И организация документооборота

Основы делопроизводства, документирование решений

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Глава 14. Нормативные документы единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) учреждений и организаций

Информация в переводе с латинского означает сообщение, осведомление о положении дел, состоянии чего-нибудь. Все виды деятельности человека проходят в условиях протекания информационных потоков воздействия. Информационная связь человека с внешним миром стимулирует его мышление и активную деятельность.

Информация является средством коммуникации между людьми, занимающимися управленческой деятельностью, и объектами управле­ния. Она включает совокупность сведений о состоянии объекта управле­ния и внешней среды, в том числе рынка. Ее свойством является способность отражать события и явления, происходящие в ходе произ­водственного процесса, поэтому информация является основой управле­ния. Ее используют при подготовке, принятии и реализации решений. Только на основе сообщений о промежуточных и конечных результатах деятельности можно проверить эффективность решений. Следует сказать, что сообщения только тогда приобретают смысл, когда состояние производственного процесса неизвестно, и данные сообщения могут использоваться в принятии решений. Таким образом, информация-это лишь такие сведения (сообщения), которые уменьшают существующую неопределенность обстановки.

С развитием электронно-вычислительной техники и связи возникло принципиально новое направление в информатике - информационная технология, конечной целью которой становится получение информационного продукта, имеющего товарную стоимость. Информационный продукт выступает в качестве программных средств, баз данных и др. Поскольку в информационном продукте воплощаются живой труд и предметы труда (информационно-вычислительная техника, носители информации, различное оборудование), информация обладает как стоимостью изготовления, так и потребительской стоимостью. Вместе с тем информация, являясь на определенной стадии процесса управления продуктом труда, на последнем этапе также выступает в качестве предмета труда. Поэтому теперь правомерно говорить оналичии информационно-управляющей системы.

Важнейшими свойствами информации являются комплексность, полнота и своевременность. Информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений. В настоящее время особое значение имеют достоверность, экономичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных. Если в системах с ручной обработкой данных ЛПР имеет возможность проверить достоверность информации, подготовленной каждым исполнителем, то при использовании ЭВМ это практически исключено. Экономичность в информационном обеспечении состоит в том, чтобы из минимального числа первичных данных получить наибольшее количество решений. Это возможно только при использовании в информационно-управленческой системе индустриальной технологии преобразования и передачи информации с помощью современных технических средств управления.

Показатели информации имеют классификационные признаки своей базы и конкретные смысловые и количественные характеристики. База используется для поиска и группировок, последних по видам операций и функций в процессе управления, что позволяет упорядочить информационные потоки.

Информация может поступать в нефиксируемом (устном) или фиксируемом (документальном) виде. Часть ее используется для повседневного распорядительства, часть служит исходной базой для выработки управленческих решений на большие периоды времени, наконец, еще одна часть пополняет память руководителя, расширяет его кругозор, эрудицию и в последующем используется для принятия решений.

Для фиксирования показателей информации применяются различные документы. Показатели могут быть входными, промежуточными, выходными и итоговыми. Промежуточные показатели образуются в процессе обработки входных данных, а выходные обусловливают содержание управленческого решения.

Рис.14.1. Виды информации по периодичности использования

Входные показатели могут поступать в единичном и комплексном виде. Комплексирование их осуществляется в информационных модулях, например, в пространственно-технологических модулях зданий и сооружений (ПТМ). Такой модуль обычно включает количественные данные о видах СМР, их стоимости, затратах труда и материальных ресурсах на их выполнение. Сообщение о состоянии ПТМ в какой-либо момент времени позволяет судить о количественных показателях при выполнении операций. ПТМ обычно являются основой при построении организационно-технологических моделей строительства объектов (циклограмм, сетей предшествования, являющихся разновидностью сетевых графиков, и др.).

Информация, используемая в управлении, классифицируется по направленности деятельности (организационная, экономическая, социальная), по месту в процессе управления (плановая, учетно-отчетная, статистическая), по стабильности (условно-постоянная и переменная), по последовательности обработки (первичная и вторичная) (Рис.14.1).

Условно-постоянная информация многократно используется при разработке решений. Она характеризует состав основных фондов и оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т. д. Переменная информация (учетные и отчетные данные) отражает характеристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Она является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций.

Переменная первичная информация делится на производственную, экономическую и финансовую. Производственная информация охватывает контроль за выполнением планов, движением материальных ресурсов и их расходованием. Она является основой оперативного управления и координации деятельности подразделений. На основе экономической информации оценивается деятельность подразделений, а финансовая информация позволяет судить об использовании запасов материальных и энергетических ресурсов.

Статистическая информация характеризует массовые явления за длительный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущность воздействия факторов на их производственную деятельность.

Вторичная информация образуется при совместной переработке условно-постоянной и первичной переменной информации. Схема классификации информации показана на рис. 14.2.

Работу управленческого аппарата можно рассматривать как совокупность действий по получению и переработке (преобразованию) информации и выдаче решений. Оптимизация документооборота и документальных потоков в этом случае является одной из ведущих проблем.

Технология учета, сбора и обработки информации связана с установлением ее видов, источников, а также с выбором методов учета и обработки данных. В общем, эта технология регламентируется условиями развития производственного процесса. Источником отчетной информации (первичных данных) являются показатели фактического состояния производства, определяемые с помощью оперативного и бухгалтерского учета. Оперативный учет позволяет получить конкретные сведения в натуральном виде. Бухгалтерский учет изучает происходящие процессы с разных сторон в единой системе показателей. Учетные данные нередко дополняются результатами социологических обследований. После сбора информации ее сортируют, преобразуют данные посредством различных группировок, агрегируют и используют при принятии управленческих решений. В качестве инструмента для учета, сбора и обработки информации, выбора направлений и путей документооборота выступает информационная модель. В ней отражаются: структура и содержание информации; совокупность и последовательность управленческих операций; применение технических средств; исполнители; нормативы времени и трудоемкость выполнения работ; место потребления информации. Информационная модель может быть составлена в виде блок-схемы процедур.

Проектные и нормативные показатели составляют основу условно-постоянной информации. Проектные показатели содержатся в технических проектах и рабочих чертежах, сметной документации, проектах организации строительства (ПОС), производства работ (ППР) и организации работ (ПОР). Они определяют технико-экономические характеристики строящихся зданий и сооружений, порядок их строи­тельства и ввода, сроки выполнения СМР и порядок их производства.

Нормативные показатели являются элементами нормативной документации, которая устанавливает правила, положения, требования и нормы, обязательные как при проектировании зданий и сооружений, так и при организации работы по их возведению. Основные задачи, решаемые с использованием нормативной документации: обеспечение надежности и долговечности зданий и сооружений; экономное использование ресурсов; создание здоровых и безопасных условий труда и быта работников.

Требования к нормативной документации и показатели норм применяются при разработке планово-производственной документации, контроле за ходом и качеством выполнения СМР, использованием строительных машин и механизмов, расходом материальных ресурсов и денежных средств. Исходя из решаемых задач, нормативная документация содержит два основных вида норм: проектно-технологические и затратные. К первому виду относятся: нормы проектирования, правила определения объемов СМР и их производства, нормы продолжительности возведения объектов, пожарной безопасности, санитарные нормы, требования к безопасному выполнению СМР и др.

В состав затратных норм входят нормативные показатели затрат труда, машинного времени, заработной платы, расхода материалов, энергоресурсов, воды. К этим же нормам относятся нормы затрат управленческого труда. Затратные нормы ресурсов разделяются на укрупненные отраслевые, сметные и производственные.

Укрупненные отраслевые нормы разрабатываются по отраслям хозяйственной деятельности, видам строительства, зданий и сооружений. Они используются при перспективном и текущем планировании, а также при разработке ПОС, поэтому их называют плановыми. Затраты ресурсов в этих нормах показаны на 1 млн. р. стоимости строительства.

Сметные нормы исчисляются на конструктивный элемент или единицу измерения работ и являются усредненными, так как не привязаны к конкретным вариантам строительных процессов и условиям производства, в том числе к зимним условиям. Они не учитывают расходы на возведение временных зданий и сооружений, а также затраты на накладные расходы. Эти нормы применяются при определении проектной потребности в ресурсах.

Производственные затратные нормы используются при оперативно-производственном планировании, учете деятельности строительных предприятий и их подразделений, а также при разработке ППР. Эти нормы разрабатываются на единой технической основе, однако, различаются по сферам использования и степени укрупнения. В зависимости от сферы использования производственные нормы делятся на ведомственные и местные, а по степени укрупнения - на единые нормы и расценки (ЕНиР, ВНиР и МНиР), укрупненные конструктивные нормы (УКН), укрупненные по видам работ (УВР) и объектные нормы (УОН).

ЕНиР разрабатываются на единицы работ, УКН - на конструктивные элементы, в качестве которых используются технологический комплекс работ (ТКР) и пространственно-технологический модуль (ПТМ). При разработке УКН и УВР в качестве единицы измерения, как правило, принимается единица, соответствующая ЕРЕР, что позволяет использовать УКН и УВР параллельно со сметными нормами. При разработке УКН и УВР в расчет принимаются все технологически взаимосвя­занные, сопутствующие и подсобно-вспомогательные работы (в том числе транспортные), выполняемые одновременно. Если работы часто повторяются, т. е. являются массовыми, то нормы не привязываются к определенному объекту. Для индивидуальных объектов разрабатываются индивидуальные УКН и УВР. Они используются при разработке организационно-технологических моделей календарного планирования, составлении аккордных нарядов и планов-заданий бригадам.

Укрупненные объектные производственные нормы затрат труда машинного времени разрабатываются на законченный комплекс работ, по технологическому этапу, узлу или в целом на объект. В нормативных картах, на базе которых разрабатываются УОН, работы группируются последовательно применительно к комплексам работ, охватываемым каждой позицией, технологическими этапами, узлами или объектами в целом. В этой же карте по каждой группе приводятся удельные затраты труда и заработной платы на 1 рубль сметной стоимости с тем, чтобы упростить расчеты с рабочими.

Производственные нормы расхода материалов, изделий и конструкций составляются на единицу измерения конструктивного элемента. Они включают чистый расход в производстве, трудноустранимые потери материалов на строительной площадке, при транспортировании от приобъектного склада до рабочего места, при обработке, а также при укладке в конструкцию.

Схема классификации информации

Рис.14.2. Классификация информации в государственных учреждениях

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ.

Дата добавления: 2014-12-29