Настройка справочников

После удачной установки системы Quick Sales (лок.) и базового ознакомления с ее возможностями, ее нужно подготовить к работе. Для этого необходимо:

1. Настроить общие справочники (источники, причины и т. д.).

2. Произвести общие настройки системы, при необходимости – личные (задать свой пароль для входа в систему).

3. Сформировать списки пользователей (если кто-то кроме вас будет использовать базу).

Функции разграничения прав доступа, настройка автонабора номера, сохранения резервной копии данных описаны в полном руководстве пользователя системы Quick Sales (см. Пуск/Программы/Quick Sales Free/Руководство пользователя QS).

Далее дано более подробное описание настройки доступных функций в системе Quick Sales (лок.). Итак, запустите программу. Пройдите идентификацию, как было описано выше.

Для настройки справочников выберите Справочники меню Настройки. Сделайте выбор в выпадающем списке и сформируйте его, используя кнопки

(Добавить) и

(Удалить). Изменять названия можно прямо в таблице. В дальнейшем, по мере работы с системой Quick Sales содержимое справочников можно корректировать.

При установке системы в ней сформированы в качестве образца следующие справочники: Страны/регионы, Районы/регионы, Сегменты, Типы заметок, Источнки.

Качество настройки справочников принципиально влияет на эффективность использования системы! Справочники Страны/регионы, Районы/регионы, Сегменты, Источники, имеют два уровня. Справочник Типы заметок – одноуровневый. Рекомендации по настройкам справочников приведены в таблице 1.

Название справочника	Описание справочника	Что нужно настроить
Страны/регионы	Справочник стран и регионов	Справочник Районы/Регионы позволяет указать регионам принадлежность к экономическим районам. Список регионов – определяется географическим рынком, на котором ваша компания работает (или планирует работать). Например, он может состоять как из ряда стран, так и из ряда областных районов. При неправильном определении эта характеристика станет невостребованной, например, все клиенты будут расположены в одном и том же регионе. Чтобы правильно определить этот список, необходимо выделить максимально интересующий вашу компанию географический регион и детализировать его до такой степени, чтобы каждый регион обозначал однородную часть вашего рынка. Например, для оптовых поставок продуктов по Москве имеет смысл за регион выбрать части районов – Китай-город, Выхино, Ясенево, а если ваша фирма занимается оптовыми поставками тех же продуктов по России, то 89 российских регионов
Районы/регионы	Справочник экономических районов РФ и входящих в них регионов	При удалении региона из справочника «районы», он физически не удаляется, а переносится в район «Не указано». Удалить регион можно только из списка Страны/Регионы
Сегменты	Сегменты рынка	Можно отражать сегменты по сферам деятельности, по размерам компаний, по другим признакам. Если вы будете сегментировать по сферам деятельности компаний-клиентов, то рекомендуется выбрать за основу подходящий вам отраслевой классификатор. Например, если вы работаете со многими отраслями, то можно использовать ОКДП (общероссийский классификатор видов экономической деятельности и продукции) и сократить или расширить его в зависимости от специфики вашей продукции. Если вы работаете только с одной отраслью, то за список лучше выбрать различные подотрасли
Источники	Источники, из которых клиенты узнали о вашей компании	В справочник Источники необходимо включить источники информации, из которых клиент впервые узнал о вашей компании (справочники; издания, в которых вы размещаете рекламу; выставки; конференции; интернет и т. п.). Справочник предполагает два уровня. Например, первый уровень – Выставки, Реклама, второй уровень – детально: название выставок, названия журналов, где была реклама
Типы заметок	Типы заметок. Используются в истории и планах	Примерами типов работ могут быть: телефонный звонок, встреча, отправка рекламной информации, сервисное обслуживание. Вы можете использовать любые названия типов работ. Число типов работ не ограничено. В системе типы работ будут обозначаться в поле «Заметки»

Вы можете в любой момент изменить свой пароль для работы с системой. Для этого зайдите в меню Настройки, пункт Пользователи, права добавьте свою фамилию и пометьте флажками права (что будет доступно). А затем выберите пункт Личные меню Настройки. При этомоткроется окно Личные настройки, в котором в будущем нужно будет ввести свой пароль и таким образом подтвердить свою идентификацию. Пока у вас пароля нет, поэтому нажимайте ОК.

После этого в появившихся полях окна Личные настройки вы можете назначить свой Пароль для входа в систему и электронный адрес (E-mail).

Рис. 26. Окно Личные настройки. Изменение настроек

Пароль не рекомендуется записывать, его лучше запомнить. Самый надежный пароль, который труднее всего подобрать, это случайный набор букв и цифр. Перед набором нового пароля лучше включить переключатель Показать пароль. Тогда он будет виден в поле Пароль. Обратите внимание, что в дальнейшем при запуске программы необходимо набирать пароль в том же регистре и на том же языке.

Если у вас уже накоплены данные по клиентам, например в Microsoft Excel или в других системах, то следует осуществить импорт, как описано ниже. Если ваши данные о клиентах на бумаге, то формируйте карточки клиентов вручную, как было описано выше.

Импорт клиентов доступен при активном модуле Клиенты.

Выберите пункт Импорт… в меню Клиенты. Файл, из которого производится импорт, должен быть в текстовом формате с разделителями табуляции. Первой строкой должны быть названия полей.

Укажите путь к файлу и количество контактных лиц, которое вы собираетесь импортировать, нажмите Далее.

Левая часть окна содержит список всех полей системы, в которые возможен импорт. В правой части окна напротив каждого поля системы расположен выпадающий список, содержащий все поля файла. Выбрав в выпадающем списке нужное поле файла, установите связи между полями системы и файла, т. е. из какого поля файла в какое поле системы производить импорт.

Таблица 2. Описание кнопок для установки связи между полями

Кнопка	Название	Описание
	Установить связи автоматически	Система сравнит названия полей и файла и установит связи автоматически (для полей, у которых связь еще не установлена)
	Очистить все связи	Разрывает все ранее установленные связи

После установки связей полей нажмите кнопку Далее.

В системе есть поля, которые представлены справочниками, т. е. их значения заранее определены. Эти значения должны быть заранее сформированы (см. раздел «Настройка справочников»). Если связи с такими полями установлены, то необходимо установить связи между значениями таких полей. Система считывает все возможные значения из файла и предлагает установить связи между ними. В выпадающем списке напротив поля выберите нужное значение и установите связи.

Для установки связей используйте кнопки Авто и Очистить, действия которых были описаны ранее. После установки всех связей нажмите кнопку Далее.

Все готово к импорту. Нажмите кнопку Импорт. Во время импорта система будет отображать номер обрабатываемой записи. По окончании данного процесса появится сообщение о завершении импорта.

· Если установлена связь с полем Куратор (компании или контактного лица), но не установлены связи между значениями справочников файла и системы, или установлены не все, то куратором будет установлен текущий пользователь (тот, под которым вошли в систему);

· Если связь с полем Дата регистрации (компании или контактного лица) не установлена или установлена, но имеет пустые значения, то будет установлена текущая дата;

· Если установлена связь с полем-справочником (страна, регион и т. д.), но не установлены связи между значениями справочников файла и системы или установлены не все, то значением будет – не указано;

· При импорте компаний с контактными лицами рекомендуется поля системы Куратор (компании и контактных лиц) связать с одним полем Куратор компании.