Методы совершенствования бизнес-процессов

Улучшения деятельности фирмы можно достигнуть путем совершенствования бизнес-процессов, происходящих в ней. Выделяют четыре подхода к улучшению бизнес-процессов:

- методика быстрого анализа решения (FAST);

- бенчмаркинг процесса;

- перепроектирование процесса;

- реинжиниринг процесса.

Методика быстрого анализа решения может применяться к деятельности любого уровня, начиная с основных процессов и кончая уровнем мероприятий. Аналитическая часть реализуется в ходе одно- или двухдневной встречи, в ходе которой определяются источники проблемы и методы их решения. Типичными улучшениями при применении этого метода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5-15 % за 3-месячный период.

Разработка и реализация подхода FAST может быть подразделена на семь этапов:

1) Определяется проблема или процесс, кандидат на FAST.

2) Заказчик поддерживает инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить.

3) Назначается команда FAST, подготавливается набор целей и одобряется заказчиком.

4) Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для разработки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3-х месяцев.

5) По истечении совещания заказчик присоединяется к совещанию и команда FAST представляет ему свои выводы.

Заказчик одобряет или отвергает предложение улучшения.

7) Одобренные решения внедряются членами команды FAST в течение следующих 3-х месяцев.

Бенчмаркинг процесса – это метод улучшения бизнес-процесса, основанный на изучении того, как разные организации выполняют одинаковые или похожие операции. При бенчмаркинге ключевые процессы идентифицируются, уясняются и сравниваются с лучшими эквивалентными процессами для определения нежелательных расхождений. Обычно, основываясь на сравнительном анализе, определяют несколько организаций, которые функционируют лучше, чем организация, проводящая это исследование. После этого команда, проводящая бенчмаркинг, оценивает процессы другой организации для того, чтобы определить, почему они функционируют лучше, чем в данной организации. Команда, проводящая бенчмаркинг, использует полученную информацию для разработки и внедрения улучшенных процессов, сочетающих в себе лучшие черты процессов «эталонных» организаций, и при этом часто создавая процессы, которые оказываются лучше, чем любой из изучаемых ими ранее.

Обычно бенчмаркинг процесса позволяет снизить затраты, длительность цикла и уровень ошибок на 20-50 %, а сам метод применим примерно к 5-20 % основных процессов организации.

Перепроектирование процесса осуществляется путем концентрации усилий команды по улучшению процесса на совершенствовании существующего процесса. Этот метод обычно применяется к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент. Обычно перепроектирование процесса снижает затраты, длительность цикла и количество ошибок на 30-60 %, а сам метод применим к 70-90 % основных бизнес-процессов.

При перепроектировании процессов строится имитационная модель текущего состояния (As Is). После этого применяется набор средств, улучшающих функционирование процесса, включая: устранение бюрократии и дублирование, упрощение методов, защита от ошибок, стандартизация, автоматизация, применение информационных технологий и др.

Реинжиниринг процесса – наиболее радикальный из всех четырех подходов к улучшению бизнес-процессов. Его также называют инновацией процесса, поскольку успех в основном основывается на инновациях и творческих способностях команды по улучшению процесса. Реинжиниринг процесса, если проводить его правильно, снижает затраты, длительность цикла и уровень ошибок на 60-90 %.

Реинжиниринговые проекты проводятся специально подобранными командами сотрудников. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и помощника, и их коллективная обязанность – вместе со своим лидером использовать предоставленную им методику для реинжиниринга того или иного бизнес-процесса. В основном, они делают это в ходе обычных собраний группы, хотя совершенно нормально, когда определенная работа проводится и в промежутке между собраниями. Собрания обычно продолжаются полдня и проходят каждые две недели на протяжении реализации всего проекта, длящейся не менее нескольких месяцев, а может быть, и более года – в зависимости от масштаба и сложности преобразовываемого процесса.

Команда должна состоять из пяти-семи человек, в идеале из семи, включая лидера и коммуникатора. Именно такое число является оптимальным для подобной работы.

Выбор процессов осуществляется на семинаре. Вначале выбирается миссия организации или подразделения. Затем формулируется небольшое число целей более низкого уровня, которые непосредственно вытекают из главной цели заявленной в миссии. Они являются критическими факторами по отношению к успеху организации, заявленному в миссии и обычно называются критическими факторами успеха. На этом этапе заполняется таблица с процессами и оценками их работы на предприятии, после чего команда может перейти к следующему этапу, который состоит в выборе процессов для реинжиниринга. Существует по крайней мере четыре критерия, которые можно использовать для отбора процессов: стратегическая важность процесса, его жизнеспособность, ожидания клиентов и возможности.

Следующая задача – определение границ выбранных процессов, в первую очередь поставщиков и клиентов. В результате описания процесса составляется карта процесса. Карта позволяет команде увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами, которые нужно сохранить в новом процессе. Карта процесса также позволяет команде разрабатывать различные альтернативы существующему процессу и сравнивать их, решая, какую из них выбрать. Разработанные программные пакеты для моделирования процессов на ЭВМ позволяют вводить (и изменять) ключевые параметры в разрабатываемые процессы для выявления возможно узких мест или для наглядного представления объема работы, требуемого для достижения этих параметров.

Дата добавления: 2014-12-16