Хранение сообщений

В ряде систем электронной почты сохраняются копии каждого послан­ного сообщения. Возможно автоматическое сохранение и каждого получен­ного сообщения.

Средства архивирования позволяют выбрать, какие сообщения следует сохранить, а какие удалить. Архивирование может сопровождаться сжати­ем всех сохраняемых сообщений для уменьшения количества занимаемой ими дисковой памяти.

Многие пакеты позволяют использовать метафору шкафа с папками, распределяя сообщения по папкам. Например, создаются папки «Личные сообщения» и «Результаты маркетинга». Такой шкаф с папками распола­гается либо на файловом сервере (главном компьютере сети), либо на жестком диске вашего компьютера. Некоторые папки общедоступны и аналогичны доскам объявлений. Можно создавать иерархическую структуру папок (папки в папках), удалять их, переименовывать или изменять их содержимое.

Программное обеспечение электронной почты позволяет создать для вас шкаф с папками в собственной базе данных. В некоторых случаях системы электронной почты используют файловую систему операционной системы, где для каждой папки создается свой каталог. Это позволяет обращаться к сообщениям из других прикладных программ.

Пакеты электронной почты с расширенными возможностями позволяют хранить связанные сообщения. Последовательность сообщений запоминается в формате, имитирующем диалог. Если, например, клиент обратился к вам два месяца назад, то можно просмотреть всю переписку с ним, включая его первое письмо, ваш ответ, его ответ на ваш ответ и так далее.

После сохранения сообщения могут быть отсортированы и (или) найдены по набору признаков. Сообщения выбираются в зависимости от имени от­правителя, темы, даты, времени отправления сообщения, определенного ключевого слова или же осуществляется контекстный поиск по тексту всех сообщений для нахождения определенного слова или фразы.

Списки рассылки

Списки рассылки содержат наборы имен, объединенных под одним заголовком и рассматриваются, как один адрес электронной почты. Это позволяет, например, послать короткую записку всем сотрудникам отдела мар­кетинга, указав при адресации сообщения лишь одно слово «Маркетинг».

Некоторые пакеты позволяют системному администратору создавать встроенные в систему общие списки рассылки. Это удобно для объединения адресатов в группы при рассылке почты всем сотрудникам подразделения или организации. Отдельные списки рассылки могут быть секретными или доступными лишь определенной группе людей. Пользователи могут созда­вать свои собственные списки рассылки, позволяющие осуществлять мас­совую рассылку писем простыми средствами. Такие списки легко редак­тировать, их можно импортировать из других программных приложений, таких как базы данных или другие системы электронной почты.

Списки рассылки имеют еще одно применение: они удобны, когда люди объединяются по интересам, причем каждый список соответствует определенной теме или вопросу. Некоторые системы электронной почты позволяют подписываться на общедоступные списки рассылки. Например, если кто-то интересуется реактивными двигателями, то он выбирает список рассылки «Ракетное топливо». Любое сообщение или вопрос, которые он пошлет по этому списку, будет получен всеми лицами, указанными в списке. Любой ответ, посланный по этому списку, автоматически окажется в его почтовом ящике. Таким образом, электронная почта выполняет функции доски объявлений.

Дата добавления: 2014-11-29