Текст лекции 1 страница

План

План

План

1. Роль ДОУ в современных организациях. Делопроизводственные службы и их место в системе управления.

2. Организационно-правовые документы службы ДОУ. Функции службы ДОУ.

3. Организационные формы службы ДОУ.

Задачи изучения темы:

1) дать представление об организационных формах делопроизводства;

2) рассмотреть типовые задачи и численный состав службы ДОУ;

3) выяснить делопроизводственные и организационные функции службы ДОУ;

4) определить назначение, содержание Положения о службе ДОУ.

Текст лекции:

1. Эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы. Обобщенно можно назвать такое подразделение службой ДОУ.

Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, осуществляющее функции документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиненное непосредственно руководителю организации. Делопроизводство ведется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, содержания деятельности, компетенции, поэтому наличие такой службы желательно.

Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия:

· управление делами;

· управление информационно-документационного обеспечения;

· управление делопроизводства;

· управление документационного обеспечения;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях небольшого масштаба возможно совмещение нескольких служб в одном структурном подразделении, в маленькой фирме всю работу с документами выполняет секретарь.

В федеральных органах исполнительной власти (министерства, федеральные службы, федеральные агентства) в структуру делопроизводственной службы (управление делами), как правило, входит:

1) приемная министра;

2) секретариат министра;

3) секретариаты заместителей министра;

4) секретариат коллегии;

5) канцелярия.

Канцелярия состоит из структурных подразделений:

1) экспедиция;

2) бюро учетно-справочной работы;

3) сектор, отвечающий за работу с письменными обращениями;

4) бюро правительственной переписки;

5) группа печати и тиражирования документов;

6) отдел контроля;

7) отдел автоматизации (компьютерный центр);

8) архив и др.

В секретариате готовятся документы к докладу, ведется работа с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов федеральных органов власти.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

В исполнительных органах власти и местного самоуправления создаются общие отделы. Структура такой службы может быть следующей:

1) канцелярия;

2) протокольный отдел;

3) приемная;

4) отдел обработки корреспонденции;

5) отдел по работе с обращениями граждан.

Важно в функции какого-то подразделения включить обязанности по совершенствованию документационных процессов и внедрению технических средств.

2. К организационно-правовым документам службы ДОУ относятся:

· положение о службе делопроизводства;

· инструкция по делопроизводству;

· Табель унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);

· Альбом унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);

· должностные инструкции на каждого сотрудника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;

· номенклатура дел и другие нормативные акты.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Типовое положение о службе ДОУ содержится в приложении к ГСДОУ.

Положение о службе ДОУ имеет структуру текста:

1) общие положения;

2) цели и задачи;

3) функции;

4) обязанности;

5) права;

6) руководство;

7) взаимоотношения (служебные связи);

8) организация работы;

9) дополнения и изменения.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности;

2) работа с документами;

3) организационные виды работ.

Положение о службе ДОУ закрепляет функции данного подразделения:

· перечисляются основные направления деятельности;

· указывается периодичность выполнения работ.

В состав типовых входят:

1) технологические функции;

2) организационные функции;

3) контрольные функции;

4) методические функции;

К технологическим функциям следует отнести:

1) осуществление экспедиционной обработки;

2) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;

3) ведение информационно-справочной работы по документам организации;

4) набор текста;

5) копирование, тиражирование, рассылка документов;

6) подготовка документов к отправке.

Организационные функции:

1) подготовка документов к докладу;

2) организация работы архива;

3) повышение квалификации работников делопроизводственной службы;

4) разработка (совместно с другими соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.

Контрольные функции:

1) контроль за качеством оформления документов;

2) контроль за сроками исполнения документов;

3) контроль за делопроизводством в структурных подразделениях;

4) обобщение информации о ходе и результатах исполнения документов;

5) систематическое информирование руководителя организации о работе подразделения;

6) контроль за хранением документов и оперативным использованием документной информации.

Методические функции:

1) разработка номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов;

2) проектирование Табеля и Альбома унифицированных форм документов;

3) участие в проведении экспертизы ценности документов и др.

Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников:

1) руководители;

2) специалисты;

3) технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

К категории руководителей относятся должности:

1) управляющий делами;

2) заведующий канцелярией;

3) заведующий общим отделом;

4) заведующий протокольным отделом;

5) начальник секретариата;

6) заведующий экспедицией и др.

В категорию специалистов отнесены должности:

1) документовед;

2) помощник руководителя;

3) инспектор по контролю за исполнением поручений;

4) инспектор;

5) секретарь коллегии и др.

Технические исполнители составляют следующую категорию служащих:

1) экспедитор;

2) делопроизводитель;

3) стенографистка;

4) технический секретарь;

5) курьер;

6) секретарь-стенографистка;

7) секретарь руководителя и др.

3. Создание службы ДОУ сопровождается выбором ее организационной формы. Существуют три организационные формы:

1) Централизованная. В этом случае операции по работе с документами осуществляются одним специализированным структурным подразделением или секретарем фирмы. Централизованная форма организации службы ДОУ удобна для небольших организаций.

2) Децентрализованная. Данная форма предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центрального подразделения делопроизводства выполняет всю работу с документами. Данная организационная форма используется в учреждениях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения.

3) Смешанная. Такая организационная форма делопроизводственной службы является наиболее распространенной. Часть операций выполняется центральной службой, а какие-то виды работы с документами ведутся в структурных подразделениях.

Выбранная организационная форма службы ДОУ закрепляется в положении о данном структурном подразделении, инструкции по делопроизводству организации.

Выводы по теме:

1) Основные требования к службам документационного обеспечения содержит ГСДОУ.

2) В последнее десятилетие в терминологии ДОУ практикуется определение «документационный менеджмент». Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами, комплекс организационных мероприятий, направленных на эффективное управление документационно-информационными процессами. Традиционно служба ДОУ в организации обеспечивает решение задач информационного менеджмента. Управление документацией представляет основное направление деятельности в рамках информационного менеджмента.

3) На организационном уровне при создании службы ДОУ важно решить следующие вопросы:

· выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

· разработка организационной структуры службы ДОУ и определение ее конкретного наименования;

· разграничение функций между структурными подразделениями и должностными лицами службы делопроизводства;

· нормирование труда работников службы ДОУ, определение ее численного и должностного состава;

· выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции, стандартах по делопроизводству;

· рациональная организация рабочих мест, их автоматизация;

· повышение общей культуры работы с документами.

4) Важной составляющей работы службы ДОУ является создание информационно-справочных массивов, баз данных, содержащих полную информацию о документах. Одна из основных функций данного подразделения заключается в обеспечении быстрого поиска сведений о том, где находятся нужные документы, как организован ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти ту или иную необходимую для управления информацию.

Для функционирования информационно-поисковой системы (ИПС) службе ДОУ необходимо обеспечить:

· регистрацию и индексацию документов в организации;

· формирование и постоянную актуализацию информационно-поисковых массивов (ИПМ) – баз данных;

· получение на основе данных в составе ИПС достоверных сведений о документах организации, в том числе состоящих на оперативном хранении.

Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в оперативной деятельности по документационному обеспечению управления организацией, учреждением, органом государственной власти или местного самоуправления.

Служба ДОУ решает задачу оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документационной информации. Данное подразделение осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами организации.

Глава 3. Современное законодательное и нормативно-методическое обеспечение в сфере ДОУ и архивного дела

1. Законодательное регулирование делопроизводства.

2. Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства.

Задачи изучения темы:

1) дать определение структуры нормативно-методической базы документационного обеспечения управления;

2) рассмотреть, как регламентируется в законодательстве стандартизация и унификация документов;

3) изучить состав нормативных, нормативно-методических актов, содержащих правила документирования;

4) сформировать представление о государственном регулировании процессов организации работы с документами.

Текст лекции:

1. Развитие законодательства, устанавливающего правовые основы по разным направлениям работы с документами имеет важное значение прежде всего для:

- повышения правовой значимости управленческих документов;

- решения практических задач, выполняемых делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата;

- осуществления государственной политики в сфере информации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ; ч. 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ; ч. 3 от 26.11.2001 № 145-ФЗ):

· закрепляет правила заключения, изменения и расторжения гражданских договоров;

· содержит требования к учредительным документам юридических лиц (ст. 52 ГК РФ) – устав, учредительный договор;

· устанавливает требования к оформлению ценной бумаги (ст. 142–144, 160).

· определяет требования к договору, доверенности (ст. 184, 185);

· закрепляет порядок оформления доверенности (ст. 185, 186);

· устанавливает формуляр чека (ст. 878).

Таким образом, отдельные статьи ГК фиксируют:

1) обязательность документирования по определенным направлениям деятельности;

2) виды и разновидности документов, создаваемых при совершенствовании актов гражданских взаимоотношений;

3) состав информации (содержание) некоторых документов.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2008) называет локальные акты, которые должна разрабатывать и внедрять организация:

· коллективный договор;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· штатное расписание;

· положение о персональных данных;

· положение об охране труда;

· положение о комиссии по трудовым спорам;

· положение о системе оплаты труда

Особое значение имеет статья 14 «Исчисление сроков». Сроки исчисляются годами, месяцами, неделями. В срок включаются и нерабочие дни.

В статье 65 перечислены документы, предъявляемые гражданином при поступлении на работу. Трудовой книжке посвящены ст. 65, ст. 66. Регламентируется порядок выдачи копий, указываются сроки ознакомления работников с документами. Работе с персональными данными посвящена ст. 85. В Трудовом кодексе названы документы, которыми оформляется перевод, увольнение, командирование, отпуск, поощрения, взыскания работников. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

- осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

- применении информационных технологий;

- обеспечении защиты информации.

Закон дал определение ключевых понятий:

· информация;

· информационные технологии;

· документированная информация;

· электронное сообщение и др.

Унификация понятий и закрепление их в законе имеют большое правовое и практическое значение.

Важнейшими для работы с документами являются положения закона, посвященные документированию информации (ст. 11). Также закон определил право на доступ к информации и некоторые ограничения по доступу к информации (конфиденциальной и государственной тайне).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» характеризует основные принципы, на основе которых ведется обработка персональных данных, а также устанавливает категории данной информации. Отдельные главы закона посвящены правам субъекта персональных данных, обязанностям оператора и контролю за обработкой персональных данных.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» дает понятие определению «коммерческая тайна» и др. Законодательно закрепляется перечень сведений, в отношении которых лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, не может быть установлен режим коммерческой тайны (данные о численности, составе работников, об охране труда, об учредительных документах и др.).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» регулирует порядок прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации. Статьи закона посвящены должностям гражданской службы, правовому статусу гражданского служащего, характеристике служебного контракта, персональных данных гражданского служащего, а также кадровой службе государственных органов. Глава 5 и 6 данного федерального закона описывает процедуры, связанные с оформлением, заключением и расторжением служебного контракта. Закон указывает на обязательность документирования процессов поступления на гражданскую службу (проведение конкурса), аттестации, проведения квалификационного экзамена. Также отдельная статья закона (ст. 47) посвящена должностному регламенту. Регулируется порядок работы с персональными данными гражданского служащего и требования к ведению личных дел.

Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере:

· организации хранения документов;

· комплектования документации;

· учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

· управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве:

· архивный документ;

· временные и постоянные сроки хранения документов;

· архивы организации;

· муниципальный и государственный архивы;

· депозитарное хранение и др.

Закон определил:

- полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области архивного дела;

- состав Архивного фонда Российской Федерации;

- порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности.

Чрезвычайно важным является законодательное установление обязанностей государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и предпринимателей без образования юридического лица по учету и хранению документов. Впервые установлены предельные сроки хранения документов в архивах организаций. С выходом этого закона определен порядок передачи документов на архивное хранение. Существенно, что этот порядок предусматривает не только передачу документов на архивное хранение в период деятельности организаций различных организационно-правовых форм, но и при их реорганизации и ликвидации.

Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах. В Федеральном законе используются следующие основные понятия:

· электронный документ;

· электронно-цифровая подпись;

· владелец сертификата ключа подписи и др.

Также закон определяет:

- статус удостоверяющих центов;

- особенности использования электронно-цифровой подписи.

Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливает требования к:

· стандарту;

· техническому регламенту.

Также закон определяет виды документов по стандартизации, регулирует порядок их применения, осуществления государственного контроля, надзора за соблюдением требований государственных стандартов и др. вопросы.

Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» содержит описание и порядок официального использования Государственного герба Российской Федерации. В законе представлен перечень учреждений, на бланках которых разрешено использовать Государственный герб как в многоцветном, так и в одноцветном варианте (с геральдическим щитом и без геральдического щита). Указано, что воспроизведение государственного символа обязательно на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, и на иных документах государственного образца. Также Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях государственных органов, список которых тоже содержится в законе.

Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» фиксирует:

· правовое положение акционерных обществ;

· порядок ведения учета;

· отчетность, называет документы (устав общества, протокол собрания акционеров);

· порядок документирования распорядительной деятельности исполнительного органа.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет виды обязательного экземпляра документа, сроки и порядок его доставки. Даны понятия:

· документ;

· обязательный экземпляр документа;

· виды документов и др.

2. Нормативно-методическая база ДОУ включает:

- правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

- правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами;

- правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- правовые акты по ДОУ, издаваемые в организациях.

1) Указы Президента Российской Федерации.

Указ Президента Российской Федерации от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне». Сведения, отнесенные к государственной тайне, оформлены в виде таблицы, содержащей информацию о наименовании таких сведений и о государственных органах, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к государственной тайне. Информация распределена внутри таблицы по разделам:

1) сведения в военной области;

2) сведения в области экономики, науки и техники;

3) сведения в области внешней политики и экономики;

4) сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Настоящим указом определяется порядок проведения аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации. Для проведения аттестации гражданских служащих по решению представителя нанимателя издается правовой акт государственного органа, содержащий положения:

· о формировании аттестационной комиссии;

· об утверждении графика проведения аттестации;

· о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации;

· о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.

Аттестация проводится с приглашением аттестуемого гражданского служащего на заседание аттестационной комиссии. Также данное положение содержит приложение – форму аттестационного листа государственного гражданского служащего Российской Федерации.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» определяет, что квалификационный экзамен проводится конкурсной или аттестационной комиссией. По результатам квалификационного экзамена в отношении гражданского служащего комиссией выносится одно из следующих решений: а) признать, что гражданский служащий сдал квалификационный экзамен, и рекомендовать его для присвоения классного чина; б) признать, что гражданский служащий не сдал квалификационный экзамен. Данный указ в приложении содержит форму экзаменационного листа государственного гражданского служащего Российской Федерации, куда вносится результат проведения аттестации.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Предусматривает, что конкурс проводится в два этапа. На первом этапе государственный орган публикует объявление о приеме документов для участия в конкурсе не менее чем в одном периодическом печатном издании, а также размещает информацию о проведении конкурса на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования. Затем осуществляется проверка достоверности сведений, представленных претендентами на замещение вакантной должности гражданской службы. Результаты голосования конкурсной комиссии оформляются решением, которое подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, принявшими участие в заседании, а также издается акт представителя нанимателя о назначении победителя конкурса на вакантную должность гражданской службы, с которым заключается служебный контракт.

Указ Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Утвердил примерную форму служебного контракта, которая содержит следующие разделы: общие положения, права и обязанности гражданского служащего, права и обязанности представителя нанимателя, оплата труда, служебное время и время отдыха, срок действия служебного контракта, условия профессиональной служебной деятельности, государственные гарантии, компенсации и льготы в связи с профессиональной служебной деятельностью, иные условия служебного контракта, ответственность сторон служебного контракта, изменения и дополнения, прекращение служебного контракта, разрешение споров и разногласий.

Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное положение определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и использования персональных данных государственного гражданского служащего. Особое внимание указ уделяет содержанию личного дела служащего. Установлен перечень документов, которые приобщаются к личному делу, а также состав обязанностей кадровой службы государственного органа по ведению личных дел.

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 отнес к сведениям конфиденциального характера следующее: сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения; сведения, связанные с профессиональной и коммерческой деятельностью, а также сведения о сущности изобретения.

2) Постановления Правительства Российской Федерации.

Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», фиксирует, что нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Первая часть Правил посвящена подготовке нормативно-правовых актов, а вторая определяет требования к их государственной регистрации. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействий федеральных органов исполнительной власти», утверждает общие правила организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации их полномочий и взаимодействия этих органов, в том числе правила организации взаимодействия федеральных министерств с находящимися в их ведении федеральными службами и федеральными агентствами. Типовой регламент состоит из 12 разделов. Регламент устанавливает функции федеральных органов исполнительной власти в сфере взаимодействия, содержит положения, касающиеся процедуры разработки межведомственных нормативных правовых актов, формирования планов и показателей деятельности, взаимодействия федеральных органов с Правительством, Советом Федерации, Государственной Думой. Раздел 11 характеризует основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Указано, что делопроизводство в таких учреждениях ведется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

Дата добавления: 2014-12-27