Основные приемы работы с MS Outlook Express 6.0

MS Outlook Express – это программа, обеспечивающая:

- создание и отправку почтовых сообщений;

- хранение и поиск адресов электронной почты в Адресной книге;

- кодирование сообщений и снабжение их электронной подписью;

- фильтрацию сообщений для автоматической переадресации;

- поиск людей и сообщений;

- управление несколькими учетными записями почты и новостей различных поставщиков услуг Интернет;

- печать сообщений.

Запуск MS Outlook Express выполняется выбором соответствующей команды из меню Пуск/Программы, а в Windows 98 – щелчком мыши по значку программы на панели задач. При первом запуске программы Outlook Express будет вызван мастер Настройка Outlook Express. С его помощью настраиваются необходимые параметры для работы с электронной почтой в сети Интернет. При повторных запусках этот мастер вызываться не будет. После запуска программы на экране появится окно с начальной страницей Outlook Express - рис 8.3.

При работе приходится часто переключаться между папками и модулями Outlook Express для создания адресов и почтовых сообщений или для связи с группами новостей. Открытие папки можно выполнить с использованием списка, расположенного в левой части начальной страницы, или путем выбора одной из папок на панели Outlook Express.

Перед тем как приступить к работе с программой, ее предварительно необходимо настроить. Для этого требуется выполнить команду Параметры из пункта меню Сервис. Основным моментом, на который следует обратить внимание, является установка шрифтов.

Рис. 8.3. Окно Outlook Express

1-Панель инструментов; 2-Панель папок; 3-Панель заголовков; 4-Поле заголовка;
5-Строка состояния; 6-Панель контактов;7-Панель сообщений

Для создания электронного письма необходимо выполнить следующие действия:

§ нажать кнопку Создать сообщение;

§ ввести в поле Кому: электронный адрес получателя;

§ в поле ввода Копия: указать адреса дополнительных получателей вашего сообщения;

§ активизировать поле Тема: и ввести краткую аннотацию данного письма;

§ ввести текст письма, выбрав область для ввода сообщения;

§ нажать кнопку Отправить или выполнить команду Файл/Отправить.

Для экономии средств на оплату услуг Интернетf рекомендуется готовить письма в автономном режиме. После того как письмо будет готово, нужно выполнить команду Файл/Отправить позже. Подключившись к сети Интернет, когда это будет нужно, подготовленные ранее сообщения можно отправить, нажав на кнопку Доставить почту.

Для просмотра полученных писем следует нажать кнопку Доставить почту. После установки соединения будет произведена проверка вашего почтового ящика на узле поставщика услуг Интернет и новые сообщения поступят в папку Входящие.

	Упражнение
Попробуйте послать e-mail самому себе. Убедитесь в его получении. Прежде, чем отправить письмо партнеру или клиенту, удостоверьтесь, что он хочет получать от Вас информацию.

Часто возникает необходимость ответить на пришедшие письма, причем с цитатами из исходного письма. Для такого рода переписки следует в папке Входящие выбрать письмо, нуждающееся в ответе, и нажать на кнопку Ответить автору. Появится окно, в котором находится содержимое исходного письма. В поле ввода Кому: уже будет поставлен адрес автора, а в поле Тема сообщения — тема исходного письма. Содержанием письма является само исходное письмо, а символом ">" помечена каждая строчка, которую принято считать цитатой. Необходимую цитату можно оставить в письме, а остальные - удалить. Далее следует ввести ответ на полученное письмо и отправить его получателю обычным способом.

В Outlook Express имеется возможность подписывать электронные письма. Под подписью подразумевается текст, который автоматически вставляется в конец каждого написанного письма. Для формирования подписи следует:

§ выполнить команду Сервис/Параметры;

§ в открывшемся окне активизировать вкладку Подпись;

§ нажать кнопку Создать или Изменить;

§ ввести текст подписи и нажать кнопку Ok для завершения диалога.

Большие удобства в работе обеспечивает адресная книга. Она используется для хранения разнообразных сведений об адресатах. Для внесения информации в адресную книгу следует:

§ выбрать команду Адресная книга из пункта меню Сервис;

§ в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Создать и выбрать пункт Создать/Контакт. На экране появится диалог Свойства;

§ в полях ввода Имя, Фамилия, Отчество ввести соответствующую информацию;

§ перейти в поле адреса и ввести адрес электронной почты;

§ нажать кнопку Добавить и кнопку Ok для завершения диалога.

Для того, чтобы при создании сообщения воспользоваться адресной книгой, следует выполнить команду Сервис/Выбрать получателей или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов, установить курсор на нужное имя и нажать кнопку Кому или Копия. Сведения о выбранном адресате будут использованы при построении сообщения.

Примечание

Сегодня электронная почта становится необходимым элементом офисных технологий. Любая фирма должна иметь электронный адрес и персонал, обученный им пользоваться. Использование этого сервиса сети Интернет позволит вам привлечь новых и удержать существующих клиентов вашей фирмы. На первом шаге очень важно серьезно подойти к выбору электронного адреса. Если почтовый ящик вашей фирмы открыт на бесплатном сервере типа chat.ru, это может подорвать доверие к вашей фирме. Однако не последнюю роль в этом играет само сообщение. Желательно, чтобы оно соответствовало правилам грамматики, было вежливым и кратким. Старайтесь расположить информацию в письме так, чтобы ее было удобно читать, ограничив строку 40-55 символами. Целесообразно в начале освоения деловой переписки посылать письмо самому себе. Это позволит вам выяснить, как выглядит ваш текст со стороны. Не стоит использовать спецсимволы для оформления письма, это может быть расценено как навязчивая реклама. Если вы в письмо включаете ссылки на URL-адрес или адрес электронной почты, то обязательно проверьте корректность ссылок. Следите за тем, чтобы при рассылке вашего сообщения нескольким адресатам, почтовые адреса всех клиентов не передавались конкретному выбранному клиенту. Указывайте тему сообщения. Это не займет много времени, но при большом количестве писем ваше письмо не останется незамеченным. Используйте файл подписи, указав в нем не только URL-адрес вашего ресурса и адрес электронной подписи, но и номер телефона и факса. Следите за тем, в каком формате вы посылаете письмо: многие почтовые программы плохо воспринимают формат HTML-документа. Особое внимание уделите выбору кодировки сообщения. Старайтесь в письме несколько раз обратиться к получателю вашего сообщения – многие не читают сообщений, не адресованных к ним лично. По материалам сайта http://e-commerce.com.ua/

Очень часто возникает потребность переслать по электронной почте не только короткий текст, но и файл, например, проект контракта, коммерческое предложение, прайс-лист, фотографию и др. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

§ нажать кнопку Создать сообщение;

§ создать сообщение, как обычно, заполнив поля соответствующей информацией;

§ выполнить команду Вставка / Вложение файла;

§ нажать кнопку Отправить.

	Упражнение
Отправите e-mail самому себе, включив в него небольшой файл с информацией об электронных адресах ваших знакомых и друзей.

Кроме электронной почты, Outlook Expressобеспечивает участие пользователей в так называемых телеконференциях (дискуссионных клубах). Их принято называть группами новостей (Usenet News). Группы новостей позволяют:

§ находить в любой стране людей, имеющих аналогичные интересы, и общаться с ними;

§ получать ответы на любые вопросы по интересующей вас теме;

§ начать новую дискуссию или принять участие в текущей дискуссии.

MS Outlook Express позволяет подписаться на группу новостей, прочитать, сохранить и напечатать статьи, а также ответить на них. Механизм чтения сообщений телеконференций примерно тот же, что и при использовании электронной почты. После создания учетной записи для сервера новостей на панели Папки появляется значок, соответствующий выбранному серверу. После выбора этого значка появляется диалоговое окно Подписка на группу новостей, а программа получает список телеконференций поддерживаемых данным сервером. Выбрав телеконференцию, следует щелкнуть на кнопке Подписаться. Телеконференция с подпиской отображается непосредственно на панели папки, и для доступа к ним не требуется открывать диалоговое окно Подписка на группу новостей.

Структура окна новостей представлена на рис 8.4. Работа с сообщениями телеконференций осуществляется примерно так же, как с сообщениями электронной почты.

Рис. 8.4. Просмотр групп новостей в окне Outlook Express

Дата добавления: 2014-12-29