Тема 1. Документ, его функции и свойства

Вопрос 1.

Предмет, содержание и задачи дисциплины. Место курса в системе наук. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления. Происхождение и эволюция понятия «документ». Соотношение понятий «информация» и «документ».

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

1.отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2.обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

. Руководитель учреждения организует работу службы ДОУ и соблюдение требований настоящей Инструкции работниками учреждения Банка России.

Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в подразделениях осуществляет служба ДОУ предприятия, она организует документооборот предприятия и дает указания по вопросам ДОУ, обязательные для исполнения всеми подразделениями.

Функции организации ДОУ в учреждениях Банка России (численностью не менее 20 человек), а также организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в их подразделениях осуществляют службы документационного обеспечения управления (управления, отделы, сектора).

Задачи, функции, порядок работы службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) устанавливаются Инструкцией о службе ДОУ учреждения и утверждаются руководителем учреждения. Требования Инструкции по делопроизводству должны знать и выполнять все сотрудники предприятия.

Права, обязанности и ответственность работников службы ДОУ устанавливаются в их должностных инструкциях.

В учреждениях со штатной численностью менее 20 человек, а также в подразделениях учреждения функции ДОУ выполняют, как правило, 1-2 работника, ответственные за этот участок (далее – ответственные за ДОУ). Указанным работникам на основании приказов, распоряжений, должностных инструкций функции ДОУ могут поручаться наряду с другими должностными обязанностями.

В случае увольнения с работы, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, отпуска, командировки или болезни работника, которому поручены функции ДОУ в учреждении (структурном подразделении учреждения), выполнение указанных функций поручается другому работнику учреждения (структурного подразделения учреждения).

Ответственность за надлежащее использование и сохранность документов, содержащих служебную информацию, несут работники, которым эти документы переданы в связи с их должностными (функциональными) обязанностями.

При увольнении или переводе работника структурного подразделения учреждения (далее – структурное подразделение) на другую работу, а также в случаях длительного отсутствия работника все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя данного структурного подразделения другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

Дата добавления: 2014-12-29