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты:

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Коды.

5. Наименование министерства или ведомства.

6. Наименование учреждения, организации или предприятия.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Адресат.

9. Резолюция.

10. Гриф учреждения.

11. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер теле­тайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского сче­та.

12. Название вида документа.

13. Дата.

14. Индекс (номер документа).

15. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

16. Место составления или издания.

17. Отметка о контроле.

18. Заголовок к тексту.

19. Текст.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

Текст является основным, главным реквизитом формуляра документа. Печата­ется он через полтора межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге формата А5. Через два межстрочных интер­вала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа — точное и правильное освещение событий. Формули­ровки документа должны быть правильными в юридическом ртношении. Текст до­кумента должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных до­кументов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю.

Вместе с тем в современном русском языке принято выделять такие функцио­нальные стили:

1) публицистический;

2) научный (научно-технический);

3) официально-деловой.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных до­кументах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.), терминов и профессионализмов; предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соот­ветствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, чет­кость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.

Обычно тексты большинства служебных документов состоят из двух частей:

• вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

• основной, в которой излагаются предложения, просьбы, выводы, решения. В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия ви­да документа, даты и номера.

Широкое распространение в служебных документах получило применение со­кращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Типовые (трафаретные) тексты. По содержанию документы делятся на ин­дивидуальные и типовые (трафаретные). В настоящее время большая часть доку­ментов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Такие документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако диапазон производственных ситуаций, дающих повод для составления документов, сравнительно ограничен. Это требует унификации и типизации документов. Типовой текст, таким образом, есть отражение стандартной управленческой ситуации.

В настоящее время количество применяемых в учреждениях и на предприятиях трафаретных текстов невелико. Однако целесообразность их использования нали­цо.

Практический опыт показывает, что применение типовых текстов и трафарети-зированных бланков позволяет увеличить скорость составления документов в 3—5 раз, при этом затраты на унификацию текстов окупаются в 1,5—2 года [202, 204].

В тексте желательно избегать неправильных словоупотреблений («приветствие в адрес», «передовой форпост науки» и др.); словесных штампов («надо отме­тить», «необходимо указать», «учитывая вышеизложенное» и др.); канцеляризмов («за счет», «в частности», «по линии» и т.д.); тавтологии (повторения того же само­го другими словами — «хронометраж времени», «промышленная индустрия» и т.д.); устаревших слов (архаизмов — «впредь», «надлежит» и др.).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничто­жения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение докумен­тов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполне­ние, контроль исполне­ния, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

Блок-схема работы с входящими документами

Обработка посту­пающих документов. Прием и обработка посту­пающих документов осу­ществляются секретарем.

Поступающие доку­менты проходят следую­щие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение доку­ментов руководством;

• направление на ис­полнение;

• контроль исполнения;

• исполнение;

• подшивку документов в дела.

Обработка исходящих документов состоит из следующих этапов:

Составление проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

Подписание руководителем

Регистрация

Постановка индекса (номера)

Проверка правильности адреса

Отправка адресату

Подшивка второго экземпляра

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭВМ В РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

При решении задач документационного обеспечения управления реальной необхо­димостью стало использование электронной техники. Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям:

• документирование;

• организация работы с документами.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных до­кументов. Такие программы называются текстовыми редакторами: Лексикон, Word и др.

У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных является Лексикон. Он предназначен для об­работки несложных документов на русском и английском языках.

С помощью текстового редактора можно:

• составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ;

• находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст;

• автоматически форматировать абзацы текста или весь текст;

• переносить фрагменты текста из одного места в другое или из одного документа в другой;

• оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера;

• находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;

• одновременно редактировать несколько документов. Составление документа мож­но производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее вве­денных в память ЭВМ и хранящихся в отдельных файлах.

Все большую популярность приобретают постоянно обновляющиеся версии тексто­вого процессора Word for Windows (WinWord). Текстовый процессор Win Word выполня­ет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование доку­ментов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использо­вание словаря символов и т.д.

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подго­товки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по органи­зации работы с документами.

При большом документообороте можно успешно использовать системы управления базами данных (СУБД). Такая система позволяет относительно просто создавать само­стоятельно базы данных (БД) с различными структурами, вносить в них необходимые изменения и дополнения, хранить данные в одном и более файлах. Они могут быть свя­заны между собой или независимы друг от друга. Данные БД хранятся в табличной форме.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

• при внесении сведений о документе в БД формируется единая справочная система по документам предприятия;

• ежедневно можно производить выборку документов с заданием строки исполнения. Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в

эксплуатации, позволяет ввести сложнейшие базы данных с большим числом показате­лей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Ввод данных, получе­ние выходных форм и распечатка осуществляются средствами, предоставляемыми сис­темой.

Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПЭВМ, выполняющих об­работку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ЭВМ, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (сканер, принтер и т.д.).

Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ.

С учетом специфики деятельности работников документационного обеспечения управления создается АРМ — это место пользователя, оборудованное средствами, не­обходимыми для автоматизации его функций: ЭВМ, принтер, факс-модем, сканер и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Она позволяет:

• отправить документы адресатам, входящим в автоматизированную информацион­ную систему;

• получать подтверждения доставки документов по назначению;

• выводить на экран дисплея полученные документы;

• изменять и редактировать экземпляры, хранить их в памяти ПК и пересылать дру­гому лицу;

• распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

• отправлять документы одному лицу или группе пользователей по списку;

• составлять и прикреплять к документам резолюции. Документ, полученный и со­ставленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при на­личии подписи должностного лица.

Дата добавления: 2014-12-08