Текст лекции 3 страница. 4. Документы на голографических носителях информации (голограммы)

4. Документы на голографических носителях информации (голограммы).

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

3. Наличие компетенции у должностного лица, издававшего документ.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, оттиск печати и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает –первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», которое в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Повторное точное воспроизведение подлинника (в целях размножения) является копией. Само понятие «копия» (лат. copia – множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

1) выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

2) особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.

3) кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копии с копий.

Юридическая сила копий:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;

2) свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении, для исходящих документов дополнительно проставляется оттиск печати.

Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т. д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в процессе их деятельности. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат).

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

Выяснение свойств и признаков документа необходимо для того чтобы классифицировать его, определить назначение, юридическую силу. Каждое свойство характеризуется совокупностью признаков. Наиболее существенные из них:

· содержание;

· форма;

· авторство;

· наименование вида документа;

· датирование;

· удостоверение (подпись, гриф утверждения, оттиск печати).

Содержание документа зависит от того, какая цель преследуется при его создании и от того, к какой системе документации он будет отнесен. Содержание документа может определять не только вид документа, но и его разновидность.

Форма документа зависит:

· от совокупности реквизитов конкретного документа;

· от их расположения;

· от унификации текста.

Форма есть внутренняя организация содержания. Документирование в широком смысле предполагает запись содержания и формы в единстве на материальном носителе.

Авторами могут быть учреждения или отдельные лица. Авторами официальных документов являются организации, учреждения, их структурные подразделения и должностные лица.

Вид документа – это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единый формуляр. Указание вида документа дает общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Проставление даты на документе – необходимый признак для придания ему юридической силы. Выделяются даты:

· авторские;

· визирования;

· утверждения;

· ознакомления;

· отправления в дело;

· заверения копии;

· содержания;

· регистрации;

· получения;

· вступления в силу;

· опубликования.

Удостоверение предполагает подписание, для некоторых документов – утверждение и проставление оттиска печати.

3. Функции в документе можно выделить только на теоретическом уровне. Для понимания эволюции документа важно проводить его функциональный анализ. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для:

· определения цели создания документа;

· его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Существуют два подхода к определению функций документа. Первый подход: основной функцией является информационная, остальные – подфункции. Второй подход: выделяются функции общие и специальные.

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета:

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности человека.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

· ретроспективную (относящуюся к прошлому);

· оперативную (текущую);

· перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную, по жанрам, видам, носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ сам способен влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе. Причем он может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых выражена коммуникативная функция:

· документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

· документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией:

· изначально обладающие ею;

· приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся:

· все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.);

· судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные документы;

· удостоверительные документы (паспорт, удостоверение и др.);

· оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения:

· первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

· вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции. С течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

Перечисленные функции можно подразделить на:

· функции оперативного характера, время действия которых ограничено:

- управленческая;

- правовая;

- учета;

· функции постоянно действующие:

- информационная;

- социальная;

- исторического источника.

Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Представленная классификация была обоснована в статьях М. П. Илюшенко. В последнее время появились попытки дать иные классификации. Например, Н. С. Ларьков (Документоведение: учебное пособие – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006) называет дополнительно следующие функции, которые можно считать подфункциями, устанавливающую предшествующую классификацию:

· познавательная, которая присуща прежде всего научной документации;

· образовательная, отражающая распространение знаний;

· политическая, находящая свое выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, эту функцию выполняют документы политических партий;

· идеологическая, фиксирующаяся в документах, отражающих религиозные, философские и другие идеи, взгляды;

· другие функции (художественно-эстетическая, досуговая, товарная).

Н. С. Ларьков считает, что вряд ли оправдано выделять информационную функцию. Он называет функцию закрепления, запечатления информации, функцию защиты информации. Названные функции, скорее всего, являются подфункциями, перечисленных в первой классификации функций.

Весьма спорной можно считать классификацию функций, представленную Н. Н. Кушнаренко (Документоведение. – Учебник – К.: Т-во «Знания» КОО, 2007). В учебнике, например, называются функции:

· мемориальная, отражающая способность документов служить памятью человека и общества, сохранять, передавать информацию от поколения к поколению (летописи);

· гедоническая – возможность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования.

Таким образом, вопрос о функциях документа можно считать дискуссионным и нуждающимся в дальнейшем исследовании.

Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения не дает возможность при классификации исходить только из одного какого-либо их признака. В основу классификации могут быть положены признаки:

· целевое назначение;

· форма;

· характер правоотношений;

· субъективность;

· содержание;

· стадии изготовления;

· сроки действия;

· доказательственное значение.

Основным признаком классификации является цель создания документа и его внешняя форма представления.

В общем виде по целевому значению документы можно разделить на:

· юридические;

· технические;

· финансовые и др. (по направлениям деятельности человека).

У документа есть внешняя форма и внутреннее содержание. Внешняя форма зависит от материального носителя информации, способа фиксации записи, технологии и процедуры документирования. Внутренняя форма документа выражается в организации структуры представленной информации и реквизитов документов.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:

· по административным вопросам;

· материально-техническому снабжению;

· планированию;

· оперативной деятельности;

· бухгалтерскому учету;

· подготовке и расстановке кадров;

· финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся в организации, учреждении, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают:

· письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

· графические;

· фото-фоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на:

· простые;

· сложные.

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, особой важности, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного, постоянного срока хранения, долговременного. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают:

· информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

· директивные – обязательные для исполнения, рекомендательные, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

· Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

· Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

· Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

· Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

· Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

· Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и др.

Выводы по теме:

1. В различных источниках даются понятия «документ» и «информация». Толкование терминов зависит от того, для какой деятельности они применяются. Официально в документоведении эти понятия даны в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2. В разные периоды времени подчеркивались отдельные аспекты в понятии «документ». Сейчас акцент делается на информационную сущность документа.

3. Различают способы документирования: текстовое, техническое, фотодокументирование, кино-видеодокументирование, аудио-документирование, электронное документирование. Способ документирования зависит от носителя и средства, выбранного для фиксации информации.

4. В документе выделяют свойства и признаки. Свойства документа – это юридическая сила документа, подлинность, оригинальность, копийность. Документ характеризуется по следующим признакам: содержание, форма, авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение (подпись, оттиск печати).

5. Выделить функции документа можно только на теоретическом уровне.

6. Определение функций в документе необходимо для решения практических задач: для классификации, систематизации документов.

7. Документ содержит в себе несколько функций, он полифункционален. Автор, как правило, закладывает одну функцию.

8. Традиционно выделяют две большие группы функций: общие и специальные.

9. Функции могут быть постоянно действующими и оперативного характера.

10. Функции связаны, переплетены в документе, их трудно выделить, разграничить, они меняют свое доминирующее значение.

11. Классификация документов зависит от признака, который берется за основу: по виду, по содержанию, по срокам хранения документа и т. д.

Дата добавления: 2014-12-27