Письмо-обращение

УБЕДИТЕЛЬНОСТЬ

ТОЧНОСТЬ И АККУРАТНОСТЬ

· Арифметическая точность. Трижды проверьте все цифры в Вашем проекте. Ошибка в расчётах или простая опечатка будут свидетельствовать о том, что Вы неаккуратны и при расходовании грантовых средств.

· Языковая точность. Будьте точны в употреблении терминологии и понятий.

ЗАПОМНИТЕ: решение проблемы отличается от улучшения и модернизации, ведь если Вы решили проблему, Вы с ней покончили, и у Вас появляется формальное и моральное право начинать новый проект!

· Точность и аккуратность оформления. Неприятно и трудно читать «слепой» текст, размазанные и непронумерованные страницы, разбирать нечёткую печать или связываться по несуществующему или неверно указанному телефону. Пожалейте экспертов: они тоже люди.

· Статистика – убийственное оружие убеждения. Тщательно подобранная (но не подтасованная!), она может сослужить более чем хорошую службу в попытке убеждения незнакомого человека дать Вам денег!

· Цифры – убедительный, но холодный аргумент. Добавьте «человеческий» фактор к Вашим аргументам, т.е. письма поддержки: от специалистов, от граждан, от власти и т.д. ВНИМАНИЕ: Не превращайте Ваш проект в акцию по сбору подписей в Вашу поддержку. Вы не на демонстрации, Вы занимаетесь делом и должны это продемонстрировать.

· Если Вы считаете, что для пущей убедительности к проекту необходимо приложить дополнительные материалы о Вашей деятельности или подтверждающие необходимость в Вашем проекте, то не стремитесь сделать их количество несчётным. Вряд ли экспертам понадобятся фотографии предполагаемых исполнителей проекта (если, конечно, Ваш проект не направлен на развитие модельного бизнеса).

Если донорская организация, в которую Вы направляете свой проект, не требует обращения к ней сразу с готовым проектом, то Вы пишете туда письмо-запрос, в котором кратко излагаете свой проект.

Некоторые донорские организации, поток заявок в которые очень велик, просят перед отсылкой им окончательного варианта проекта обращаться к ним с письмом-обращением.

В этом письме Вы кратко излагаете суть своего проекта, где указываете, почему Вы решили обратиться именно к этому спонсору, доказываете способность Вашей организации исполнить предлагаемый проект, и называете запрашиваемую для проекта сумму с разбивкой её по основным статьям. Письмо должно быть подписано руководителем Вашей организации, а не тем лицом, кто писал проект, однако в качестве контактного лица следует указывать именно его. Не забудьте указать все возможные каналы связи (почтовый адрес, телефон, факс, электронную почту и другие координаты).

Для проектантов такое письмо – удобный инструмент проверки идей проекта. Предварительно изучите приоритеты спонсора. Ваше письмо должно чётко соответствовать им, а заявляемы Вами проект должен связывать приоритеты спонсора с Вашими.

Успешное письмо-обращение должно быть предельно кратким и вежливым. Две страницы текста должны быть настолько же информативными, насколько краткими. Избегайте деталей. Будьте точными и ясными в формулировках и предельно честными. Не забудьте вложить в смысл преданность проекту и немного страсти (не переборщите!) Укажите срок проекта, контактное лицо и его координаты.

Структура письма-обращения:

· Приветствие

· Вводный абзац

· Эффект проекта

· Сплочённость проектной команды

Вводный абзац должен быть конспектом проекта и необходимого финансирования. Исходите из того, что донор будет рассматривать его как аннотацию к проекту. Там, где это необходимо, рассчитайте затраты на проект, укажите число участников.

Эффект проекта: Сконцентрируйтесь на идее благотворительности проекта: покажите, что Вы будете работать не на нужды Вашей организации, а на нужды Вашего сообщества. Даже если Вы претендуете на получение финансирования для разработки новой базы данных, покажите, что эта база данных будет обслуживать не столько Ваших сотрудников, сколько послужит развитию той или иной сферы в жизни Вашего города, села, увеличит число внешних читателей, пользователей и т.п.

Сплочённость проектной команды: вместо обращения от первого лица используйте местоимение «мы», что продемонстрирует корпоративность, т.е. общность интересов в Вашей организации.

Если донорская организация требует, чтобы Вы сразу представили окончательный вариант проекта, то – если фонд не требует иначе (а об этом речь пойдёт далее) – содержание комплекта документации должно быть следующим:

1) Письмо/обращение в фонд/донорскую организацию

2) Титульная страница. Необязательная часть, но она придаст Вашему проекту презентабельности. Укажите на ней только название Вашего проекта, название Вашей организации, её адрес, дату направления Вашего проекта в фонд и программу/конкурс, куда Вы свой проект представляете.

3) Аннотация (реферат) проекта. Удобна для больших проектов с длинным описанием. Тем более что иметь такого рода документ очень удобно: Вы можете в любой момент использовать его как информационный листок или пресс-релиз.

Дата добавления: 2014-12-27