Основные признаки документа

1. Наличие смыслового содержания (Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.)

2. Стабильная вещественная форма (обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени).

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. (Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации).

4. Завершенность сообщения.(Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).)

Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. При этом используются не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юр.сила);время появления документа; стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений и т.д.

По назначению документ может быть подлинным, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа – это «первый или единичный экземпляр официального документа»

Дубликат документа- это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа- это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.»

Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическую силу копия приобретает только после её завершения в соответствиями с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинный документ -это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подложный документ (фальсифицированный)- это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично имененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным – это такий документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель. Ни внешние признаки: почерк, рисунки и т.д.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искажением содержанием; подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки.

По времени появления документов во внешней среде различают оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания «умножения» оригиналов, т.е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общепринятой классификации документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации

Дата добавления: 2014-12-29