Аудит проекта

На этапе жизненного цикла проекта необходимо провести закрытие контракта и выход из проекта. Для завершения проекта существуют следующие условия:

а) типовые – проект передается заказчику и завершается;

б) досрочные – проект завершается раньше времени и новый продукт идет в производство и продажу (решение принимает аудиторская группа и высшее руководство);

в) бесконечные – проект сопровождается постоянными дополнениями, изменениями и задержками (аудиторская группа может рекомендовать закрытие проекта или ограничение ресурсов);

г) несостоявшиеся проекты – завершаются на стадии НИОКР из-за изменения потребностей заказчика, устаревшей технологии, замены руководителя проекта;

д) отказ от проекта – вследствие изменения целей, приоритетов и критериев (решение о закрытии проекта принимает аудиторская группа).

В процессе выполнения проекта и после его завершения проводятся контрольные проверки – аудит проекта. Аудит является инструментом для поддержания постоянных улучшений и создания новых навыков управления проектами. При этом проводится оценка того, что было сделано неправильно, а что способствовало успеху, насколько эффективной была работа команды, и были ли получены ожидаемые стратегические выгоды.

Оценка завершенного проекта проводится по следующим критериям:

- четкость определения и точность реализации целей проекта;

- правильный выбор технических решений и методов закупок ресурсов;

- правильность определения пользователей результатов проекта;

- наличие прогресса в укреплении созданных проектом организаций;

- достижение запланированной нормы прибыли.

Процедура аудита проекта зависит от размера организации, размера проекта и его важности. В небольших организациях проверка может быть неформальной, в форме собрания персонала. В крупных и средних организациях аудит проводится независимыми экспертами (аудиторской группой) в течение одной недели.

Основная цель аудита – получить независимый, внешний взгляд на проект. Традиционная модель проверки проекта представляет две перспективы: оценка проекта с точки зрения организации и взгляд проектной команды на оценку.

Для выяснения точки зрения проектной команды ставятся следующие вопросы.

1. Соответствовала ли система планирования и контроля данному типу проекта? Почему, да? Почему, нет?

2. Выполнен ли проект с опережением графика или нет, с превышением бюджета или наоборот? Почему?

3. Было ли взаимодействие с участниками проекта эффективным?

4. Имеет ли команда доступ к организационным ресурсам: персоналу, бюджету, оборудованию?

5. Какова оценка внешних подрядчиков и поставщиков?

6. Какова оценка выполнения проекта командой?

Результатом проверки является аудиторский отчет, включающий следующие разделы.

Классификация проекта – тип, стоимость проекта, численность персонала, уровень технологии.

Анализ собранной информации – миссия, цели, организационные ресурсы, процедуры и системы.

Рекомендации – достижения и недостатки, корректирующие действия, которые нужно предпринять.

Полученные уроки – выявленные трудности и ошибки.

Приложения – подробный анализ информации.

Наличие аудиторского отчета помогает команде избежать ошибок в процессе управления проектом, сокращает длительность обучения команды перед началом нового проекта.

Дата добавления: 2014-12-27