Збереження та друк результату злиття

У вас уже є головний документ і зв'язане з ним джерело даних, що відфільтроване і розсортоване за допомогою запиту. Здавалося б, можна виконати злиття і роздрукувати результат. Однак перед цим краще перевірити правильність злиття.

1. Продовжуючи працювати з документом попередньої вправи, клацніть на кнопці (Поиск ошибок) панелі інструментів (Слия­ние), яка знаходиться праворуч від кнопки (Диалоговое окно "Слияние"). Відкриється вікно діалогу (Поиск ошибок) з перемикачем, який має три положення, як показано на малюнку.

· Перше положення перемикача – " Создать только отчет об ошибках" дозволяє одержати повідомлення про усі виявлені помилки без виконання злиття.

· Вибравши друге положення перемикача – " Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения", ви одержите як саме злиття, так і повідомлення про всі помилки, які послідовно з'являються у вікнах діалогу.

· Третє положення перемикача – " Создать составной документ и отчет об ошибках " ініціює генерацію злиття і, в окремому документі, зберігає звіт про помилки.

2. Виберіть перше положення перемикача " Создать только отчет об ошибках ".

3. Клацніть на кнопці ОК. При правильному виконанні всіх операцій у злитті не виявиться ніяких помилок. У противному випадку з'явиться відповідне повідомлення про помилку.

4. Клацніть на кнопці (Поля/Данные), яка знаходиться праворуч від кнопки (Добавить поле Word). Ви побачите, що поля головного документа заміняться на дані однієї з записів джерела даних.

5. За допомогою кнопок (Следующая запись) і (Предыдущая запись) панелі інструментів Слияние продивиться всі екземпляри документа, що відповідають конкретним записам джерела даних. Зверніть увагу, що записи про організації, ім'я яких не є Фантом, відсутні, тому що вони відфільтровані запитом через невідповідність назви організації значенню Фантом. Проте, у цьому режимі попереднього перегляду ви зможете спостерігати всі записи, але при остаточному злитті ряд записів будуть пропущені через наявність у головному документі поля SkipIf (пропустити запис якщо) з відповідними умовами.

6. Знову клацніть на кнопці (Поля / Данные), щоб повернути відображення полів.

7. Нарешті прийшов час виконати злиття. Клацніть на кнопці (Диалоговое окно Слияние).

8. У вікні діалогу, що відкриється, клацніть на кнопці (Объе­динить).

9. У списку (Назначение) вікна діалогу (Слия­ние), що розкриється, виберіть один із трьох режимів злиття:

· (Новый документ) - створює документ Word, у якому послідовно на окремих сторінках розміщуються всі екземпляри, побудовані на основі злиття;

· (Принтер) - друкує результат злиття на принтер;

· (Электронная почта) - відправляє кожен екземпляр злиття потрібному адресату по електронній пошті. Щоб указати, яке поле джерела даних містить адреси електронної пошти, клацніть на кнопці (Настройка) і виберіть потрібне поле в списку вікна діалогу, що відкрилося, потім клацніть на кнопці ОК. (У цьому ж вікні діалогу можна увести вміст поля (Тема) електронних повідомлень.)

Виберіть пункт " Новый документ ", якщо принтер у вас до комп'ютера не підключений.

10. Виберіть у перемикачі (Строки, содержащие только пу­стые поля данных) нижнє положення, якщо потрібно, щоб рядки з полями даних не пропускалися навіть у тому випадку, якщо вони порожні.

11. Клацніть на кнопці (Объединить). Далі результат злиття може буде відправлений:

· у новий документ, файлу якого потрібно дати відповідне ім'я,

· на принтер,

· по електронній пошті.

У першому випадку знову створений документ з'явиться на екрані і його можна буде зберегти в окремому файлі на твердому диску і при бажанні роздрукувати.

2.2.5. Контрольне завдання:

Як контрольну вправу необхідно роздрукувати наклейки на конверти для листів, створених на цьому занятті за допомогою злиття.

1. Відкрийте документ Лист.dос, а потім відкрийте вікно діалогу (Слияние).

2. Клацніть на кнопці (Создать) і виберіть пункт (На­клейки).

3. У вікні діалогу, що відкрилося, виберіть варіант створення нового документа.

4. Клацніть на кнопці (Получить данные) і виберіть як джерело даних файл Гості.dос.

5. Клацніть на кнопці (Настройка основного документа).

6. У вікні діалогу (Параметры наклейки) настройте формат наклейок на конверти.

7. У вікні діалогу (Создание наклеек) додайте в текст наклейок поля (Имя), (Фамилия), (Индекс) и (Адрес), забезпечив їх відповідними підписами.

8. Закрийте вікно діалогу (Слияние).

9. Клацніть на кнопці (Поля/Данные) і перегляньте усі записи.

10. Перевірте злиття на відсутність помилок.

11. Виконайте злиття в новий документ.

12. Перевірте правопис і граматику отриманого документа. При цьому не забувайте пропускати усі власні імена (але не вносить їх у словник Word).

13. Поверніться в головний документ, об'єднаєте його з джерелом даних і роздрукуйте злиття.

2.2.6. Контрольні питання

1. Яким способом існуючий файл можна указати як джерело даних?

2. Як перейти до потрібного запису?

3. Як швидко виконати злиття в новий документ?

4. Яку перевагу дає призначення однакових правил сортування для листів і наклейок на конверти?

2.3. Автоматизація виконання операцій с документами у MS Word за допомогою макросів.

Дата добавления: 2015-01-03