Поняття про бухгалтерський документ

План вивчення теми

1. Поняття про бухгалтерський документ.

2. Документооборот та його організація.

3. Суть і значення інвентаризації, порядок її проведення.

4. Форми бухгалтерського обліку.

Для одержання інформації про діяльність підприємства, про зміни у засобах викликані господарськими процесами, необхідно реєструвати кожну господарську операцію. Така реєстрація здійснюється за допомогою документів.

Документ (лат. dokumentum), буквально означає свідоцтво, доказ.

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію, є доказом законності її здійснення і правильності записів про неї у регістрах бухгалтерського обліку.

Документацією називають спосіб оформлення господарських операцій документами.

Первинний документ - бухгалтерський документ, який складається під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, зразу ж після її закінчення.

Документ - це основа обліку. Жодна господарська операція не може бути облікована, якщо вона не оформлена документом. Зміст первинного документу визначається суттю господарської операції. Сукупність документів, якими оформляються господарські операції називається документуванням.

Суцільне і постійне документування господарських операцій є одним з основних елементів методу бухгалтерського обліку, оскільки слугує для первинного спостереження за господарською діяльністю.

Документування господарських операцій -це перший етап облікової роботи. Документи слугують засобом, за допомогою якого здійснюється господарська діяльність. Вони широко використовуються для оперативного керівництва і управління підприємством. Так, "Вимоги" цехів є підставою для відпуску матеріалів зі складу, "Видаткові касові ордери" - для виплати з каси готівки і т.д. Первинні документи застосовуються і обробляються відповідно із вимогами до складання і технології обробки даних первинних документів та їх зберігання. У таблиці наведені основні нормативні документи, у яких викладено вимоги до складання, обробки, зберігання первинних документів.

Таблиця 5.1

Основні вимоги до складання, технології обробки первинних документів та порядку їх зберігання наведені у:

1. Законі України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999р. № 996 – Х1У; 2. Положенні про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженому наказом МФУ від 24.05.1995р. № 88; 3. Переліку типових документів, що створюються в органах державної влади і місцевого самоуправління, інших установ, організацій і підприємств затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998р. № 41

Типові форми первинних документів для обліку господарських операцій затверджують відповідні державні органи (таблиця):

Таблиця 5.2

Форма типових первинних документів для обліку:	Документ, яким затверджено типові форми первинних документів
1. Касових операцій	Наказ Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 року № 51
2. Банківських операцій	Постанова правління Національного банку України від 29 березня 2001 року № 135
3. Сировини і матеріалів	Наказ Міністерства статистики України від 21 червня 1996 року № 195
4. Малоцінних швидкозношуваних предметів	Наказ Міністерства статистики України від 22 травня 1996 року № 145
5. Основних засобів	Наказ Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 року № 352
6. Бланків суворої звітності	Наказ Міністерства статистики України від 11 березня 1996 року № 67
7. Підзвітних коштів	Наказ Державної податкової адміністрації України від від 19.09.2003р.№ 440
8. Особового складу	Наказ Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277
9. Розрахунків із робітниками і службовцями по заробітній платі	Наказ Міністерства статистики України від 22 травня 1996 року № 144
10. Перевезеняі вантажу	Наказ Міністерства статистики України і Міністерства транспорту України від 07 серпня 1996 року № 228/253 Наказ міністерства транспорту України від 14 жовтня 1997 року № 363

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачається іншими нормативними документами. При надходженні до бухгалтерії первинні документи перевіряються як за формою (повнота та правильність оформлення і заповнення реквизитів), так і за змістом (законність операції, логічна ув'язка з окремими показниками). Якщо у документі виявлено помилку, її виправляють у відповідності із вимогами.

Існують вимоги до виправлення помилок у первинних документах:

1. Документи, якими оформлюються касові, банківські операції, операції з цінними паперами - не повинні мати виправлень, вони анулюються.

2. В інших первинних документах помилки виправляються коректурним способом: неправильний текст, або сума закреслюється однією рискою так, щоб було видно попередній виправлений запис, а зверху надписується правильний текст або сума і напис "виправлено", а також підпис особи, що підписала документ із зазначенням дати виправлення.

3. Якщо помилка здійснена у минулому звітному періоді, складається бухгалтерська довідка: суму за кореспонденцією рахунку, що записана неправильно у минулому звітному періоді, записують цією ж кореспонденцією рахунків у звітному періоді червоними чорнилами (Червоне сторно).Таким записом анулюється неправильний запис. Правильний запис здійснюється темними чорнилами.

Наприклад: Бухгалтер виявив, що в минулому кварталі зробив помилковий бухгалтерський запис на вартість списаних у виробництво сировини і матеріалів. Потрібно було списати 1200 грн., а він списав 12000 грн., тобто в обліку була складена бухгалтерська проводка:

Дт 23 Кт 201 на суму 12000 грн.,

а потрібно було

Дт 23 Кт 201 на суму 1200 грн..

Виправлення помилки у місяці її виявлення слід зробити так:

Неправильний запис Дт 23 Кт 201 на суму 12000 грн. зробити червоними чорнилами (червоне сторно), що означає скасування неправильного запису. Потім зробити правильний запис:

Дт 23 Кт 201 на суму 1200 грн. чорними чорнилами, що означає відновлення правильного запису.

При підсумку обороту по кредиту рахунку 201 "Сировина і матеріали" за звітний місяць різниця (12000 грн. - 1200 грн.), на яку зроблена помилка, підсумується зі знаком (-) і таким чином відновиться правильний запис та визначиться правильний залишок сировини на кінець звітного місяця.

Для документів встановлено строки їх зберігання. Вони різні для різних документів. Документи, які мають науково-історичну цінність здають до архиву, інші - за актом описом експертної комісії підприємства і держархіву - списують на вторсировину. У разі зникнення документів, керівництво повинно повідомити про це правоохоронні органи і призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів. Термін зберігання окремих документів встановлено переліком типових документів затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998р. № 41.

За допомогою документів можна слідкувати за рухом матеріальних і грошових коштів і за правильністю їх витрачання.

Документи мають правове значення, використовуються в якості доказів у спорах між юридичними особами, арбітражні суди визнають за документами юридичну силу, якщо вони складені правильно і своєчасно. Значення документів полягає в тому, що на їх підставі можна здійснювати щоденний систематичний контроль за збереженням матеріальних і грошових ресурсів і попереджати випадки крадіжки.

Для цілей обліку бухгалтерські документи класифікуються за різними ознаками:

Таблиця 5.3

Класифікація бухгалтерських документів

Ознаки класифікації	Зміст документів
За призначенням	а) розпорядчі, що містять у собі накази, або завдання (чек на отримання готівки з поточного рахунку у банку, доручення на придбання матеріальних цінностей тощо); б) виконавчі, що засвідчують здійсненя господарської операції і є підставою для облікових записів (видаткова накладна на сировину і матеріали зі складу, приймальні і здавальні документи тощо); в) комбіновані, які містять у собі одночасно елементи розпорядчого і виконавчого документу (видатковий касовий ордер)
За порядком складання	а) первинні, що складаються на момент здійснення операції безпосередньо; б) зведені, що відображають ряд операцій за певний час і складаються на підставі первинних документів (носії певного формату у вигляді книг, журналів, машинограмм тощо призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Вони можуть розроблятись підприємством самостійно: реєстри платіжних вимог, звіт касира, накопичувальні відомості обліку запасів тощо)

Продовження таблиці 5.3

За кількістю охоплених операцій	а) разові, які фіксують одномоментну одну, або декілька господарських операцій б) накопичувальні, в яких формується інформація про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, місяць).
За місцем складання	а) внутрішні, що складені на підприємстві і не виходять за його межі (касовий ордер, реєстр надхлдження готової продукції з цеху на склад тощо); б) зовнішні, що надійшли з інших підприємств, установ і такі, що складені на даному підприємстві і відсилаються за його межі (рахунок, товарно-транспортна накладна тощо)
За якісними ознаками	а) доброякісними, що відповідають всім вимогам; б) недоброякісними, які поділяються на фіктивні, підроблені, безтоварні
За змістом	а) грошові - для оформлення операцій з грошима; б) розрахункові - для оформлення розрахунків між фізичними і юридичними особами; в) матеріальні - для оформлення руху матеріальних цінностей
За способом складання	а) вручну; б) за допомогою ЕОМ

2. Документооборот та його організація

Документооборот - рух документів від моменту їх складання до здачі в архів.

Основні етапи документообороту:

- заповнення і оформлення документа;

- здавання документа для обробки до бухгалтерії;

- обробка документа в бухгалтерії та використання з нього даних;

- передача до архіву;

Документооборот починається із заповнення первинних документів. З первинних документів інформація про фінансово-господарську діяльність систематизується і узагальнюється в регістрах аналітичного і синтетичного обліку.

З метою встановлення місця і порядку заповнення первинних документів, їх підпису, термінів подання в бухгалтерію для фіксування фактів господарської діяльності, зберігання тощо складаються та затверджуються правила документообороту. Найзручніше складати правила у вигляді графіку документообороту та додавати у вигляді додатку до наказу про організацію бухгалтерського обліку. У таблиці наведно фрагмент зразку графіку документообороту.

Таблиця 5.4

Графік документообороту

№ з/п	Назва доку-мента	Створення документа	Підстава для запов-нення доку-мента	Місце обробки і обліку доку-мента	Строк передачі після вико-нання документа	Місце і термін зберігання документа
Місце заповнення документа	Виконавець	Посадова особа, що має право підпису документа
	Приб. касовий ордер Форма КО-1	бух-гал-терія	зам. голов-ного бух-галтера	головний бух-р, зам. головного бух-ра., керівник	Супро-воджу-вальні документи (накладні, рахунки тощо)	каса, бух-галте-рія	щодня	архив, 3 роки

Графік складається головним бухгалтером та затверджується наказом керівника підприємства. Виконавцям документів надається під розпис витяг із графіку документообороту, в якому зазначено перелік документів, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надходять ці документи.

У наказі також встановлюється перелік посадових осіб з правом підпису бухгалтерських документів. Окремим пунктом у наказі перелічуються посадові особи та документи, які повинні ними підписуватись.

3. Суть і значення інвентаризації, порядок її проведення

Інвентаризацією називається перевірка наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів у матеріально-відповідальної особи на певну дату шляхом перелічення, обміру, зважування і подальше зіставлення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація проводиться не тільки з метою перевірки наявності вказаних об'єктів, а також стану розрахунків з дебіторами (покупцями і замовниками, авансів отриманих тощо) і кредиторами (постачальниками продукції, робіт послуг, бюджетом по податках, фондами соціального страхування по внесках до фондів тощо).

У суб'єктів підприємницької діяльності інвентаризація проводиться на підставі Інструкції затвердженої наказом МФУ від 11.08.1994 р. № 69 із змінами та доповненнями.

Згідно Інструкції кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення встановлює керівник підприємства за виключенням тих випадків, коли у відповідності із законодавством проведення інвентаризації являється обов'язковим:

1) перед складанням річної бухгалтерської звітності;

2) за приписом правоохоронних органів;

3) при заміні матеріально-відповідальної особи;

4) при встановленні фактів крадіжок, зловживань, порчі цінностей;

5) після пожару і інших стихійних явищ;

6) при пероцінці майна;

7) при здаванні майна в оренду або приватизації державного майна.

Для проведення інвентаризації керівник призначає інвентаризаційну комісію постійно діючу, або разову. Голові комісії видається пломбиратор, яким пломбуються приміщення, в яких зберігаються товарно-матеріальні цінності.

Інвентаризація проводиться при умові, що:

- вона проводиться раптово;

- присутня матеріально-відповідальна особа;

- присутній представник державної служби по боротьбі з економічними злочинами (якщо інвентаризація проводиться за приписом органів внутрішніх справ).

При невиконанні хоча б однієї з цих вимог, інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка і не буде мати юридичної сили. Робота комісії складається з кількох етапів:

1. Підготовчий.

Пломбуються підсобні приміщення, перевіряються ваги та дотримання строків їх клеймування, отримується від матеріально-відповідальної особи всі прибуткові і видаткові документи, які на момент інвентаризації не здані до бухгалтерії, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, або грошових коштів та розписки про те, що усі документи надані.

2. Перевірка матеріальних цінностей в натурі.

Визначається фактична наявність матеріальних цінностей в натурі шляхом вимірювання, переважування, підрахунку тощо. Отримані дані оформлюються інвентаризаційним описом за найменуванням цінностей, їх кількістю, ціні. Опис складається по кожній матеріально-відповідальній особі окремо, а також окремо по кожному місцю зберігання та підписується членами комісії і матеріально-відповідальною особою, незаповнені рядки прокреслюються.

3. Співставлення даних інвентаризації даним бухгалтерського обліку.

На цьому етапі складається порівняльна відомість. У порівняльних відомостях відображаються розбіжності між даними інвентаризаційного опису і даними бухгалтерського обліку.

Якщо в інвентаризаційному опису фактичний залишок цінностей перевищує показник залишку за даними обліку, то необхідно відобразити розмір надлишків в натуральних і у вартісному вимірниках в обліку. Якщо навпаки, за даними обліку цінностей обліковується більше, ніж є в наявності, слід відобразити нестачу в натуральному і вартісному вимірниках.

В будь-якому випадку комісія повинна отримати від матеріально-відповідальної особи письмове пояснення для прийняття об'єктивного рішення.

Дата добавления: 2014-12-07