Часть III самостоятельная работа

Группы

Является учеником (цей)

Дана настоящая в том, что

· Щелкните по кнопке - Список полей.

· В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.

· Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

· Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

· Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

· Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат - Выровнять - По левому краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.

· Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

· Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее – по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

· В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы.

·

Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 45.

Рис. 45. Макет отчета с именем Справка

· Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка.

Задание 5. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

· Выполните команду Файл - Выход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Работа 8. Создание отчетов (продолжение)

Цели работы:

· закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

· научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;

· освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных, например из эталонной базы данных учителя.

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

· Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид - Заголовок/примечание отчета.

· Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка.

·
В появившемся окне выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы, представленный на рис. 46.

Рис. 46. Окно Сортировка и группировка

· Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

· Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.

· Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Аа - надписьна дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

· Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

· Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

· Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово «группы».

· Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных.

· В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в нужное место.

· Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

· Включите кнопку - Свойства.

·

Наберите значение =[Page] в строке Данные (рис. 47).

Рис. 47. Окно Поле: Поле9, вкладка Все

· Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

· Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

·
Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструктора, представленный на рис. 48.

Рис. 48. Созданный с помощью Конструктора отчет

Список учеников

Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге.

Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Порядок работы:

· Установите для отчета режим Конструктор.

· Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.

· Удалите надпись пустого поля.

· Выделите поле и щелкните по кнопке - Свойствана панели инструментов.

·

Введите в ячейку Данные выражение =1 (рис. 49).

Рис. 49. Окно Поле: Поле15, вкладка Данные

· В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего (рис. 49). Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3....

· Закройте окно со свойствами полей.

· Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Порядок работы:

· Откройте отчет Список учеников в режиме конструктора.

· Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета.

· Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.

· Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

· Введите в ячейку Свойства-Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

· Введите название: Общее количество записей.

· В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.

· Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

· В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .

· Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы – сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

· Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .

С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

· Щелкните по кнопке Далее.

· На этом шаге можно отсортировать данные.

· Щелкните по кнопке Далее.

· Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

· Выберите стиль отчета: Деловой и щелкните по кнопке Далее.

· Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

· Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельные задания.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет0 − блок;

Отчет2 − структура 1;

Отчет3 − структура 2;

Отчет4 − по левому краю 1;

Отчет5 − по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 − сжатый;

Отчет7 − обычный;

Отчет8 − строгий;

Отчет9 − полужирный;

Отчет10 − спокойный.

Задание 6. Создайте почтовые наклейки.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

· Впоявившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

· В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

· Вследующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке . Щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

· Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Предъявите преподавателю: отчеты Список учеников, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9), Отчет10, Наклейки.

Задание 7. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

· Выполните команду Файл - Выход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Работа 9. Создание и использование базы данных «Фонотека»

Цель работы: закрепить знания, полученные в процессе выполнения предыдущих работ.

Дата добавления: 2014-12-27