Доповідна записка. (прізвище, ініціали) підпис

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Підписи сторін

Продавця _____________________________________________/_______/_

(прізвище, ініціали) підпис

Покупця __________________________________________/_______/____

(прізвище, ініціали) підпис

Під цією назвою існують два види документів. Пояснювальна за­писка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту тощо). У ній подають опис роботи, виробів, розрахункових даних.

Пояснювальною запискою називають також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання робіт та ін.). Таку пояснювальну записку працівник пише на вимогу адміністрації.

Взірець пояснювальної записки:

Деканові факультету

механіки та енергетики ЛНАУ

доц. Ковалишину

Степанові Йосиповичу

Пояснювальна записка

Я, Кінах Михайло Іванович, студент групи Маш-23, вчасно не склав іспит з вищої математики у зв'язку з хворобою.

02.01.2009 Власноручний підпис

Виробниче об'єднання Директорові ВО “Весна”

„Весна”, цех № 2 Матвійчуку К. М.

Пояснювальна записка

24.01.2009 № 87

Про порушення виробничої дисципліни

23 січня 2009 р. у другій зміні під час мого чергування було пошкоджено два верстати: №1 і №5. Робітник Швець С. К. порушив правила безпеки їх експлуатації, що призвело до пошкодження.

Вважаю, що необхідно вжити заходів дисциплінарного впливу щодо Швеця С. К.

Начальник цеху № 2 П. І. Якимович

Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками і пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні явища і факти, про виконання роботи, певну ситуацію тощо.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:

1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка);

2. Найменування автора документа (його посада, прізвище, ініціали) найменування структурного підрозділу, який подає документ;

3. Заголовок;

4. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією;

5. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів;

6. Підпис автора;

7. Дата складання записки.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового або документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї.

Взірець доповідної записки:

Доповідна записка Голові селянської спілки

20.05.2009 “Колос”

п. Гаврилюку В.П.

Про порушення правил оформлення

первинної документації на молочно-

товарній фермі спілки

На молочно-товарній фермі (завідувач О.П.Сірка, обліковець Н.К.Друзь), незважаючи на неодноразові вказівки, порушуються правила оформлення документації з обліку надою й витрат молока.

Зокрема, у журналі обліку надоїв молока за 10.05.2009 не зроблені записи про ранкове, а 12.05.2009 – про вечірнє доїння. Крім того, в цьому журналі за 15.05.2009 не заповнена графа "Обслуговування ко­рів". У накладних на відправлення молока й молочних продуктів недбало заповнені показники у графі “Відправлено”. Наприклад, у накладних № 45 і 49 за 16.05.2009 не вказано час відправлення та кис­лотність молока. Такі факти призводять до плутанини у розрахунках, а також порушення терміну опрацювання документів.

Вважаючи таке становище надалі нетерпимим, прошу Вас поста­вити питання про стан первинного обліку на молочно-товарній фермі на розгляд правління спілки.

Додаток: акт перевірки стану первинного обліку на молочно-товарній фермі селянської спілки „Колос” на 3 аркушах.

Гол. бухгалтер А.К.Петрів

Дата добавления: 2014-11-29