Вопрос 2

Понятие «функция документа». Основные функции документа и их особенности. Классификация документов по различным признакам: месту составления, содержанию, форме, срокам исполнения, происхождению, виду оформления. Понятие «электронный (цифровой) документ». Унификация и стандартизация управленческих документов.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря совей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на 3 блока:

1. Информационные функции (информационная, политическая, коммуникативная)

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная)

3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная функция исторического источника)

Информационная функция.

определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция.

Присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Политическая функция.

Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиций, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция.

Выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживать. Этот обмен может быть односторонним (может происходить с помощью документов,ориентированных в одном направлении – сверху вниз); двусторонним (происходит с помощью документов, тесно связанных между собой); многосторонний (происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества)

Управленческая функция.

Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие такой функцией, являются основными источниками информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных. Информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах.

Правовая функция.

Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Учетная функция.

Характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Культурная функция.

Проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о традициях, знаниях, обычаях, навыках и т.д..

Функция исторического источника.

изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Дата добавления: 2014-12-29