Текст лекции 2 страница. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»

Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утверждает Типовой регламент, состоящий из 13 разделов:

· общие положения;

· порядок планирования и организации работы;

· порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти;

· порядок исполнения поручений в федеральном органе исполнительной власти;

· порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности;

· порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся на рассмотрение в Правительство;

· законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания;

· порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю за деятельностью соответствующих федеральных служб и федеральных агентств;

· правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

· порядок взаимоотношений с органами судебной власти;

· порядок рассмотрения отдельных видов обращений, порядок работы с обращениями граждан и организаций;

· прием граждан;

· порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Постановление Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг». Постановление констатирует, что указанные административные регламенты разрабатываются федеральными органами исполнительной власти на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации с учетом Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и данного Порядка. Устанавливается перечень разделов, содержащихся в регламентах: «Общие положения», «Требования к порядку предоставления государственной услуги» и «Административные процедуры». Порядок определяет, что в ходе разработки указанных административных регламентов федеральные органы исполнительной власти обязаны публиковать информацию о регламенте в сети Интернет – на своем официальном сайте, проводить публичное обсуждение проекта регламента и направлять проект на независимую экспертизу. После этих процедур административный регламент должен быть зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации и опубликован.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждает прилагаемые формы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В соответствии с данными Правилами трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности, трудовом стаже работника. Правила указывают на обязательность ведения трудовых книжек на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней (если работа в данной организации – основная). В трудовую книжку вносятся сведения:

- о работнике;

- об образовании;

- о профессии, специальности;

- о наличии квалификации;

- о переводе;

- об увольнении;

- о поощрениях.

Правила определяют порядок ведения трудовых книжек, внесения изменений и исправлений в них, а также порядок учета и хранения трудовых книжек.

3) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Инструкция по заполнению трудовых книжек устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. В нормативном акте указаны правила:

- записи дат;

- оформления сведений о работнике;

- внесение сведений о работе;

- фиксации записей о награждении;

- внесение информации об увольнении;

- заполнения дубликата трудовых книжек.

В приложении к Инструкции содержатся:

1) форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

2) форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Постановление Комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» было издано в целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Данные унифицированные формы распространяются на все организации независимо от их формы собственности. В соответствии с постановлением унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты делятся на две группы:

· по учету кадров (№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1a «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», № Т-3 «Штатное расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»);

· по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»).

4) Государственные стандарты на документацию.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст утвержден ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 г. Он установил: состав реквизитов документов; требования к их оформлению; требования к бланкам и оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 01.01.1999. Всего в стандарт включено 140 терминов. Они расположены по трем разделам: общие понятия; делопроизводство; архивное дело.

5) Общероссийские классификаторы.

Особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой перечень унифицированных систем документации унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД),обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система первичной учетной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст и охватывает высшее и среднее профессиональное образование, основывается на утверждаемых Министерством образования и науки Российской Федерации перечнях направлений подготовки и специальностей высшего и среднего профессионального образования. ОКСО предназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обмена информацией на всех установленных государством образовательных уровнях в Российской Федерации с охватом как государственных, так и негосударственных образовательных учреждений. Объектами классификации в ОКСО являются специальности высшего и среднего профессионального образования.

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 294, предназначен для осуществления следующих функций: упорядочения и систематизации информации об органах государственной власти и управления; характеристики ведомственной принадлежности и подчиненности хозяйствующих субъектов; проведения статистического учета.

ОКОГУ состоит из двух разделов:

1. Органы государственной власти и местного самоуправления, объединения предприятий и организаций.

2. Добровольные объединения экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и религиозных организаций, а также межгосударственные органы управления.

6) Ведомственные нормативные акты.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 предназначен для:

· составления должностных инструкций;

· записей в трудовых книжках, в первичных учетных и других документах;

· составления штатного расписания и др.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 и устанавливают общие требования к функционированию службы ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и хранения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. Указано, что организация, ведение и совершенствование системы ДОУ сосредоточены в структурном подразделении – службе ДОУ. Инструкция содержит 26 приложений с образцами оформления следующих документов: законопроектов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства, распоряжений министерств, положений, писем министерств и т. д.

7) Нормативные акты органов управления архивным делом.

С 2004 года специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти является федеральное агентство (Росархив), которое осуществляет государственное управление архивным делом и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам относится Государственная система документационного обеспечения управления, утвержденная приказом от 23.05.1988 № 33. Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой совокупность норм и правил по документированию и работе с документами. Закрепляется структура текстов многих управленческих документов:

- положение;

- должностная инструкция;

- инструкция по делопроизводству;

- Табель унифицированных форм документов;

- приказ по основной деятельности;

- протокол и др.

Регламентируется порядок работы с документами:

- доставка;

- прохождение;

- обработка;

- учет;

- контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- оперативное хранение документов;

- поиск документов и информации;

- подготовка документов к сдаче в архив;

- порядок проведения экспертизы ценности документов;

- организация хранения документов.

Ряд норм устарел, в частности, изменилось название, оформление некоторых реквизитов управленческих документов в связи с развитием нормативной базы и технического оснащения.

Основные правила работы архивов организации. Одобрены решением коллегии от 06.02.2002. Данный нормативный акт содержит:

· требования к номенклатурам дел;

· правила формирования дел в текущем делопроизводстве;

· требования к проведению экспертизы ценности документов.

· правила подготовки и оформления дел к передаче в архив (нумерация листов, подшивка, оформление обложки и др.);

· порядок оформления описи и передачи дел в архив;

· порядок подготовки документов к уничтожению.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 06.10.2000. Данный нормативный акт используется:

· при составлении номенклатуры дел организации;

· для определения сроков хранения;

· для проведения экспертизы ценности документов и др. операций.

Выводы по теме:

В Российской Федерации развивается законодательное регулирование документирования и порядка работы с документами. В соответствии с имеющимся законодательством вводятся новые государственные стандарты и другие нормативно-методические документы межотраслевого характера.

Правовые акты делятся на законы и подзаконные акты. Подзаконные акты подготавливаются органами государственной власти и должностными лицами. Нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов Президента и распоряжений Правительства Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти в виде:

· постановлений;

· приказов;

· распоряжений;

· правил;

· инструкций;

· положений.

Нормативные акты подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Структура правовой базы в сфере ДОУ:

· законодательные акты Российской Федерации в области информации, документации, архивного дела;

· указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

· постановления Правительства Российской Федерации;

· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, агентств, комитетов, служб и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

· правовые акты, принимаемые исполнительной властью субъектов Российской Федерации;

· государственные (национальные) стандарты на документацию;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· нормативные правовые акты, методические документы по делопроизводству, издаваемые в органах государственной власти, организациях.

Правовая регламентация документирования и работы с документами развивается по направлениям:

1) закрепляется терминология в этой области;

2) регулируется порядок использования и развития законодательства;

3) устанавливается правовой режим использования информационных ресурсов;

4) определяется порядок документирования;

5) закрепляется правовой статус стандартов, в том числе затрагивающих различные аспекты делопроизводства;

6) регулируются вопросы использования государственного языка в документах;

7) регламентируется использование гербовой символики на документах, эмблемы в официальной документации;

8) регулируются отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой;

9) определяется порядок работы с персональными данными, состав документов, необходимых в той или иной области деятельности;

10) создаются правовые основы хранения документов;

11) регулируются требования к документам, пересылаемым различными средствами связи;

12) устанавливаются нормы ответственности за работу с документами.

Глава 4. Теоретические основы документоведения

1. Основные термины и определения в сфере ДОУ.

2. Понятие о документе, материальные носители документированной информации, способы документирования, свойства документа.

3. Функциональный анализ документа. Классификация документов по признакам.

4. Унификация и стандартизация в сфере ДОУ.

Задачи изучения темы:

1) показать роль документа в современном мире, в различных областях деятельности человека;

2) проанализировать эволюцию понятия «документ» по ГОСТам на терминологию. Дать современные понятия «документ», «документированная информация», закрепленные в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3) пояснить информационную природу документа. Дать понятие мегаинформации. Определить виды и свойства информации. Выяснить взаимосвязь понятий «документ» и «информация», роль социальной информации в документообразовании. Определить зависимость вида документа от социальной информации: оперативной, ретроспективной, перспективной;

4) сформировать представление о способах документирования;

5) дать классификацию материальных носителей, средств документирования;

6) составить представление о свойствах и признаках документа;

7) дать классификацию функций документа, рассмотреть различные подходы специалистов к проблеме;

8) сформировать представление о многообразии задач, реализуемых через создание документов;

9) выделить признаки классификации документов, являющиеся основанием для их группировки.

1. Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, например, в ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в различных словарях.

Федеральный закон Российской Федерацииот 27.07.2006 № 149-Ф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются различно. Согласно закону документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа (дата, подпись, оттиск печати, текст документа и др.).

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

2. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт», усилилось значение документа в управлении. Выделились «счетные документы», «исторические документы». Под документом понимался только письменный источник информации.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Существует множество определений документа. Дискуссия по этому вопросу ведется давно. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» трактуют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

· документ – материальный объект;

· документ – носитель информации;

· документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения и находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые постоянно изменяются по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфические особенности электронных документов и массовое применение информационных технологий привели к созданию различных определений понятия «электронный документ». Из всего разнообразия подходов к определению этого термина можно выделить основные:

· электронный документ – машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

· электронный документ – особый тип документа;

· электронный документ – электронная форма документа.

В Федеральном законе Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» дано понятие «электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Юридическую силу электронному документу придает электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Об этом сказано в Федеральном законе Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Различают следующие способы документирования в зависимости от того, какое средство документирования используется.

1) Текстовое документирование.

С помощью текстового способа документирования создаются многие документы.

Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью организуется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2) Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы содержат записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3) Фото-кино-видеодокументирование.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, журналистике, в судебной практике. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются в управленческой сфере, например для стенографирования.

4) Документы на машинных носителях. Электронное документирование.

С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), служащие для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

- бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.);

- микроносители визуальной информации;

- звуконосители;

- видеоносители;

- магнитные носители;

- перфоносители магнитные для записикодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.

Понятия «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде микрофильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях информации делят на группы:

1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.).

2. Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски).

3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация с которых считывается с помощью лазерного луча различного размера (CD-ROM, DVD-ROM, Flash-память, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

Дата добавления: 2014-12-27