Должностные инструкции

Положения о подразделениях

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение о подразделении включает следующие разделы: "Общие положения"; "Структура"; "Направления деятельности (основные задачи)"; "Функции"; "Взаимоотношения"; "Права"; "Контроль и ответственность".

Раздел 1. "Общие положения". В разделе описываются следующие положения: - назначение документа (1.1) - для чего предназначено и что определяет данное Положение; - статус подразделения (1.2) - должностное лицо, у которого данное подразделение находится в непосредственном подчинении; структурной единицей какого подразделения более высокого уровня является; - хозяйственно-экономическая самостоятельность (1.3) - определяется статус хозяйственно-экономической самостоятельности подразделения, наличие и порядок представления на утверждение бюджета подразделения; - порядок назначения/увольнения руководителя (1.4) - кто назначает или освобождает руководителя подразделения от занимаемой должности и с кем должно быть согласовано данное действие; - порядок назначения/увольнения сотрудников (1.5) - кто назначает или освобождает сотрудников подразделения от занимаемой должности и с кем должно быть согласовано данное действие; - требования к распространению документа (1.6) - перечень лиц, которые должны знать и использовать данное положение; - регламентирующие документы (1.7) - перечень документов, которыми должны руководствоваться сотрудники подразделения при реализации направлений деятельности и функций подразделения.

Раздел 2. "Структура". В данном разделе указываются: - постоянный состав (2.1) - перечень подразделений, входящих в состав данного подразделения или перечень штатных должностей; - временный состав (2.2) - условия формирования временных рабочих групп.

Раздел 3. "Направления деятельности (основные задачи)". В данном разделе указываются направления деятельности, реализуемые подразделением. Данный раздел должен соответствовать следующим требованиям: - направления деятельности должны быть определены конкретно и охватывать всю деятельность подразделения; - направления деятельности не должны пересекаться между собой или с направлениями деятельности других подразделений.

Раздел 4. "Функции". В данном разделе указываются функции, выполняемые при реализации каждого направления деятельности. В каждом направлении деятельности должно быть выделено не менее трех выполняемых функций.

Раздел 5. "Взаимоотношения". В данном разделе описываются взаимоотношения, осуществляемые подразделением, при реализации направлений деятельности. Описание должно включать: - перечень должностных лиц, подразделений компании и внешних организаций, с которыми сотрудники данного подразделения вступают во взаимоотношения; - характеристику типа взаимоотношений (получает, предоставляет, согласовывает и т.п.).

Раздел 6. "Права". В данном разделе описываются права, которыми обладают руководитель и сотрудники данного подразделения при реализации направлений деятельности. Описание включает перечень прав в следующих случаях: - при взаимоотношениях с непосредственным руководителем; - при взаимоотношениях с другими подразделениями компании; - при взаимоотношениях с внешними (государственными и частными) организациями.

Раздел 7. "Контроль и ответственность". В данном разделе указываются: - контроль (7.1) - должностное лицо, ответственное за соблюдение требований Положения, и действия которые предпринимает ответственное должностное лицо при обнаружении нарушений в соблюдении требований; - ответственность (7.2) - ответственность (вид ответственности) должностных лиц (сотрудников подразделения) и ссылка на документ, в котором она определяется и порядок наложения дисциплинарных взысканий при наступлении случаев ответственности.

Должностная инструкция- документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора.

Структуру должностной инструкции определяют ее разработчики (как правило - специалисты отдела кадров или отдела организации и оплаты труда). Разработчики инструкций составляют должностные инструкции, позволяющие оптимально организовать труд служащих. Важно обратить внимание, что должностные инструкции разрабатываются только для служащих, а не для рабочих. Для рабочих профессий предназначены производственные (по профессии) инструкции.

Раздел «Общие положения». В указанном разделе традиционно приводятся следующие положения:

1. Реквизиты локального нормативного акта, в соответствии с которым разработана должностная инструкция.Таковым может быть общий локальный нормативный акт, устанавливающий принципы организации труда и управления персоналом. Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций может также конкретизироваться в разных локальных актах, например, положениях о соответствующих структурных подразделениях.

2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности,а также квалификационно-профессиональные требования к кандидату на должность. Последние определяются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей, утвержденными в составе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37, а также отраслевых сборников тарифно-квалификационных характеристик должностей. Порядок назначения на должности и освобождения от должности может быть простым - через издание соответствующего приказа (распоряжения), или сложным - предусматривающим особые правила отбора кандидата на должность (избрания, конкурса, представления соответствующего должностного лица, пр.).

3. Основные нормативные акты, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих должностных обязанностей. В числе таковых следует указать основные акты профильной для выполняемой работником функции отрасли законодательства (например, финансового - для специалиста финансового отдела, трудового - для специалиста отдела кадров, пр.), а также соответствующие локальные нормативные акты (положение о подразделении, в штат которого входит работник, пр.).

4. Требования к профессиональным знаниям работника. Пункт должностной инструкции, определяющий требования к профессиональным знаниям служащего, разрабатывается на основе раздела «Должен знать» соответствующей квалификационной характеристики должности.

5. Другие положения.В раздел могут быть включены другие положения, конкретизирующие и уточняющие статус служащего и условия его деятельности.

Раздел «Место в структуре организации. Подчинение». В разделе приводятся положения, закрепляющие:

1. В штат какого структурного подразделения входит работник, занимающий данную должность;

2. В состав каких коллегиальных органов включается работник, занимающий данную должность (например, юрист, как правило, включается в состав комиссии по рассмотрению дисциплинарных проступков, специалист по кадрам - в состав аттестационной комиссии и т. д.);

3. Кому (наименования должностей) непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность.

В этот раздел должностной инструкции могут быть включены иные требования, конкретизирующие и уточняющие место должности в структуре организации.

Раздел «Функции». В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. При его разработке используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник.

Раздел «Должностные обязанности». Под должностными обязанностями понимаются конкретные действия, выполняемые служащим для достижения поставленных перед организацией и структурным подразделением, в штат которого он входит, целей и задач.

Для определения должностных обязанностей служащих используется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики соответствующей должности, утвержденной на нормативно-правовом уровне (в составе вышеупомянутого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, сборников тарифно-квалификационных характеристик должностей отдельных отраслей экономической деятельности). При разработке конкретных должностных инструкций обязанности, предусмотренные указанными характеристиками, дополняются и уточняются. Дополнение необходимо потому, что в большинстве характеристик перечислены основные, наиболее типичные обязанности для каждой должности, а при разработке должностных инструкций необходимо учитывать профиль и специализацию конкретной организации, особенности производства, труда и управления.

Раздел «Права». В должностной инструкции перечисляются функциональные права служащего, то есть те права, реализуя которые он может обеспечить полное и своевременное исполнение своих должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность». В данном разделе определяется ответственность служащего за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за неисполнение или нарушение требований законодательства.

Чаще всего данный раздел конструируется по принципу позитивной ответственности - например, с использованием формулировок «Специалист по кадрам отвечает за оформление и представление отчетности по кадровым операциям» и т. д. Такая конструкция раздела «Ответственность» по сути, повторяет раздел «Должностные обязанности», поскольку в иных выражениях, но все же воспроизводит должностные обязанности, перегружая должностную инструкцию по смыслу. Более эффективным представляется конструирование раздела «Ответственность» по принципу ретроспективной (негативной) ответственности, который позволяет поставить работника в известность о том, к какой юридической ответственности он может быть привлечен за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, а также совершение в процессе своей деятельности правонарушений и преступлений.

Иные разделы должностной инструкции.В должностную инструкцию можно включать и иные (помимо рассмотренных выше) разделы, например «Взаимодействие» («Служебные связи»), «Оценка работы» («Критерии оценки») и другие.

Ссылка на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми разработаны должностные инструкции. Практика свидетельствует, что наиболее бесконфликтно работниками воспринимаются должностные инструкции, в которых присутствует ссылка на нормативный правовой документ, на основании которого установлены должностные обязанности и требования к его интеллектуальному багажу. Если должностная инструкция разрабатывалась на основе квалификационной характеристики, утвержденной в составе вышеупомянутого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих или иного квалификационного справочника, сборника тарифно-квалификационных характеристик, то в должностной инструкции целесообразно привести реквизиты акта Минтруда России (Минздравсоцразвития России), которым утверждена квалификационная характеристика. Если должностная инструкция разрабатывается исключительно на основе общей матрицы распределения обязанностей в организации, ссылка на нормативный правовой акт не дается.

Поскольку должностная инструкция конкретизирует трудовую функцию, выполняемую работником в соответствии с трудовым договором, то работник должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Дата добавления: 2014-11-29