Докоммуникативный этап. Этапы подготовки и проведения переговоров

Этапы подготовки и проведения переговоров

Переговоры как разновидность диалогового общения

Вопрос 6

Успех в жизни, в бизнесе, в отношениях между людьми во многом зависит от того, насколько вы умеете успешно вести переговоры.

Переговоры – это обсуждение с целью заключения согласия между кем-либо по какому-либо вопросу.

Переговоры – процесс целенаправленного и ориентированного на достижение определенных результатов делового общения в форме диалога.

Переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу.

Миллионер Харви Маккей в своей книге «Как уцелеть среди акул», бестселлере №1 на рынке экономической литературы в США, пишет следующее:

«Сделку всегда можно совершить, если стороны считают ее взаимовыгодной.

Девять из десяти судебных исков обычно завершаются до рассмотрения в суде. Поскольку даже самые ожесточенные противники сядут за один стол, если их удастся убедить, что для них самих переговоры выгоднее, чем схватка.

Что бы вы ни пытались купить или продать, сделка состоится, если вы сумеете продемонстрировать другой стороне, чем она для нее выгодна». (Маккей Х. Как уцелеть среди акул. М., 1991. С 77-78).

Цель переговоров - путем совместного поиска заключить соглашение по какому - либо вопросу, достичь такого результата, которым все стороны были бы удовлетворены, принять взаимовыгодное решение, наиболее приемлемое в данной ситуации.

С помощью переговоров устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, координируется совместная деятельность различных фирм, предприятий, учреждений.

Самым эффективным орудием в любых переговорах является владение информацией.

Переговоры проводятся по определенному поводу, при определенных обстоятельствах, с определенной целью, по определенным вопросам.

Переговоры могут протекать легко или напряженно. Партнеры могут договориться между собой без труда, с большим трудом или не договориться вообще. Важно и с какими преимуществами связано для партнеров заключение того или иного соглашения.

Докоммуникативный	Коммуникативный	Посткоммуникативный
1.Сбор информации.	1.Представление сторон друг другу.	Анализ переговоров.
2.Анализ проблемы.	2.Изложение проблем и целей.
3.Определение целей и задач.	3.Диалог участников (уточнение, обсуждение, согласование интересов).
4.Аргументация вариантов решений.	4.Подведение итогов и принятие решений.
5.Составление проекта документов.
6.Определение времени и места встречи, участников делегации.

(подготовка к переговорам)

Подготовка к переговорам включает 2 основных направления работы:

1) решение организационных вопросов;

2) проработка основного содержания.

В чем особенность каждого из направлений?

Решение организационных вопросов:

- составление программы приема партнеров (порядок встречи, персональный состав встречающих, участие представителей СМИ, преподнесение цветов, приветственные речи, размещение в гостинице и т.д.);

- формирование состава делегации участников переговоров (одинакового ранга с обеих сторон, принимающих участие в переговорах);

- определение места и времени переговоров (не должны совпадать с днями траура, национальными праздниками и т.п.);

- составление программы переговоров, ее деловой части (встречи, беседы, переговоры), культурные мероприятия;

- составление повестки дня каждого заседания, регламента.

Организуя встречу или приглашая в гости, необходимо знать, какую религию исповедуют приглашаемые. Например, нормы ислама запрещают свинину и алкогольные напитки. Индуистская религия предусматривает вегетарианство и отказ от употребления в пищу говядины. Все это необходимо учитывать.

Лучшее время встречи - задолго до или через полчаса после обеда, планировать переговоры надо на среду или четверг. Встреча обычно длится 1,5 - 2 часа. Местом проведения обсуждения может быть помещение каждого из участников (по очереди) или нейтральная территория. Офис следует подготовить к встрече, разложить на столе (лучше круглой формы) блокноты, карандаши, поставить фужеры, воду, пепельницы. В состав делегации должны входить компетентные в рассматриваемых вопросах сотрудники. Между ними распределяются обязанности. Возглавляет делегацию, как правило, руководитель.

2. Проработка основного содержания ( процесса переговоров ).

Работа над содержанием переговоров начинается со сбора информации, глубокого анализа проблемы. Эффективно действует на партнеров предварительное изучение особенностей предполагаемого предмета переговоров. Очень важно, чтобы информация была разнообразной, всесторонней, правдивой и реальной. В ходе подготовки к переговорам не что не должно остаться без внимания, все должно быть подвергнуто тщательному анализу и изучению. Харви Маккей считает, что в ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство. На первое место он выдвигает тщательную подготовку.

В ходе подготовки к переговорам следует осмыслить ответы на следующие вопросы:

1. Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?

2. Как отнесется к просьбе о встрече мой собеседник?

3. Готов ли к обсуждению предполагаемой темы мой собеседник?

4. Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора? Уверен ли в том мой собеседник?

5. Какой исход устроит (не устроит) меня, его, обоих?

6. Какие приемы воздействия на собеседника я использую в разговоре?

7. Какие вопросы я буду задавать?

8. Какие вопросы может мне задать собеседник?

9. Как я буду себя вести, если мой собеседник:

- во всем согласится со мной;

- решительно возразит;

- не отреагирует на мои доводы;

- проявит недоверие к моим словам?

Положительные результаты будут зависеть и от умело разработанного плана ведения переговоров.

План переговоров включает основные идеи, мысли, фразы. В нем выделяются такие элементы, как обращение к партнерам, коммерческие намерения, аргументация своей позиции, приемы нейтрализации возможных замечаний, варианты решений, подведение итогов.

План переговоров необходимо обязательно написать заранее, продумав следующие вопросы:

1. Целесообразность переговоров, их тема и основная цель.

2. Задачи, относящиеся к предмету обсуждения.

3. Профессиональный уровень, психологические особенности будущих участников общения.

4. Что нужно предпринять, чтобы добиться цели (подготовка вопросов партнеру, определение речевых тактик, полемических приемов, уловок, доводов, трансактов, приемов привлечения внимания, речевых приемов, используемых в начале и в конце переговоров, методов изложения материала, которые наиболее эффективно использовать на каждом из этапов проведения переговоров).

5. С какими аргументами, возражениями, противоположными интересами придется, возможно, столкнуться.

6. Как одолеть противостояние (подготовить ответы на вопросы партнера). Зная особенности характера партнера и специфику его работы, можно предположить, какие уточняющие вопросы он задаст и подготовить не только исчерпывающие ответы, но и определить конкретные речевые приемы, с помощью которых можно нейтрализировать возражения оппонента, склонить его мнение на свою сторону.

7. Продумать, какие преимущества (негативные моменты) это принесет.

8. Разработать различные варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника.

Целесообразно «проиграть» план переговоров (с воображаемым партнером, последнего могут заменить в игре коллеги).

В процессе анализа проблемы, интересов участников переговоров продумываются возможные альтернативы решения, требующие меньших затрат и усилий, формируют общий подход к переговорам и собственную позиции на них, определяют возможные варианты результатов переговоров. Особое внимание при этом обращают на интересы. Интерес - ключевое понятие переговоров. Интересы могут быть двух типов:

- общие;

- различные (подразделяются на взаимоисключающие, противоречащие друг другу, и непересекающиеся, при которых стремления одной из сторон не затрагивают намерений другой стороны).

Следует выписать на листе бумаги интересы - свои и партнера - и определить, какого они типа. На основе анализа проблемы формулируется общий подход (цели, задачи), собственная позиция, возможные варианты решения, продумывается аргументация.

Работа над содержанием завершается подготовкой, написанием документов и материалов к переговорам (заявления, проекты договоров, соглашений, контрактов, резолюций, протоколов и т. п.).

Важно заранее составить досье по различным вопросам /официальные справки, документы о партнере, вырезки из газет и др./. На основании материалов досье готовятся тексты выступлений, различные справки, документы и т.д.

К началу переговоров следует подготовить проспект /папку/ со справочным материалом /на языке партнера /.

Перед первой встречей необходимо собрать всю возможную информацию о фирме, с которой предстоит сотрудничать (когда и кем основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, финансовое положение и т.д.).

Важную роль в достижении взаимного доверия играют личностные моменты, поэтому полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры (где родились, какие университеты закончили, образование, основные вехи карьеры, способности партнеров, их навыки, умение вести переговоры; опыт партнеров в деловом, профессиональном и коммуникативном планах; состав семьи, хобби и т.д.). Изучаются также психологические особенности членов делегации противоположной стороны, поскольку на ход переговоров могут влиять такие субъективные факторы, как темперамент, стиль общения, принадлежность к определенному коммуникативному, психологическому типу личности и др.

Сбор информации о партнерах, конкурентах, клиентах является распространенным методом в бизнесе, коммерческой деятельности. Например, Харви Маккей, крупный американский предприниматель, руководитель корпорации по производству конвертов, разработал анкету клиента из 66 вопросов, которая состоит из следующих разделов: клиент, полученное образование, семья, предшествующая деятельность, особые интересы, стиль жизни.

Как-то он нанес визит клиенту, который, как оказалось, окончил ту же школу, что и сам Маккей, но лет на 15 раньше. Им обоим преподавала английский язык одна и та же преподавательница. Истории, которые они рассказывали друг другу, были потрясающими, а количество конвертов, которые он приобрел, было еще более потрясающим – более 150 миллионов.

Собирая информацию, целесообразно познакомиться с прошлым оппонента, его настоящей деятельностью, навести справки о его предыдущих успехах и неудачах, личных вкусах и слабостях, взаимоотношениях с начальством, коллегами и т.п. Например, когда президент Дж. Кеннеди готовился поехать в Вену для своей первой встречи с Н. С. Хрущевым, он изучил не только все речи и публичные выступления Н. С. Хрущева, но и его пристрастия в еде и музыке.

Рассмотрим ориентировочные контрольные вопросы для сбора информации об оппоненте. Но следует помнить, что для каждого конкретного случая целесообразно разрабатывать свой перечень контрольных вопросов.

Контрольные вопросы для сбора информации:

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Место работы.

3. Как долго он работает в этой организации.

4. Какие планы этот человек связывает с этой компанией.

5. Если он планирует уволиться, то когда и по какой причине.

6. Насколько этот человек готов к проведению переговоров с профессиональной точки зрения.

7. Имеется ли у этой компании какая-либо стратегия в отношении переговоров подобного рода.

8. Какова система оплаты труда этого человека? Существует ли какая-то система премирования, если в результате переговоров будут сэкономлены какие-либо деньги.

9. Имеются ли какие-либо факторы давления в отношении этого человека со стороны его организации.

10. С кем еще должен проконсультироваться этот человек перед принятием окончательного решения.

11. Ограничены ли каким-либо образом полномочия этого человека.

12. Какие установки получены вашим оппонентом по переговорам от его начальников.

13. Как этот человек относится лично к вам, к вашей организации, к предмету переговоров, который вы предлагаете?

14. Заключал ли кто-либо подобные сделки с этим человеком?

15. Каким образом вы можете вступить в контакт с этими людьми.

16. Что эти люди могут вам сообщить о человеке, с которым вы будете вести переговоры.

17. Какую общую оценку вы можете дать этому человеку.

Собранная информация, компетентность участников переговоров помогут добиться нужных результатов.

Дата добавления: 2014-11-29