Ряд даних

Область побудови діаграми

Вісь значень

Вісь категорій

Назви осей

Легенда

Область діаграми

Назва діаграми

Графіки

Стовпчастідіаграми

Доцільно створювати тоді, коли потрібно:

Ø порівняти значення кількох наборів даних,

Ø графічно зобразити відмінності значень цих наборів,

показати зміни даних з плином часу.

Кругові (секторні)

Доцільно застосовувати тоді, коли:

Ø потрібно відобразити частини одного цілого,

Ø порівняти співвідношення частин і частин до цілого.

Доцільно використовувати:

Ø коли кількість даних у наборі досить велика,

Ø якщо потрібно відобразити динаміку зміни даних у часі,

Ø порівняти зміни кількох рядів даних.

Зв’язок діаграми із даними

Створюючи діаграму Excel зберігає зв’язки між вибраними числовими даними і їх графічним зображенням.

Зміни чисел або тексту у таблиці будуть відображатися і у діаграмі.

Алгоритм побудови діаграми

1. Внести необхідні дані за якими ми будемо будувати діаграму.

2. Виділити ці дані, та перейти на вкладку «Вставка»

3. У групі інструментів «Діаграми» вкладки «Вставка» обрати потрібний тип діаграми.

4. Після вибору типу діаграми обираємо вид діаграми

5. Діаграма побудована

Об’єкти діаграми

Рис.44. Об’єкти діаграми

Властивості об'єктів діаграми

Об'єкт діаграми	Властивості
Область діаграми	Стиль кордону, її колір, колір і вид заливки, формат назви та ін.
Область побудови	Стиль кордону, її колір, колір і вид заливки, наявність сітки і ін.
Назва діаграми, назви осей	Стиль кордону, її колір, колір і вид заливки, текст, формат шрифту, вирівнювання і ін.
Ряд	Кількість точок, їх розташування та ін.
Точка	Геометрична фігура, її розміри, стиль кордону, її колір, колір і вид заливки, наявність підписів даних та ін.
Легенда	Розташування, стиль кордону, її колір, колір і вид заливки, формат тексту та ін.
Вісь	Мінімальна і максимальна значення, ціна основних і додаткових поділів, колір і тип ліній, вирівнювання та ін.

Питання для самоконтролю:

1. Назвіть типи діаграм в Excel 2007.

2. Назвіть об'єкти діаграм в Excel 2007.

3. Який аналіз числових даних з електронної таблиці можна виконати, використовуючи діаграми?

4. Опишіть способи побудови діаграм.

5. Опишіть можливі операції редагування діаграм.

6. Опишіть можливі операції форматування діаграм.

Завдання:

1. Створіть таблицю наведеного зразка діяльності фірми «Ранок». Виконайте обчислення у порожніх комірках.

Діяльність фірми "Ранок" за 2013 рік
	Прибуток, тис. грн.
Квартал	Філія 1	Філія 2	Філія 3	Філія 4	Всього за квартал
І	12,5	24,1	6,7	45,4
ІІ	13,2	28,4	5,4	48,4
ІІІ	14,4	23,9	5,9	50,1

2. Виділіть діапазон з даними про діяльність фірми протягом трьох місяців з назвами стовпців і рядків (не враховуючи стовпець Всього за місяць).

3. Перейдіть на вкладку Вставка для побудови гістограми.

Виберіть тип діаграми: гістограму і вигляд: об'ємний варіант звичайної гістограми. (Вставка – Діаграми - Гістограма – Об’ємна гістограма)

4. Задайте такі параметри діаграми:

Назва діаграми – «Діяльність фірми «Ранок»»; (Макет – Підписи – Назва діаграми)

Заберіть лінії сітки;»»; (Макет – Осі – Сітка)

Долучіть легенду та розмістіть її знизу.»»;(Макет – Підписи – Добавити легенду знизу)

5. Відформатуйте діаграму:

Розтягніть рамку, в якій є діаграма;

Область діаграми залийте градієнтним кольором.»»;(Формат – Заливка фігури – Градієнтна)

6. Побудуйте кругову діаграму по прибутку Всього за місяць.

Виділіть діапазон з даними Всього за квартал.

Виберіть тип діаграми: кругову і вигляд: об'ємний варіант кругової діаграми.

1. Задайте такі параметри діаграми:

Назва – Всього за квартали

Легенда – знизу

8. Зберегти роботу у папку ПР Ексель – Діяльність фірми «Ранок» на робочому столі під назвою Діаграма Діяльність фірми Ранок.xls

9. Змінити дані, додати дані та відформатувати створену діаграми Вправи 1 за власним баченням.

СТВОРЕННЯ В ЕЛЕКТРОННІЙ ТАБЛИЦІ БАЗИ ДАНИХ, ВПОРЯДКУВАННЯ ТА ПОШУК ПОТРІБНОЇ ІНФОРМАЦІЇ В СЕРЕДОВИЩІ ЕТ. ФІЛЬТРУВАННЯ ДАНИХ

Програму ЕТ можна використовувати як базу даних.

В базах даних стовпець називають поле, а рядок - запис.

Для впорядкування записів бази за деяким критерієм спочатку потрібно виділити частину таблиці або всю таблицю. Після цього виконують наступні команди: Данні -Сортування. У вікні, що з'явилося, вказують поля, по яких буде проведено сортування, та задають порядок сортування (за зростанням чи спаданням). В результаті отримують таблицю, записи будуть відсортовані за вказаними параметрами.

Пошук даних (фільтрація даних) виконують таким чином: спочатку вибирають рядок, де містить назви полів таблиці, а потім дають команду Дані -Фільтр -Автофільтр.

Після цього клітинки з назвами полів перетворюються в списки. Відкривши потрібний список, можна вказати бажані параметри фільтрації даних бази. Критерії пошуку можна вибрати із запропонованих або створити самому.

Для побудови складного критерію пошуку можна використати Розширений Фільтр. розширений фільтр можливо замінити виконанням декілька разів команди Автофільтр.

Досить корисним в обробці таблиць є знаходження Підсумків в таблицях. Підсумки використовують для знаходження різних показників (суми, середнього значення, мінімального і максимального значень та ін.).

Для отримання підсумків до таблиці застосовують командуДані- Підсумки. У вікніі, що з'явилося, задають:

- назву поля з об'єктами, для яких створюють підсумки.

- потрібну операцію.

- назву поля, що містить дані для підсумків.

Рис. 45. Фільтрування за умовою

Основною одиницею інформації в базі даних є запис. Запис поділяється на поля – окремі елементи інформації про об’єкт бази даних. Кожен запис в базі даних складається з однакових полів. Інформація в табличній базі даних згрупована у стовпчики – записи і рядки – поля. У першому рядку таблиці, як правило, знаходяться заголовки, в наступних –дані. У запису містяться відомості про одну людину, виріб, подію тощо. Між електронними таблицями і базами даних існує досить тісний зв’язок. Бази даних і електронні таблиці – дві різні можливості обробки рівнозначної інформації.

При створенні списку на робочому листі Ехсеl необхідно виконувати такі правила:

1. На одному робочому листі не слід поміщати більш одного списку, оскільки деякі операції, наприклад, фільтрація, працюють у визначений момент тільки з одним списком.

2. Варто відокремлювати список від інших даних робітника листа хоча б одним порожнім стовпцем або одним порожнім рядком. Це допоможе Ехсеl автоматично виділити список при виконанні фільтрації або при сортуванні даних.

3. Імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку списку. Ехсеl використовує ці імена при створенні звітів, у пошуку і сортуванні даних.

4. Для імен стовпців варто використовувати шрифт, тип даних, вирівнювання, формат, рамку або стиль прописних букв, відмінні від тих, котрі використовувалося для даних списку.

5. Щоб відокремити імена стовпців від даних, варто розмістити рамку по нижньому краї кліток

Програма Excel має потужні засоби роботи з табличними базами даних: консолідація, сортування, фільтрація, проміжні підсумки і зведені таблиці. Впорядкування даних

Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних. Дані переважно впорядковують за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Впорядкування проводиться за зростанням або за зменшенням чисел, за алфавітом або проти алфавіту текстів. Для швидкого сортування на панелі інструментів Стандартна знаходяться дві кнопки: сортувати по зростанню; сортувати по убуванню. Ключем сортування в цьому випадку є стовпець з поточною кліткою.

Рис 46. Кнопки сортування на панелі інструментів

Список можна відсортувати за алфавітом або за значенням відповідно до даного одного або декількох полів. Щоб відсортувати весь список, досить виділити одну клітку і клацнути на інструменті Сортування, Ехсеl автоматично виділяє весь список і сортує список по виділеному полю. Якщо в першому рядку списку знаходяться імена полів, то вони не будуть включені в сортування. Необхідно мати у виді, що в цьому випадку підсумковий рядок вихідного списку також буде включена в сортування, тому більш доцільно самостійно виділяти область вихідного списку для сортування. Команда Сортування здійснюється також і через діалогове вікно пункту меню Дані-Сортування.

Тут можна вказати сортування списку по трьох полях. У трьох полях для уведення вікна Сортування можна задати ключі - імена полів, по яких буде виконане сортування. Excel сортує список по першому обраному полю, а при збігу значень у першому полі, записі сортуються по другому обраному полю. Наприклад, дані в прикладі можна відсортувати по стовпчику № бригади. В другому полі діалогового вікна Сортування можна задати наступний ключ сортування, наприклад Прізвище. Тоді список буде упорядкований по бригадах, а усередині бригад - по прізвищах (за алфавітом). Дія третього ключа сортування аналогічно.

Рис 47.Діалогове вікно сортування

Пошук інформації

Найпростішими способом пошуку інформації є використання форми даних, для чого потрібно виконати такі дії:

-Клацнути на будь-якій комірці таблиці;

- Дані Форми, відкривається діалогове вікно „Лист1” натиснути кнопку Критерії, в діалоговому вікні очистяться текстові поля для внесення параметрів пошуку.

-Вести в текстові поля ознаки, за якими повинен проводитися пошук (наприклад, перші літер прізвища)

-Натиснути кнопку Далі, щоб переглянути записи, які відповідають заданим параметрам пошуку.

Використання просто фільтра

Може виникнути потреба вибирати із електронної таблиці лише ті дані, значення яких цікавить користувача. Така процедура називається фільтрацією даних. Ехсel дозволяє швидко і зручно переглядати необхідні дані зі списку за допомогою простого засобу - автофильтра. Більш складні запити до бази даних можна реалізувати за допомогою команди Розширений фільтр Автофільтр.

Щоб використовувати автофільтр, треба спочатку виділити область списку з заголовками полів.

Потім виконати команду Автофільтр у меню Дані.

По команді Автофільтр Ехсel розташовує список що відкривається безпосередньо в імена стовпців списку.

Клацнувши по стрілці, можна вивести на екран список всіх унікальних елементів відповідного стовпця.

Якщо виділити деякий елемент стовпця, то будуть сховані всі рядки, крім тих, що містять виділене значення.

Наприклад, якщо вибрати значення № бригади рівне 1, то будуть обрані тільки ті співробітники, що працюють у першій бригаді. Елемент стовпця, що виділений у списку, що розкривається, називається критерієм фільтра. Можна продовжити фільтрацію списку за допомогою критерію з іншого стовпця.

За допомогою автофільтра можна для кожного стовпця задати потрібні критерії добору записів, наприклад вивести на екран тільки ті записи, значення полів яким знаходяться в границях заданого інтервалу.

Рис. 48. Автофільтр.

Для цього необхідно виконати:

• Виділити таблицю

• Дані-Фільтра-Автофільтр, після якої в кожній комірці верхнього рядка з’явиться кнопка для відкриття списку.

• Відкрити список врожай і вибрати (Умова...), з’явиться діалогове вікно

• У списку „кількість”, вибрати „більше або рівно”, у список справа внести 5.

• Ок, на екрані з’явиться частина таблиці з рядками, у яких стовпчик Кількість має значення >5

Для відміни режиму фільтрації треба виконати команду& Дані-Фільтр-Відобразити все.

Використання розширеного фільтра

Складна фільтрація. Для фільтрації списку або бази даних за складним критерієм, що буде визначений нижче, а також для одержання частини списку, що задовольняє декільком заданим умовам, в Ехсel використовується команда Розширений фільтр меню Дані. Відмінність цієї команди від команди Автофільтр полягає в тому, що, крім перерахованих вище можливостей, відфільтровані записи можна винести в інше місце робочого листа Ехсel, не зіпсувавши початковий список. Щоб використовувати команду Розширений фільтр, треба спочатку створити таблицю критеріїв, яку варто розмістити на тім же робітнику листі, що і вихідний список. Для формування таблиці критеріїв необхідно скопіювати імена полів списку у вільну частину робочого листа. Під іменами полів записуємо умови добору даних. Крім таблиці критеріїв, для команди Розширений фільтр треба визначити блок висновку. Це означає, що варто скопіювати у вільне місце робочого листа імена тих полів списку, що ви хочете бачити у відібраних даних. Кількість рядків у результаті Ехсel визначить самостійно.

Таким чином, для виконання команди Розширений фільтр треба виконати три дії:

- сформувати у вільному місці робочого листа таблицю критеріїв (блок критеріїв);

- сформувати шапку діапазону результату (блок висновку); - виділити область вихідного списку

Проміжні підсумки.

Excel має засіб, який дозволяє одержати попередні результати, якщо потрібно об’єднати дані в окремі групи. Проміжні підсумки дозволяють узагальнити дані, знайти проміжні і загальні підсумки. Проміжні підсумки створюються за допомогою діалогового вікна Проміжні підсумки, яке з’являється на екрані після виконання команди Дані, Підсумки.

Питання для самоконтролю:

1. Що таке список в програмі Ехсеl?

2. Які операції можна виконувати над списком?

3. З чого складається список?

4. Як можна вводити інформацію в список?

5. Що таке форма вводу? Як її створити?

6. Що таке фільтрація списку?

7. Що таке автофільтр?

8. Що таке автофильтр користувача?

9. Що таке сортування списку?

10. Як знайти проміжні підсумки в списку?

Завдання:

1. Внести в таблицю наступні дані з допомогою форми. Вказати формат даних:

• поле Дата надходження – тип дата;

• поле Ціна, грн. за ящ. – грошовий;

• поле Кількість - числовий, кількість знаків після коми 0.

2. Використавши умовне форматування, виділити комірки, де вказана дата, до 01.04.06 червоним кольором.

3. Знайти значення полів Сума (Сума = Ціна * Кількість).

4. Використавши автофільтр, вивести на екран лише записи, які містять запис “Кава”.

5. Відсортувати список за датою.

6. Використавши фільтр користувача, вивести на екран поля, назви яких починаються на літеру “П” або на літеру “Н” (наприклад, Принцеса Ява, Нескафе).

7. Відсортувати дані по кількох полях в такій послідовності: за датою надходження, за типом (кава, чай, …), за назвою.

8. Додати в таблицю ще 15 записів (використати назви товарів, вже внесених в таблицю, внести інші значення в поля Дата та Кількість).

9. Відсотувати отриманий список за датою.

10. Обчислити проміжні підсумки: знайти суму для значень полів Кількість та Сума при кожній зміні в полі Дата.

Дата добавления: 2014-11-29