Сортування та угруповання

6.1.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 9

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ

3. ЗМІСТ РОБОТИ

1. Відкрити базу даних Работа с клиентами, створену раніше.

2. Створити звіт Список операций за допомогою
Мастера отчетов.

3. Відредагувати вид отриманого звіту за допомогою Конструктора отчетов.

4. Зміните порядок сортування і виконаєте угруповання в отриманому звіті.

6. ЗАГАЛЬНІ теоретичні ПОЛОЖЕННЯ

6.1. Основні відомості про звіти

Звіти являють собою найкращий засіб представлення інформації з таблиць, звітів та інших об'єктів БД Access у виді документа призначеного для друку. У порівнянні з іншими методами виводу даних на друк у звітів є принципові перевагаи:

· звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

· звіти можуть бути використані для одержання добре оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені по вихідним даним значення, наприклад, підсумкові суми. Звіти і форми мають багато загального, однак на відміну від форм, звіти не призначені для введення і виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють тільки переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів керування, як це можна зробити за допомогою форм.

В основному звіти застосовуються для перегляду «картини в цілому», тому часто базуються на богатотабличных запитах.

Мал.1. Вид вікна Новый отчет

Для створення звіту у вікні бази даних вибираємо пункт Отчет у списку кнопки, Открыть новый об'єкт на панелі інструментів, чи кнопки Создать на вкладці Отчеты. Access виведе на екран вікно діалогу Новый отчет, представлене на Мал.1. Access показує ім'я обраного джерела в поле зі списком у нижній частині вікна діалогу.

6.1.1. Вибір майстра по розробці звітів

У вікні діалогу Новый отчет можна вибрати один із шести варіантів.

· Конструктор - дозволяє створювати звіт «з нуля» і редагувати вже створений звіт.

· Мастер отчетов - запускає основного майстра для створення звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угруповання і підсумкові функції.

· Автоотчет: в столбец - цей майстер створює звіт, у якому кожен запис базового запиту чи таблиці представлений у виді простого списку, що містить назви і значення полів.

· Автоотчет: линейный -у звіті цього типу дані записи базового запиту чи таблиці виводяться в одному рядку. Якщо таблиці базового запиту зв'язані відношенням «один-ко-многим», то майстер створює групу для даних, що надходять з боку відносини «один», але не обчислює ніяких підсумкових значень. При створенні звіту використовується останній стиль, що був обраний у майстру звітів чи застосований за допомогою автоформату в конструкторі звітів.

· Мастер диаграмм - цей майстер допомагає побудувати діаграму і створює в звіті вільну рамку об'єкта OLE із упровадженою діаграмою Microsoft Graph.

· Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, форматувати їх і створити звіт для друку поштових наклейок. Ви можете вибрати будь-який тип і настроїти розмір наклейок.

6.1.2. Розділи звіту при використанні Конструктора отчета

Порожній макет звіту містить розділи Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, між якими знаходиться Область данных.

Додати чи видалити верхній і нижній колонтитули можна за допомогою команди Вид ® Колонтитулы. При створенні звіту можна задати заголовок, що буде надрукований тільки на самому початку звіту, і примітку, що буде надрукована наприкінці звіту. Щоб додати в звіт ці розділи, виберіть команду
Вид ® Заголовок ® Примечание отчета.

Лінійка з розподілами по верхньому і лівому краях вікна звіту допомагають планувати розташування даних на сторінці. Змінити розмір будь-якого відділу можна, перетягнувши його границю. У кожнім розділі Access виводить сітку.

6.1.3. Вікно звіту і його інструменти

Панель елементів містить усі кнопки для всіх елементів керування, які можна використовувати при створенні звіту. Це поля, написи, малюнки, прапорці і т.д.

Щоб відкрити цю панель потрібно вибрати команду Вид – Панель элементов, або клацнути на кнопці Панель элементов на панелі інструментів. Кнопка Другие элементы надає доступ до всіх елементів керування Active (у тому числі до елемента керування Календарь) встановленим у системі.

Щоб розмістити в звіті конкретний елемент керування, клацніть на відповідній кнопці на панелі елементів, натисніть кнопку миші, протягнете покажчик миші до того місця, де повинний бути елемент, і відпустите кнопку.

Список полів спрощує розміщення в звіті приєднаних елементів керування (елементів керування, зв'язаних з полями таблиці чи запиту). Він відкривається щигликом на кнопці Список полей на панелі інструментів чи вибором команди Вид4Список полей. У рядку заголовка списку полів Access виводить ім'я базової таблиці чи запиту.

Щоб створити приєднаний елемент керування за допомогою списку полів, виберете його тип, клацнувши на відповідній кнопці на панелі елементів. Потім перетягнете поле зі списку в потрібне місце звіту. Якщо кнопка не обрана, типом елемента керування за замовчуванням є Поле.

У вікні властивостей можна установити властивості самого звіту, його розділів і елементів керування. Набір властивостей, представлених у ньому залежить від об'єкта.

Щоб відкрити вікно властивостей, виділяємо потрібний об'єкт і клацаємо на кнопці Свойства на панелі чи інструментів вибираємо команду Вид 4Свойства.

Мал. 2. Вікно звіту.

Звіти представляють можливість групувати виведену інформацію за допомогою вікна Сортировка и группировка. Щоб відкрити його, клацніть на кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів чи виберіть команду Вид®Сортировка и группировка. У вікні Сортировка и группировка можна визначити до 10 полів чи виражень, що будуть використовуватися в звіті для угруповання даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.

Мал. 3. Вікно Сортировка и группировка.

У першому рядку стовпця Поле/выражение розкривається список полів базової чи таблиці запиту. Почавши введення зі знака рівності (=), можна ввести в цьому стовпці вираження, що містить посилання на будь-яке поле базової таблиці чи запиту.

За замовчуванням Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування виберіть значення По убыванию в списку, що розкривається, що з'являється після щиглика в осередку стовпця Порядок сортировки.

У звіті повинне бути зарезервоване місце для заголовка кожної групи і примітки, у якому можуть виводитися підсумкові поля. Щоб додати в звіт ці розділи, установите для властивостей Заголовок группы і Признак группы значення Да. Крім того, можна попросити Access виводити всі детальні дані для даного рівня угруповання на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для тієї ж властивості значення Вся група.

6.2.2. Завдання діапазонів угруповання.

Для кожного поля чи вираження, заданого у верхній частині вікна сортування й угруповання, можна установити властивості Группировка та Интервал. Звичайно дані групуються за кожним значенням поля чи вираження. Але записи можна групувати не тільки за окремим значенням, але і по діапазонах значень. Вид і розмір діапазону залежать від типу даних поля чи вираження.

При угрупованні по текстовому полю можна починати нову групу при зміні першого чи декількох початкових символів значення поля. Наприклад, щоб утворити по одній групі для кожної букви алфавіту, визначите створення нової групи при зміні першої букви значення поля – таким чином, ви одержите групу записів, у яких значення поля починається з букви А, групу записів зі значенням поля, що починається з букви Б, і т.д.

Щоб задати угруповання по перших символах, установите для властивості Группировка значення По первым знакам, а в осередку властивості Интервал уведіть число початкових символів, по яких ви хочете утворювати групи.

Для чисел можна установити властивість Группировка в значення Интервал. У цьому випадку властивість Интервал визначає діапазони угруповання. Access обчислює діапазони, починаючи з 0. Якщо задати інтервал, рівний 10, то будуть формуватися групи значень від –20 до –11, від –10 до –1, від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 і т.д.

Для полів дати/времени можна установити як значення властивості Группировка так і одиниці виміру як По годам, По кварталам, По месяцам, По суткам, По дням, По часам, По минутам. Для властивості Интервал укажіть число одиниць виміру, якщо ви хочете проводити угруповання по визначеному відрізку часу. Наприклад, якщо ви хочете створити групи з інтервалом у два роки, установите для властивості Группировка значення По годам, а в осередку властивості Интервал уведіть 2.

Дата добавления: 2015-01-03