Формирование и использование внешних данных

Существуют два режима использования внешних данных: им­пор­ти­ро­вание (копирование) данных в таблицы Access и присоединение данных к базе без их копирования. Работа с внешними данными производится че­рез драйверы ISAM (Index‑Sequential Assecc Method ‑ индек­сно‑пос­ле­до­ва­тель­ный метод доступа) или ODBC (Open Database Connectivity ‑ от­кры­тый доступ к данным).

Присоединение или импортирование внешних данных выпол­ня­ет­ся одной из команд: Файл/Открыть, Файл/Внешние данные/Связь с табли­цами или Файл/Внеш­ние дан­­ные/Импорт. Далее выбирается тип внеш­не­го файла или тип ODBС Databases (для выбора типа драйвера OBDC). Далее продолжает работу соответствующий мастер импорта или при­соединения данных. При работе с внешними данными Access авто­ма­ти­чески преоб­ра­зует типы внешних данных в типы Access. Нельзя изменить структуру присоединенной таблицы, но можно изменить ее название (при этом имя файла внешней таблицы не изменяется). В ре­жи­ме конструктора можно изменить форматы, число знаков после запятой, над­пи­си, маски ввода по­лей (без изменения свойств этих полей в источнике).

Для изменения адресов файлов используется диспетчер связаных таблиц, вызываемый ко­ман­дой Сервис/Служебные программы/ Диспетчер связанных таблиц. Отметьте нужные файлы, нажмите кнопку OK и в окне выбора нового расположения откройте этот файл.

При работе с электронными таблицами в первой строке укажите имена колонок. Для импортирования диапазона ячеек выделите эти ячейки вместе со строкой заголовка, выполните команду Вставка/Имя/Присво­ить для присвоения имени выделенному диапазону и далее следуйте указаниям мастера импорта.

Рекомен­ду­ет­ся при работе с текстовыми файлами в первой строке указать в кавычках имена колонок. Символьные значения поля зак­лю­чаются в ка­выч­ки. Используют два формата: с раз­де­ли­те­лями (;) и с фик­си­рованной шириной полей. Можно запомнить спецификацию импорта кнопкой Дополнительно. Появится окно специ­фи­кации, в котором можно изме­нить отдельные параметры, а кноп­ками Сохранить как или Спецификация можно сохранить или открыть ранее сохраненную спецификацию.

Для формирования внешних данных используется команда Фа­йл/Эк­спорт после выделения в окне базы экспортируемой таблицы. Далее выби­рают тип и сам файл. Работу продолжает соот­вет­ствующий мастер экс­пор­та. Для экспорта в приложения Microsoft Office используется команда Связи с Office.

При импорте или экспорте данных можно использовать буфер об­ме­на Windows кнопками Вырезать (^X), Копировать (^C), Вставить (^V).

Дата добавления: 2014-12-10