Текст лекции 3 страница

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, котораясодержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах составления. Подписывается опись составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты оформления.

2. Анкета или личный листок по учету кадров, которые содержат биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок по учету кадров заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

4. Копии документов об образовании можно снимать только с подлинников данных документов.

5. Копии документов об утверждении в должности (копия протокола заседания совета директоров или учредителей фирмы) помещаются в личные дела руководителей фирмы.

6. Характеристики или рекомендательные письма подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.

7. Трудовой договор может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

8. Дополнение к личному листку по учету кадров предназначено для фиксации изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранятся 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

8. Система финансовой документации в любой организации обширна. Финансовая документация предприятия – это упорядоченная совокупность финансовых документов. Примерный состав финансовой документации установлен классом 05 Общероссийского классификатора управленческой документации ОКУД 011-93.

В соответствии с функциональным назначением финансовая документация состоит из нескольких групп документов.

1) Организационно-правовая документация бухгалтерии.

· Учетная политика.

Учетная политика – это документ, устанавливающий принятую предприятием совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного изменения, текущей группировки и итогового обобщения фактов его хозяйственной деятельности.

Общий порядок подготовки учетной политики предприятия, а также ее пересмотра регламентируется Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». Проект учетной политики предприятия разрабатывается бухгалтерской службой, подписывается ее руководителем и утверждается приказом руководителя предприятия.

· План счетов.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит синтаксические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета предприятия в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

· Бухгалтерские учетные регистры.

В регистрах бухгалтерского учета отражаются хозяйственные операции в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

· Инструкции об организации бухгалтерской деятельности.

В целях более тщательной регламентации отдельных видов деятельности бухгалтерии могут разрабатываться соответствующие нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, в частности инструкции. Например, в инструкции о порядке приема-сдачи дел обычно определяются: управленческие решения, на основании которых осуществляется процедура приема-сдачи дел; перечень вопросов, отражаемых в акте приема-сдачи дел; сроки приема-сдачи дел; порядок проверки состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности; перечень документов, на основании которых осуществляется проверка; действия сторон при возникновении разногласий, выявлении злоупотреблений; прочие вопросы осуществления процедуры приема-сдачи дел.

· Положение о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии устанавливает статус подразделения на предприятии, порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненность и взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия.

· Должностные инструкции работников бухгалтерии.

Должностная инструкция регламентирует деятельность конкретного должностного лица предприятия и устанавливает порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.

2) Учетная финансовая документация.

Бухгалтерский учет объединяет три вида учета:

– финансовый;

– управленческий;

– налоговый.

Кроме бухгалтерского учета в организации ведутся и другие виды учета хозяйственных операций: оперативный (оперативно-технический) и статистический.

В организации составляются финансовые документы:

· по учету основных средств;

· по учету материальных запасов;

· по учету специальных инструментов, специального оборудования и специальной одежды;

· по учету труда и заработной платы;

· по учету кассовых и банковских операций;

· по учету расчетов с дебиторами и кредиторами;

3) Отчетная бухгалтерская документация.

· Балансы.

· Отчеты по налогам.

· Документы по инвентаризации.

Под управлением финансовой документацией предприятия следует понимать комплекс мероприятий, охватывающих:

1. Организацию перемещения (движения) финансовых документов в соответствии с графиком.

2. Контроль исполнения финансовых документов.

3. Оперативное хранение финансовых документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив.

4. Последующее хранение финансовых документов в архиве.

Таким образом, мы видим, что классификация финансовой документации очень разнообразна.

Выводы по теме:

1. При изучении темы необходимо усвоить требования к организационно-правовым документам, которые являются обязательными для любой организации. Их рекомендуется обновлять примерно один раз в три года. Большинство организационных документов оформляются единообразно с точки зрения состава реквизитов (за исключением штатного расписания, которое оформляется по унифицированной форме Т-3 и составляется ежегодно).

2. Распорядительная деятельность руководства отражается в приказах, распоряжениях, постановлениях, решениях, указаниях. Конкретный вид распорядительного документа выбирается не произвольно, а в соответствии с действующим законодательством, нормативными и нормативно-методическими документами в зависимости от уровня органа управления, компетенции должностного лица, порядка принятия решения (коллегиально, единолично).

3. Информационно-справочная документация очень многообразна по видовому составу и особенностям оформления. Особая группа документов – переписка. В последнее время изменяются требования к объему текста письма, рекомендуется их составлять по одному вопросу и печатать на 1–2 листах, так как руководители чрезвычайно перегружены работой с документацией.

4. Особенно тщательно следует оформлять финансовые и кадровые документы, которые часто проверяются компетентными органами и служат доказательством фактов в судах при ведении хозяйственных и трудовых споров.

5. Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этом альбоме, должны содержать следующие обязательные сведения:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации или уполномоченным на то лицом и главным бухгалтером.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Дата добавления: 2014-12-27