Состав ежеквартально предоставляемых документов

Документы, предоставляемые в офис

Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании Iron Mountain (IM), которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения, сохраняя при этом наличие документации в магазине за последние шесть полных месяца (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре), в целях обеспечения возможности проверки документации Территориальным менеджером по управлению розничной сети/Аудитором розничной сети. Документы подлежащие отправке:

а. Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):

- Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;

- Полный отчет операций терминала за день[Prohorov111] [Prohorov112];

- Инкассация терминала за день с приложенными чеками;

- Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;

- Журнал операций за день. [Prohorov113] [Prohorov114]

Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.

б. Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):

- Отчет о реализации товара за день;

- Акты переоценок, отчеты о скидках;

- Товарно-транспортные накладные;

- Приходные/Расходные накладные;

- Акты расхождений

- Акты списания и утилизации бракованного товара;

- Служебная записка к результатам пересчета;

- Сводный акт пересчета;

- Описи товарно-материальных ценностей;

- Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков.

в. Документы на возврат товара от покупателей:

- Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);

- Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;

- Акты приемки бракованного товара;

- Уведомления.

г. Кассовые ленты с указанием на каждой отдельной ленте даты и номера первого и последнего чеков, а также подписей ответственного Продавца- кассира магазина

д. Акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей и журналы утилизаций.

27.2 Процедура отправки ежемесячной документации[Prohorov115]

а. Пакет документов, подлежащих отправке, должен формироваться на ежедневной основе.

б. Для отправки ежемесячной документации необходимо руководствоваться Приложением 20 и использовать только специальные архивные короба с логотипом компании IM, доставляемые в магазин при периодических поставках товара. Использование любых других коробов для отправки документов запрещено. Для повышения сохранности коробов, документацию в короб необходимо помещать таким образом, чтобы пространство около 2-3 см между сложенной документацией и крышкой короба оставалось незаполненным. В 1 короб можно складывать документацию за неограниченное количество месяцев (Соблюдая при этом правило сохранности в магазине документации за последние 6 месяцев в соответствии с пунктом 27.1.). Если часть документации не поместилась в короб, то её допускается складывать в следующую коробку, которую разрешено отправлять также только при условии заполнения, описанного выше.

в. После сбора документации в короба, Директор магазина обязан обеспечить оформление сдаточного протокола (Приложение 3) за отчетный период и его отправку на электронный адрес: [e-mail]

г. После приезда курьера и фактического забора коробов с документацией. Директор магазина обязан отправить на электронный адрес: [e-mail] информацию о том, что документы отправлены.

д. Все отправки документов должны осуществляться строго напрямую в офисы компании IM, для этого Директор обязан определить по таблице соответствия (Приложение 3) на какой именно адрес и каким именно способом необходимо осуществлять отправку документов от каждого магазина, расположенного в определенном городе.

Дата добавления: 2014-12-23