Сортировка, поиск и фильтрация записей

Связывание таблиц

Создание таблиц

Работа с таблицами

Покажем порядок работы с таблицами и со всей базой на примере базы “Выпуск изделий” (п. 1.5.2). Таблицы могут создаваться кон­струк­тором или мастером путем ввода значений, копированием или свя­зы­ванием существующих таблиц из других баз данных или электронных таблиц. Обычно таблица создается в режиме конструктора (рис 3.2.4.1.1).

Рис. 3.2.4.1.1. Окно конструктора таблиц

В нижнем правом углу окна выводится синим цветом опиcание те­ку­ще­го элемента окна. Имена полей, таблиц и других объектов могут со­дер­жать любые символы, кроме точки, знака восклицания, апострофа, квад­рат­ных скобок. Ес­ли предполагается использование Visual Basic [5], то вместо пробелов ре­ко­мен­дуется использовать знак подчеркивания.

Рекомендуется по­ля с одинаковым содержанием называть одним именем и ука­зывать один тип для автоматического связывания таблицы.

Тип поля задается в колонке Тип данных: Текстовый (строка любых символов до 255 символов, незначащие пробелы не хранят­ся в поле), Поле MEMO (текстовое поле длиной до 65535 символов), Чис­ло­вой, Дата/Время, Денежный, Счетчик (автоматически устанавли­ва­­емый уникальный номер для каждой новой записи), Логический (Истина/Ложь, Да/Нет, -1/0), Поле объекта OLE (ссылка на объект любой при­роды: изображение, звук, документ Word или Excel идр.), Гиперс­сылка (гиперссылка на документ или файл на том же компьютере, в ло­кальной сети или в Internet (п. 3.9)), Мастер подстановок.

Подстановку можно задать и через свойство поля Подстановка (рисунок 3.2.4.1.1). Подстановка позволяет не вводить значение поля, а выбирать его из спис­ка значений или из таблицы. Обычно для поля с кодом формируется под­ста­­новка из таблицы или списка с наименованием кода. Ес­ли ука­зать нулевую ширину столбцов, то в таблице вместо кода выводится его наименование.

Ключевые поля задаются кнопкой Ключевое поле после их выде­ле­ния. Если ключ отсутствует, то его можно создать искусственно в виде поля типа Счетчик.

Индексы ускоряют поиск записей по проиндексированным полям. Для формирования составного индекса используется кнопка Индексы конструктора таблиц. В каждой строке окна Индексы указывается имя индексного поля в колонке Имя поля, а имя всего индекса указывается один раз в строке с именем первого индексного поля в колонке Индекс.

Связывание таблиц производится в следующей последовательности.

Нажмите кнопку Схема данных и выберите связываемые таблицы из окна Добавление таблицы кнопкой Добавить или двойным щелчком по именам таблиц и закройте это окно. Если типы и име­на полей связи сов­па­дают и одно из полей является ключевым, то связи устанавливаются ав­то­матически (как для нашей базы) (рисунок 3.2.4.2.1). Ина­че связь ус­та­нав­ли­ва­ют путем перетаскивания мышкой поля связи из одной таблицы на поле связи другой, и появится окно Изменение связей (рисунок 3.2.4.2.2).

Рис. 3.2.4.2.1. Окна схемы данных и добавления таблицы

В окне Изменение связей (вызывается для выделенной ли­нии связи командой Связи/Изменить связь) установим контроль це­лост­ности данных (п. 1.3.4) и параметры объединения (рисунок 3.2.4.2.3) таблиц кнопкой Объединение (рисунок 3.2.4.2.2).

Рисунок 3.2.4.2.2. Окно изменения связей

Рис. 3.2.4.2.3. Окно параметров объединения

После установки всех связей закроем окно схемы данных с сохранением этой схемы.

Для работы с таблицей имеются соответствующие команды меню и кнопки. Рассмотрим основные процедуры обработки.

Сортировка. Выделим соседние колонки и нажмем кнопку Сортировка по возрастанию/убыванию. При сортировке колонка справа имеет меньший приоритет. При необходимости колонки можно пере­мещать для обеспечения нужного порядка сортировки.

Поиск отдельной записи и замена значений реализуются кнопкой Поиск, которая выводит окно поиска и замены (рисунок 3.2.4.3.1).

Рис. 3.2.4.3.1. Окно поиска и замены

Фильтрациязаписей осуществляется одним из четырех способов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, фильтр для и расширенный фильтр. Отмена/применение фильтра реализуется кнопкой Удалить/Применение фильтра.

Фильтр по выделенномуфрагменту задается в следующем виде: выделяется нужный фрагмент значения в таблице, и нажимается кнопка Фильтр по выделенному или команда Исключить выделенное. Фильтр автома­ти­чес­ки сохраняется для повторного использования.

Фильтр для устанавливается аналогично командой Фильтр для из контекстного меню, но значение условия поиска (значение, выражение) вводится в поле Фильтр для. Клавишей Tab можно приме­нить фильтр, не закрывая контекстное меню.

Обычный фильтр формируется следующим образом:

1. Открывается таблица, и нажимается кнопка Изменить фильтр.

2.

При использовании ранее запомненного фильтра нажмите кнопку Загрузить как запрос. В окне изменения фильтра укажем условия отбора записей (рисунок 3.2.4.3.2). Условия в одной строке связаны логическим оператором “ И”, а в раз­лич­ных строках (страницах Или окна) - оператором “ Или ”.

Рис. 3.2.4.3.2. Окно изменения фильтра

3.

Для получения результирующего набора нажмите кнопку При­ме­не­ние фильтра (рисунок 3.2.4.3.3).

Рис. 3.2.4.3.3. Результирующий набор после применения фильтра

4. Для сохранения фильтра нажмите кнопку Сохранить как запрос.

5.

Результирующий набор можно сохранить в нужном формате командой Файл/Экспорт или отправить по электронной почте командой Файл/Отправить.

Расширенный фильтр формируется командой Записи/Фильтр/Рас­ши­ренный фильтр аналогично обычному фильтру (рисунок 3.2.4.3.4).

Рисунок 3.2.4.3.4. Окна расширенного фильтра и просмотра результирующего набор

Дата добавления: 2014-12-10