Ревизия операций расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом пред­приятии и весьма разнообразны:

— приобретение запасных частей, материалов, канцтоваров, топлива за налич­ный расчет;

— оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— расходы на командировки по территории РФ и за границу;

— представительские расходы. Источники информации:

— бухгалтерский баланс (форма № 1);

— отчет о движении денежных средств (форма № 4);

— главная книга;

— журнал-ордер № 7;

— приказы о направлении в командировку;

— командировочные удостоверения;

— авансовые отчеты с оправдательными документами (товарные и денежные чеки, проездные билеты, счета гостиниц и пр.);

— приходные и расходные кассовые ордера;

— кассовая книга.

Проверка проводится сплошным порядком. При этом обращается внима­ние на: расчет суммы аванса, выдаваемой под отчет на основании предвари­тельного расчета стоимости проезда, суточных, квартирных и других расхо­дов; целевое использование подотчетными лицами выданных им сумм; срочность представления авансового отчета о расходах в кассу; выдачу аван­сов только работникам данного предприятия и только в установленных лими­тах; наличие фактов выдачи сумм под отчет лицам, не отчитавшимся по преды­дущим суммам.

Проверяя авансовые отчеты, ревизор устанавливает назначение и фактиче­ское использование сумм, выдаваемых отдельным сотрудникам подотчет, нали­чие приказов о направлении сотрудников в командировки, правильность оформ­ления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчет­ными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировоч­ных расходов (суточных, оплата проезда и проживание) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный годовой доход работника и обложе­нию налогом на доходы физических лиц. Уплаченный по ним НДС не подлежит возмещению.

Обращается внимание на оформление расчетов с водителями за приобретен­ные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. д. Проверяется каче­ство оправдательных документов, сроки отчетности.

Обоснованность представительских расходов должна подтверждаться нали­чием оправдательных документов: приказа о назначении лиц, ответственных за проведение мероприятий; программы встречи с представителями другой орга­низации; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы и др.

Выявляя факты нарушений, ревизоры регистрируют их, определяют сумму заниженной прибыли, а также дополнительных начислений единого социально­го налога и налога на доходы физических лиц.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными ли­цами, следует учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет, устанавливаются приказом руководителя организации и фиксируют­ся в Учетной политике.

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля:

— отсутствие списка лиц, которым разрешено получение денег наличными под отчет, или его несоблюдение;

— отсутствие системы подачи письменных заявлений на имя руководителя о выдачи денег под отчет;

— несоблюдение порядка выдачи денежных средств под отчет и возврата не­использованных сумм.

Дата добавления: 2014-11-29