Текст лекции. 1. Соотношение понятий «унификация» и «стандартизация»

План

1. Соотношение понятий «унификация» и «стандартизация». Объекты унификации в ДОУ. Формуляр-образец документа.

2. Состав реквизитов служебных документов и общие правила их оформления.

3. Виды бланков управленческих документов, требования к проектированию.

4. Общие требования к изготовлению документов.

5. Унификация текстов служебных документов.

Задачи изучения темы:

1) выяснить соотношение понятий «унификация», «стандартизация», пояснить цели, объекты унификации в делопроизводстве;

2) определить значение унификации для оформления документов;

3) сформировать представление о правовых основах стандартизации, об объектах унификации в делопроизводстве;

4) дать представление об унифицированной форме документа;

5) сформулировать назначение, содержание, область применения ГОСТ Р 6.30–2003;

6) охарактеризовать правила оформления реквизитов;

7) рассмотреть требования к текстам служебных документов;

8) охарактеризовать структуру документов, порядок расположения реквизитов;

9) определить требования к оформлению бланков служебных документов;

10) рассмотреть соотношение понятий «унификация» и «стандартизация»;

1. Повторяемость управленческих функций влияет на состав документации, что позволяет ее унифицировать. Требования к оформлению документов содержатся в нормативных актах, которые закрепляют проведенную унификацию. Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации в делопроизводстве:

1) формы документов и состав включаемых в них реквизитов;

2) системы документации;

3) тексты документов;

4) форматы бумаги;

5) виды и разновидности документов;

6) состав документации по определенной управленческой функции;

7) состав и расположение реквизитов;

8) комплекс (совокупность) систем документации;

9) отдельные элементы документа, например, текст;

10) терминология в области делопроизводства и архивного дела;

11) форматы, поля документа;

12) бланки служебных документов;

13) правила работы с документами и др.;

14) технологии работы с документами и др.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России (Росстандарт).

Унификация документов проводится в целях:

· сокращения количества применяемых документов;

· типизации их форм;

· снижения трудоемкости их обработки;

· достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

· более эффективного использования оргтехники.

Для типизации и унификации документов разрабатываются унифицированные формы (УФД). Каждый документ состоит из информационных элементов – реквизитов (подпись, печать и др.). Реквизиты могут быть:

· графическими (герб, эмблема, печать);

· текстовыми;

· цифровыми.

Текстовые реквизиты бывают:

- простыми (регистрационный номер, дата), состоящими из 1–2 слов или цифр;

- сложными (гриф утверждения, виза согласования, гриф согласования, адресат), имеющими в структуре несколько самостоятельных частей.

Реквизиты включаются в бланк заранее, а дополняющая, конкретизирующая информация вносится при оформлении конкретного документа.

В практической области доу применяется формуляр-образец. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов документов должна отражать типовую функцию, часто повторяющийся вариант. Формуляр-образец – это модель построения документа, которая может быть представлена в виде:

· чертежа;

· схемы;

· описания реквизитов, структуры текста, порядка оформления.

Государственным стандартом 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

· форматы бумаги от А3 до А6;

· служебные поля;

· конструкционная сетка с указанием шага письма;

· состав и правила оформления реквизитов, придающих юридическую силу документу.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (национальный стандарт – ГОСТ, отраслевой стандарт – ОСТ). Применение стандартов повышает качество оформления документов. Статьей 12 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» установлен принцип добровольности стандартизации, в соответствии с которым, национальные стандарты носят рекомендательный характер.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами: постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 5 утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к оформлению реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, в том числе и с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации;

· схемы расположения реквизитов.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:

· федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют определенный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30–2003 определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в УСОРД. Состав реквизитов (в сравнении с ранее действующим ГОСТ Р 6.30–97) дополнен двумя новыми реквизитами (основной государственный регистрационный номер юридического лица – ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет – ИНН/КПП (06). Из состава реквизитов выведен «гриф ограничения доступа к документу» (13). Изменено название реквизита «печать» на «оттиск печати».

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2–ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба возможно:

· в многоцветном варианте на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного судов Российской Федерации и др. органов государственной власти;

· в одноцветном варианте на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной прокуратуры Российской Федерации и других органов государственной власти;

· в одноцветном варианте без геральдического щита на бланках:

- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- органов, организаций, учреждений при Президенте, Правительстве Российской Федерации;

- федеральных судов и других органов власти.

Реквизит располагается над наименованием организации.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, положениями, конституциями и т. д.). Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм. Реквизит располагается над наименованием организации. Это может быть герб области, города, округа, района, организации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема должна отображать основное направление деятельности, может быть в любой цветовой гамме. Как правило, это графическое или буквенное изображение.

Реквизит 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа, проставляется в бланковой части в составе реквизита «справочные данные об организации». По ОКПО – это 7 цифровых знаков плюс контрольное число. Реквизит оформляется на ОРД по необходимости, на документах других унифицированных систем (банковской, финансовой документации и др.) – обязательно.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельства). В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – данный реквизит указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельствами).

Реквизит 07. Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код входит в состав реквизита 09 «Справочные данные об организации». Является элементом электронной идентификации вида документа. Состоит из 7 цифр плюс контрольное число.

Реквизит 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать названию, закрепленному в ее учредительных документах, и указывается обязательно, вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящего ведомства. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. На внутренних документах данный реквизит должен обязательно присутствовать. Печатается прописными буквами.

Реквизит 09. Справочные данные об организации включают обязательно почтовый адрес, номера телефонов (с указанием кода города), ИНН, ОГРН, код организации и другие сведения; по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сведения о филиалах, лицензиях. Это характерный реквизит бланка письма. Располагается под наименованием организации.

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД и другими документами. В организации состав документов необходимо закреплять Табелем унифицированных форм, который уточняется ежегодно и утверждается руководителем. В письме наименование вида документа не указывают. Печатается реквизит всегда прописными буквами.

Реквизит 11. Дата документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа становятся несколько организаций, то датой документа служит наиболее поздняя дата подписания. Следует соблюдать следующие правила оформления реквизита:

· дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008;

· допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2008.01.05;

· можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2008 г.;

· на доверенности дата оформляется словесно: Двадцать восьмое мая две тысячи восьмого года.

Дата располагается в бланковой части документа, от левого поля, ниже наименования вида документа. Точка в конце реквизита не ставится.

Реквизит 12. Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями. Например, № 15/01-07, где 15 – порядковый номер документа, 01 – номер структурного подразделения, 07 – номер дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, содержит регистрационные номера документа каждой из этих организаций, проставляемые через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например, № 90/97.

Реквизит 1 3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и оформляется только на бланке письма. Значение реквизита:

1) позволяет быстро найти документ, на который дается ответ;

2) освобождает текст от вспомогательной информации;

3) позволяет определить, какой это документ – инициативный или ответный.

Полностью оформляется реквизит на ответных документах: справка, письмо, характеристика, отзыв, заключение и др. Это обязательный реквизит бланка письма, который располагается ниже даты и регистрационного номера, от левого поля.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица. Располагается реквизит под датой и регистрационным номером. При указании городов федерального значения буква «г» с точкой не указывается (Москва, Санкт-Петербург), а также при названиях городов, в составе которых есть это слово (Волгоград, Новгород и т.д.).

Реквизит 15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

или

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоочистка»

В.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Тюменской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО «Арсенал»

Ленина ул., д. 2. офис 7

г. Тюмень, 625003

Почтовый адрес в реквизите «адресат» не указывается, если документ направляется:

1) должностному лицу;

2) в федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Михееву И. П.

Ул. Ленина, д. 5, кв. 12,

Тюменская обл.,

г. Тюмень, 625003

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа – этореквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается:

1) должностным лицом (должностными лицами);

2) коллегиальным органом;

3) специально издаваемым распорядительным документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек, прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Русский текстиль»

Аненков И. В. Аненков

12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальным органом, распорядительным актом (постановлением, решением, приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания

акционеров

Протокол от 15.08.2005 № 14

УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

правления банка

от 30.09.2005 № 54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с грифом утверждения дан в ГСДОУ, должен включаться в инструкцию по делопроизводству конкретной организации (Приложение №1).

Реквизит 17. Резолюция документа – этореквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:

1) фамилии исполнителей;

2) содержание поручения;

3) сроки исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дату подписания резолюции.

Например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Заречье»

к 13.02.2008

Смирнов

21.01.2008

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А5 или на бланке должностного лица).

Реквизит 18. Заголовок к тексту официального документа – этореквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего? например:

Акт ревизии; Протокол заседания

(кого?), например:

Должностная инструкция секретаря-референта;

ХАРАКТЕРИСТИКА на главного инженера Васильева С. П.;

ПЛАН работы отдела на 2009 г.;

ОТЧЕТ о сбыте продукции за 2009 г.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Реквизит располагают слева, сразу от левого поля, над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух и более строк.

Реквизит 19. Отметка о контроле за исполнением документа, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», располагается в правом верхнем углу документа.

Реквизит 20. Текст официального документа –информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты печатают только на русском языке при направлении их:

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы. Разделы нумеруются арабскими или римскими цифрами, подразделы – арабскими. Название раздела печатают прописными буквами без точки в конце.

Реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, печатая от левого поля, например:

Приложение:

1. Положение об управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатают «Приложение» с указанием его номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора института

от 15.01.2008 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минюста от 14.06.2008 № 02/04-15 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «подпись» входят элементы:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А.Никитенко

Этот способ используется редко, т. к. все документы печатаются на бланках, поэтому оптимальным способом оформления является следующий:

Исполнительный директор Никитенко Н.А.Никитенко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор	Лисицин	М.А. Лисицин
Главный бухгалтер	Козлова	Н.И. Козлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Дементьев Аршинова Хитрунов Валов	Н.В. Дементьев
Члены комиссии	К.М. Аршинова С.П. Хитрунов В.М. Валов

Протокол подписывается двумя способами:

Председатель	Петров Смирнова	В. А. Петров
Секретарь	А. П. Смирнова

или

Председательствующий	Синицин Юманова	А. В. Синицин
Секретарь	О. К. Юманова

Наименование должности печатается от левого поля с прописной буквы, подпись проставляется собственноручно, расшифровка подписи ограничивается правым полем. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяют электронной цифровой подписью – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты документа от подделки в автоматизированной системе, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23. Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из:

· слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек от левого поля);

· должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);

· личной подписи;

· расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

· даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Тюменского государственного

университета

Чеботарев Г. Н. Чеботарев

23.04.2009

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа:

· с другими организациями;

· с другим документом.

Располагается на последнем листе проекта (на лицевой стороне) или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 25.01.2005 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Заседанием правления

страховой компании «Евразия».

Протокол от 15.02.2005 № 10

Реквизит 24. Виза согласования документа – этореквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает:

1) наименование должности;

2) подпись визирующего;

3) расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

4) дату.

Например:

Начальник юридического отдела

Петроченко В.А. Петроченко

25.05.2008

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Воробьев А.С. Воробьев

25.05.2008

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25. Оттиск печати представляет собой изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать. Примерный перечень таких документов дан в ГСДОУ (Приложение №2). Различают виды печати:

1) печать структурного подразделения;

2) печать для заверения конкретных документов (справок);

3) печать для удостоверения копий документов;

4) печать должностного лица (врача) и др.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

1) заверительную надпись – «Верно»;

2) должность лица, заверившего копию;

3) личную подпись;

4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

5) дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Хлебников С.А. Хлебников

07.05.2008

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 2 7. Отметка об исполнителе включает:

1) инициалы, фамилию исполнителя документа;

2) номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

А.К. Петров

25-45-67

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, должность лица, заверившего отметку, подпись, расшифровку подписи, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором хранится документ:

Подготовлено письмо от 28.01.2000 № 12/06-13

В дело № 07-06,

Делопроизводитель

Осипов Б.Л. Осипов

12.05.2008

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит:

1) указание наименования организации;

2) наименование структурного подразделения;

3) порядковый номер;

4) дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления. Реквизит располагается в правом нижнем углу.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии может включать:

1) имя файла;

2) код оператора;

3) другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

3.Требования к бланкам документов включают установление форматов бумаги, определенный состав реквизитов и порядок их оформления.

Форматы бумажных документов. Служебные документы составляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники и необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А – основной, В и С – дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д. Для бланков документов используются форматы А4 (210×297), А5 (210×148).

Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительной документации должны иметь поля не менее, мм:

- 20 – левое;

- 10 – правое;

- 15 – верхнее;

- 20 – нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма (например, бланк приказа, протокола).

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно оформлять бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (возможно);

· герб субъекта Российской Федерации (возможно);

· эмблема организации или товарный знак (возможно);

· код организации;

· наименование организации;

· место составления или издания документа.

Кроме этого, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (возможно);

· герб субъекта Российской Федерации (возможно);

· эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания (возможно);

· основной государственный номер (ОГРН);

· идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· код организации;

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· печатается постоянная часть реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

· обозначается место для реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может быть составлен для любого документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого документа (например, приказа).

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами. Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков используются бланки письма структурных подразделений (департаментов, комитетов, филиалов) и должностных лиц. Примеры оформления бланков есть в приложениях к ГОСТ Р 6.30–2003. Структурные подразделения организации (отделы) не могут иметь бланк письма, оформляют переписку на бланке письма организации.

4. Документы изготавливаются при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Документы печатаются с использованием оборотной стороны листа.

Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервалами. Реквизиты оформляют через 2–3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) – 28 печатных знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках формата А4), многостраничные документы допускается печатать через один межстрочный интервал. Реквизиты располагаются на документе:

1) от границы левого поля: «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «идентификатор электронной копии документа», «отметка о наличии приложений», «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», «виза согласования», заверительная надпись «верно» в реквизите «отметка о заверении копии»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;

2) отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев;

3) отступив 32 печатных знака, располагают реквизит «адресат»;

4) отступив 40 печатных знаков, печатают «гриф утверждения»;

5) отступив 48 печатных знаков, оформляют инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись» (можно ограничивать правым полем).

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

5. Унификация текстов в делопроизводстве имеет большое значение. Унифицированная форма документа предполагает:

· определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документа;

· установление последовательности расположения реквизитов на носителе информации;

· определение правил оформления реквизитов;

· унификацию текстов.

УФД – это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текста предполагает установление оптимальной формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание часто повторяющихся управленческих действий. В унифицированном тексте есть постоянная часть информации (повторяющаяся во всех документах) и переменная, конкретизирующая тему документа.

Этапы проведения унификации текстов:

- определение объекта унификации;

- проведение предпроектного обследования: изучение и анализ содержания документов одного вида, обобщение результатов;

- унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

- унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

- разработка унифицированных форм документов в виде связного текста-трафарета, анкеты, таблицы;

- формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

- утверждение Альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

При составлении документов используется деловой стиль. Признаки делового стиля:

· нейтральный тон изложения информации;

· констатирующе-предписывающий характер изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность (краткость) текста;

· использование языковых формул;

· применение терминов;

· преобладание простых, распространенных предложений;

· употребление сложных рубрифицированных перечислений;

· применение лексических и графических перечислений и др.

Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру. Субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения и др.).

Выводы по теме:

· Требования к оформлению реквизитов служебных документов содержатся в ГОСТ Р 6.30–2003.

· Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы:

- реквизиты бланка;

- реквизиты, придающие юридическую силу документам;

- отметки, отображающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки).

· К реквизитам удостоверения относятся:

- подпись;

- оттиск печати;

- гриф утверждения.

· Согласование документов с заинтересованными должностными лицами оформляется реквизитами:

- гриф согласования;

- виза согласования.

· Все копии необходимо удостоверять отметкой о заверении.

· Применение бланков ускоряет процесс создания документов за счет наличия постоянной информации, сокращает трудозатраты на составление, повышает качество оформления документов. Бланки изготовляются с учетом полей. Каждый вид бланка имеет определенный состав реквизитов.

· Наиболее удобным и распространенным способом изготовления бланков является воспроизведение с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланков организации. Бланки с изображением гербовой символики изготовляются типографским способом.

· Расположение реквизитов в бланке предусматривается государственным стандартом в двух вариантах: продольное и угловое. Угловой способ более удобен, позволяет использовать экономно площадь листа. Выбор способа размещения реквизитов осуществляется исполнителем документа организации.

· Текст документа может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

· При составлении организационно-правовых документов (положений, инструкций и др.) в основном применяется связный текст.

· Тексты управленческих документов составляются на русском языке.

· Анкетная форма текста используется при характеристике одного объекта по определенному набору признаков.

· Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

· Текст документа делится на абзацы, посвященные одной мысли. Абзацный отступ – 5 знаков от границы левого поля. Пронумерованные части текста лучше не печатать с абзацным отступом.

· Используется в текстах документов официально-деловой стиль.

· Служебные документы должны быть краткими.

· Широко применяются устойчивые языковые выражения и слова, которые помогают ускорить восприятие содержания документа. В текстах употребляются только общепринятые сокращения слов.

Глава 2. Системы документации. Требования к оформлению

Дата добавления: 2014-12-27