Планировка рабочих мест

Кабинет (офис) руководителя организации может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.

Наиболее характерна для рабочего места руководителя Т-образная планировка, когда непосредственно к рабочему столу перпендикулярно ставится стол-приставка для совеща­ний.

При этом следует соблюдать следующие правила:

• отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия,
отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;

• смежные отделы должны располагаться рядом. Например, зал заседаний
должен размещаться рядом с кабинетами руководства и отделами, которые будут
его часто использовать. Канцелярия должна располагаться на одинаковом рассто­янии от всех отделов.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следую­щие требования:

• рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом об­
работки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудни­ков и документов;

• площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует
нормативной;

• расстояния между рабочими местами, рабочими местами и стенами, проходы
не затрудняют передвижения;

• предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зо­ной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления,
обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

• предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где распо­лагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;

• группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности
выполняемых работ;

• столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей, размещают
ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;

• шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования располо­жены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

• естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

• обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств
оргтехники;

• исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов
отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);

• рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее влияние улич­ных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и пе­чатающего устройства, определить места подключения питания.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ

Офисная техника. Важными составными частями современного кабинета (офиса) являются компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы, средства связи.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлеж­ностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может
быть следующий:

1. Профессиональная персональная ЭВМ (1 компл.).

2. Коммутатор директорский (1 компл.).

3. Часы настольные электронные (1 шт.).

4. Прибор канцелярский (т шт.).

5. Папки с быстродействующим прижимом (6 шт.).

6. Лотки для документации (2 шт.).

7. Блокнот-шестидневка (1 шт.).

8. Деловой блокнот (1 шт.).

9. Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор).

10.Линейка пластмассовая (1 шт.).

11.Клеевой карандаш (1шт.).

12.Лента липкая прозрачная и цветная (наборJ.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляют, как правило, исходя из критерия «качество—стоимость» в интересах наиболее эффективного вложе­ния средств и их окупаемости.

Неотъемлемой частью кабинетов (офисов) являются факсы. Прежде чем приобре­тать факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких, как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержа­ние телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

• оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения
тех, кто вам звонил;

• переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасе­ния, что вас потревожат ненужными звонками;

• в некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит,
решать прямо по ходу действия — снимать трубку или нет;

• вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального або­нента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Автоответчик позволяет вам даже обходиться без услуг секретаря, обычно отвечаю­щего на звонки вместо вас. Возьмите себе за правило всякий раз, уходя из комнаты, пе­реключать телефон на автоответчик. Вскоре это войдет в привычку, и вы станете де­лать это автоматически. У вас будет полная уверенность, что ни один важный звонок не останется без внимания.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для вы­полнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей кор­респонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

к средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспо­собления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их датирования, регист­рации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картоте­ки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная поч­та.

Одним из современных технических средств, способствующих совершенствованию условий труда руководителя, являются и автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и мето­дическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его ра­бочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего являются персональные ЭВМ, расположенные непосредственно на рабочем месте руководителя. Основой информационного обеспе­чения АРМ руководителя являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимые для выполнения работы на данном рабочем месте.

Требования руководителя к информационной системе, как правило, распространя­ются на следующие задачи:

• систематизированное хранение информации;

• быстрый поиск информации;

• регулярное обновление информации и ее корректировка;

• статистическая обработка данных для выявления тенденций и прогноза;

• доступ к данным других ЭВМ и др.

Дата добавления: 2014-12-08