Сущность делопроизводства в государственных

организациях и учреждениях

Основным методом руководства и управления в государственных организациях является личное общение должностных лиц органов управления и учреждений непосредственно с использованием средств связи, электронно-вычислитель­ной техники и других технических средств.

Однако в случаях действительной необходимости, когда нет усло­вий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа, следует применять служебную переписку, для чего необходимо организовать служебное делопроизводство.

Документ - закрепленная каким-либо способом на специаль­ном материале (носителе) информация о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и мыслительной деятельности человека.

Это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для передачи ее во времени и пространстве.

Документ имеет юридическое значение (т.е. может вызывать юридические последствия). При этом в сфере управления правовое значение имеют лишь те носители информации, которые носят официальный характер, что подтверждается соответствующим оформлением.

Документы имеют функции и свойства. К функциям документов относятся:

• удостоверение или фиксация событий, фактов, связей;

• информирование или уведомление о чём-либо;

• свидетельство о выполнении каких-либо действий, предписаний;

Свойствами управленческих документов являются:

• регулирование и упорядочение общественных отношений;

• извлечение из официальных источников, что подтверждается подписями, печатями, штампами, оформлением на бланках и т.д.;

• регламентирование правом.

С понятием документ тесно связаны понятия документооборот, делопроизводство.

Документооборот - это использование документа от момента создания или поступления в органы управления организации, или учреждения до завершения исполнения и оформления в дело или отправки адресату (ГОСТ Р51141-98).

Делопроизводство включает все операции, осуществляемые должностными лицами органов управления в процессе работы с документами на всем протяжении документооборота;

• это деятельность органов управления и должностных лиц по созданию документов, их получению, обработке, передаче для использования, контролю исполне­ния, хранению, отправлению в другие организации;

• ведение канцелярских дел;

• совокупность документов и приемов работы с ними;

• отделорганизации или учреждения, занятые делопроизводством, и помещениеэтого отдела.

Делопроизводитель – должностное лицо,в ведении которого находятся канцелярские дела.

Главная задача делопроизводства - обеспечение быстрой бесперебойной и эффективной работы аппарата управления. Делопроизводство включает комплекс работ по созданию, оформлению и продвижению документов при текущем использовании, по подготовкеи хранению в архивах. От рациональной организации делопроизводства зависит производительность труда руководителей и служащих.

Нормативным документом, на основе которого организуют делопроизводство, является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Эта система упорядочивает работу с документами. В ней устанавливаются общие правила оформления документов и порядок работы с ними. На основе ЕГСД разрабатываются для каждой системы и организации инструкции по делопроизводству. Кроме ЕГСД, имеется ряд стандартов на управленческую документацию. Так, например, организационно-распорядительная документация является составной частью Унифицированной системы документации (УСД), в которой представлен комплекс взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям в условиях применения вычислительной техники. В делопроизводстве руководствуются ГОСТом 6-10.1. «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ. Общие положения», ГОСТом 6-10.2. «Унифицированные системы документации. Термины и определения» и ГОСТом 39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». Кроме того, документация, используемая в работе с электронно-вычислительной техникой, должна удовлетворять требованиям Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭИ). Существует общий государственный классификатор управленческой документации (ОКУД), включающий унифицированные формы документов. Вышеупомянутая УСД определяет состав информации и композицию для каждого вида и разновидности служебного документa. Оформление документов в виде таблиц должно отвечать ГОСТу 2.105-79 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

Документ в делопроизводстве является предметом и результатом обобщающей работы, поэтому основная доля работ в аппарате управления связана с обработкой, анализом и исполнением документов. В этом, прежде всего, состоит особенность управленческого труда. На основе документальной информации обеспечивается взаимодействие подразделений аппарата управления. Поэтому успех работы аппарата управления в большой степени зависит от рациональности схемы движения документов. Корреспонденция для полной обработки и оформления, как правило, передается исполнителям, но ответственность за сроки исполнения и качество документов несут руководители структурных подразделений, которые эти документы подписывают.

Дата добавления: 2014-12-29