Организация и ведение служебного делопроизводства

Работа начальника (командира) воинского формирования по организации служебного делопроизводства и руководству им

В каждом воинском формировании (учреждении) организуется несекретное делопроизводство, ведение которого, в зависимости от объема служеб­ных документов, возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей:

•в объединении - на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственные отделы; должностных лиц по отделам и службам;

•в соединении — на строевое и административно-хозяйственное отделения; должностных лиц по отделам и службам;

•в воинской части (учреждении) - на строевую часть; должностных лиц по отделам и службам.

В воинском формировании могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах), в зависимости от характера выполняе­мых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некото­рыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

Несекретное делопроизводство воинского формирования должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт дежурного по управлению (воинской части), на окнах устанавливаются решетки.

Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в об­щих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

Основными задачами несекретного делопроизводства являются:

а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) ведение и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изда­нии и дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов, ЭВМ, фак­сов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хра­нение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей ин­формации.

Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими формированиями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.

Особенности ведения делопроизводства определяются:

•при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем военнослужащих, членов их семей, служащих и др. граждан - главой 5 Дисциплинарного устава ВС РФ и Инструкцией по этому вопросу. Делопроизводство по письмам и жалобам военнослужащих и других граждан ве­дется отдельно от других видов делопроизводства;

•по секретной переписке и правилам ведения секретного делопро­изводства — Наставлением по защите государственных секретов;

•по мобилизационному делопроизводству - Наставлением по мобилизации.

Начальники (командиры) воинских формирований несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) определять порядок работы со служебными документами;

б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение перепис­ки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и ин­формационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;

в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контро­лировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

г) своевременно доводить до подчинённых поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных ситуаций;

е) организовывать и систематически проводить с подчинёнными занятия по изучению требований Инструкции по делопроизводству, обеспечивать необходимые условия для пра­вильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;

ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полу­ченных документов (поручений, указаний);

з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору исполнителей для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотрен­ными инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных тех­нологий обработки служебной информации;

и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских формирований при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ве­дения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;

к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имею­щих исторической и научной ценности, и освобождать от этих докумен­тов делопроизводства воинских формирований;

л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения документов, подлежащих сдаче в архивы.

Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на одного из заместителей начальника (командира) воинского формирования.

Рациональная организация служебного делопроизводства предполагает исполнение и движение служебных документов без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах. При этом движение документа определяется местом его образования, видом документа, количеством инстанций получения. Схема документооборота служебных документов представлена на рис.15.2.

Входящие служебные документы - документы, образованные вне воинского формирования, направленные для руководства и информирования.

Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинского формирования. Поступившие служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов.

В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по управлению воинского формирования, который записывает ее в книгу приема входящей корреспонденции и, не вскрывая, передаёт в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику (командиру) воинского формирования.

Кроме того, у дежурного по воинскому формированию (части) для записи текста принимаемых телефонограмм ведется книга принимаемых и передаваемых телефонограмм. Принятые телефонограммы под роспись передаются лицам, которым они адресованы. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов в день их рассмотрения начальником (командиром), но не позднее следующего дня через делопроизводство.

Все поступившие служебные документы представляются начальнику (командиру) воинского формирования (начальнику учреждения) и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметками «Срочно» и телеграммы – немедленно.

Решения и поручения по исполнению служебных документов пи­шутся на свободных от текста полях этих документов.

Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции начальника (командира), которая пишется на свободных от текста полях документа и включает следующие элементы: фамилию и инициалы исполни-

Дата добавления: 2014-12-29