Справочная информация. Конструирование отчетов

Конструирование отчетов

Цель работы – знакомство с СУБД MS Access и приобретение практических навыков конструирования отчетов.

После выполнения работы студент должен знать основные понятия объектов реляционной базы данных и уметь конструировать отчеты с указанием их свойств и построением выражений.

Отчеты служат для отображения на экране или бумаге данных из базы в удобном для пользователя виде.

Разработка отчетов осуществляется на базе таблиц и/или запросов с помощью Инструментов (Отчет, Наклейки, Пустой отчет), Мастера отчетов или Конструктора отчетов. Рекомендуется начальный макет формы создавать с помощью Мастера или Инструментов и настраивать его Конструктором.

Объектами отчета могут быть поля таблиц и/или запросов, выражения, макросы и модули. Объекты в отчете отражаются в виде Элементов управления. Отчет может включать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.

Сам отчет, каждый его раздел и каждый элемент управления имеют свойства, значения которых устанавливаются с помощью Окна свойств (Страница свойств или контекстное менюà Свойства).

Обучающее задание

1. Загрузите СУБД MS Access, откройте Учебную базу данных, активизируйте объект Отчеты.

2. С помощью Мастера создайте отчет «Не сдали сессию», для чего:

Активизируйте Мастер отчетов, в качестве источника данных выберите запрос «Студенты не сдали сессию» и включите в отчет поля № группы, Фамилия, Инициалы.

В качестве Уровня группировки выберите поле № группы и укажите сортировку данных по полю Фамилия.

Выберите: вид макета – блок; ориентация – книжная; стиль – стандартная.

Активизируйте отчет в режиме просмотра и обратите внимание, что некоторые записи дублируются.

Для устранения этого явления перейдите в режим Конструктора отчета, в области данных выделите поля Фамилия, Инициалы и активизируйте Окно свойств. Свойству «Не выводить повторы» присвойте значение «Да» (см. прилож. 10).

Закройте Окно свойств, отформатируйте объекты и активизируйте отчет в режиме просмотра.

3. Создайте отчет «Возраст студентов», для чего:

Активизируйте запросы и на базе таблицы Студенты создайте запрос «Возраст студентов» с включением полей Фамилия (с сортировкой по возрастанию), Инициалы, № подгруппы (см. лабораторную работу № 10.2), Возраст.

При создании поля Возраст активизируйте Построитель и введите выражение

Возраст: Year(Date())-Year([Студенты]![ДатаРождения])

Проверьте работоспособность запроса и сохраните его.

Активизируйте объект Отчеты и на базе созданного запроса «Возраст студентов» с включением всех его полей Мастером создайте одноименный отчет с группировкой по полю № подгруппы и расчетом средневзвешенных итоговых значений поля Возраст (используется функция Avg) по группировочному признаку.

Активизируйте созданный отчет в режиме просмотра, перейдите в режим конструктора и придайте отчету законченный вид, отформатировав его объекты (см., например, прилож. 11).

4. Закройте СУБД MS Access.

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

1. Сконструируйте отчеты для личной базы данных (см. Задание №2 на самостоятельную работу).

2. Представьте их преподавателю.

3. Назовите основные объекты созданных Вами отчетов и их свойства.

4. Какие выражения были использованы Вами при создании объектов отчетов в личной базе данных? Что означают эти выражения?

Дата добавления: 2014-11-29