Табличная часть бюджета

БЮДЖЕТ

Каждый пункт вашего штатного расписания, каждая единица оборудования и других затрат, требующих грантового финансирования, должны быть указаны в бюджете. Если Цены в Вашем регионе отличаются от средних или Вы запрашиваете нестандартное оборудование, если Вы в ходе проекта выполняете специальные виды работ, подтвердите цены на работы и оборудование приложением к бюджету калькуляций, прейскурантов и других документов.

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА – это смета предполагаемых целевых расходов, необходимых для осуществления проекта. Следует учесть, что бюджет в заявке на грант – логическое продолжение проекта, его финансовое обоснование.

Бюджет проекта – один из самых важных документов, который позволяет оценить возможности финансирования проекта. Кроме того, бюджет дает возможность определить реалистичность поставленных в проекте методов и задач. Наконец, бюджет многое может рассказать о стиле управления персоналом, принятом в организации.

Приступая к подготовке бюджета проекта, требуется определить все возможные траты и расходы, выделить первоочередные и самые необходимые.

Бюджет Вашего проекта может занимать всего одну страницу, поясняя затраты на Ваш проект в самом общем виде. Ваш проект может потребовать от Вас более подробного бюджета, в том числе и текстового пояснения к нему.

Бюджет должен отражать ценности Вашей организации. Работая в библиотеке, Вы, безусловно, предпочтёте книги автомобилю; работая в лечебном учреждении, Вы предпочтёте расходы на медицинскую деятельность расходам на приобретение художественного кинофильма.

Проверьте соответствие между описанием проекта, пояснениями к бюджету и самим бюджетом.

Очень многие организации закладывают в свой бюджет лишний компьютер или оплату труда ассистента. Если это не соответствует целям и задачам Вашего проекта, то фонд будет рассматривать это как ненужное раздувание бюджета.

Пожалуйста, направьте свои усилия на эффективное управление проектом. Если, например, должность Вашего исполнительного директора уже финансируется за счёт других источников, например за счёт государственного бюджета, то уж пять процентов своего рабочего времени он может выделить на управление проектом без дополнительной оплаты. Ваших постоянных специалистов тоже можно занять в проекте и их работу также оценить как дополнительный источник финансирования.

Если основное оборудование, запрашиваемое Вами в проекте, составляет основную часть Вашего бюджета, внимательно проанализируйте, не могли бы Вы использовать это оборудование совместно с другими организациями. Вполне вероятно, что Вы могли бы воспользоваться уже бывшим в употреблении оборудованием.

Если Ваш проект рассчитан на длительный срок, в бюджете при планировании заработной платы учтите инфляцию.

Внимательно проанализируйте требования донора по планированию заработной платы и не превышайте разумных и требуемых донором пределов. Смешно, если Ваш проект направлен на проведение инфраструктурных мероприятий, которые наверняка займут у Вас основную часть проектного бюджета, а заработная плата составит 70 – 90% Вашего бюджета. ФОНД НЕ УСЫНОВЛЯЕТ СОТРУДНИКОВ ВАШЕГО ПРОЕКТА!

Штатное расписание Вашего проекта должно указывать, сколько процентов рабочего времени каждый сотрудник Вашего проекта должен работать над проектом, и соответственно этому будет рассчитываться его заработная плата. ВНИМАНИЕ: если заработная плата сотрудника Вашего проекта на 100% финансируется за счёт других источников, и его основные должностные обязанности полностью совпадают с проектными, Вы не может планировать этому сотруднику дополнительную зарплату, напр. ещё 20% за счёт донорских средств даже в том случае, если он будет 20% своего рабочего времени посвящать работе над проектом. Однако Вы можете показать, что эти 20% – дополнительный источник финансирования. В этом случае заручитесь письмом поддержки от того, кто оплачивает 100% вышеуказанной заработной платы. Это будет очень хорошей демонстрацией поддержки Вашего проекта.

При расчёте зарплаты не забудьте про платежи и налоги, уплачиваемые Вашей организацией и каждым из получающих зарплату. Некоторые фонды соглашаются на включение в проектный бюджет платежей, которые организация или частные лица должны производить, иногда – нет. Будьте каждый раз внимательны и консультируйтесь с экспертами донора. Будьте также внимательны и следите за тем, от какого донора Вы получаете финансирование. Грантовые деньги, полученные от некоторых наиболее крупных благотворительных организаций, работающих на территории России, освобождены от ряда обязательных плат в бюджет и налогов. Некоторые из доноров разрешают включать в проектный бюджет даже накладные расходы, возникающие при исполнении проекта в организации. Это правило прежде всего действительно для государственных фондов, но в большинстве случаев не работает у частных спонсоров, которые предпочитают видеть в Вашем проектном бюджете «чистые» суммы.

Оплата услуг связи и транспортных расходов должна производиться по минимальным расценкам и в минимально необходимом объёме, в противном случае донор расценит это как искусственное раздувание бюджета. Однако если Ваш проект направлен на проведение публичных мероприятий, связанных с массовой рассылкой информационных материалов и публичными мероприятиями, в которых предусматриваются представительские расходы и специальный транспорт, то увеличение расходов по этим статьям с соответствующим серьёзным их обоснованием и при условии соответствия миссии донора, условиям отдельной программы/конкурса, Вы можете увеличивать эти статьи бюджета.

Не закладывайте чрезмерных расходов на проведение тренингов, семинаров и оплату работы внешних экспертов. Если у Вас есть собственные силы на проведение такого рода деятельности, зачем приглашать специалистов со стороны, которые, как правило, ещё и требуют зарплату, да ещё и достаточно высокую?

Не показывайте в бюджете копейки, напр., 1298 руб. 32 коп. или ₣353,25 или ₤235.23 или $476,78

Многие доноры, в основном зарубежные, просят рассчитывать бюджет в твёрдой валюте. В этом случае тоже не считайте всё с точностью до разменной монеты.

Не включайте в бюджет непредвиденные расходы, это свидетельствует о плохой подготовке проекта. Вы должны просчитать всё до мелочи: копирование, канцтовары, расходные материалы, транспорт и т.д.

При сведении бюджета в таблицу вернитесь к описанию проекта и составьте список участников, а также перечень других затратных мероприятий Вашего проекта. Обратите внимание на перечисление не только тех мероприятий, на которые Вы планируете попросить денег, но и на те, финансирование на которые у Вас уже есть. Затем внимательно проанализируйте цены на запланированные Вами оборудование на услуги, существующие в Вашем регионе. Подсчитайте, сколько стоит труд сотрудников, которые будут работать в Вашем проекте, в том числе и тех, что Вы будете специально нанимать для работы над проектом. Запишите цены рядом с каждым из пунктом составленного Вами списка. Просуммируйте затраты по каждому из пунктов. Это нужно Вам для того, чтобы Вы поняли, откуда берутся итоговые цифры. Это удобно не только поэтому, но и на случай, если донор обратится к Вам за разъяснениями, а также для последующего мониторинга проекта и составления промежуточных и итогового отчётов по гранту. Такой список может выглядеть следующим образом:

	Пункт	Описание	Цена
	Исполнительный директор	Общее руководство	10% оклада= 1000 руб.
	Руководитель проекта	Нанимается в начале проекта	11 месяцев по 3500 руб. = 38500 руб.
	Тренеры	12 чел. по 10 час/нед. на 3 м-ца	12 x 10 x 3 x 4.50 руб. = 1620 руб.
	Аренда помещения	25% используемого помещения	25% x 20000 руб. = 5000 руб.
Накладные расходы	20% стоимости проекта	20% x 30000 руб. = 6000 руб.

С таким черновиком вы готовы к тому, чтобы составить бюджет. Большинство проектов должны содержать таблицы, в которых расходы сгруппированы по видам/категориям. Все существенные затраты должны быть разбиты на подпункты, мелкие же могут быть сведены в одну линию. Вы можете разделить свой бюджет на зарплату и прочие расходы, которые, в свою очередь, можете разбить на транспортные расходы и оборудование и т.д. – всё зависит от требований спонсора и содержания Вашего проекта. Зарплату можно разбить на оплату труда постоянных сотрудников проекта и зарплату приглашённых экспертов; затраты, не связанные с оплатой труда, как правило, делятся на оборудование, транспортные расходы, административные и прочие прямые расходы. Каждая строка должна сопровождаться расчётной цифрой.

Дата добавления: 2014-12-27