Завдання 9. Зміна відображення відомостей про задачу

ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ

ДОРУЧЕННЯ ЗАДАЧ ІНШИМ ОСОБАМ

Завдання 8. ДОРУЧЕННЯ ЗАДАЧІ ІНШІЙ ОСОБІ та КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ

Технологія роботи

1. Розгляньте відображення інформації про задачі в папці Календар (див. Рис. 11) і в папці Задачи (Рис. 15). Вони багато в чому збигаються.

2. Перейдіть у папку Задачи.

3. Для створення задачі клацніть на рядку з написом “Щелчек добавит элемент Задача”. Таким способом ви можете задати тему, термін виконання й ще деякі параметри задачі. Запишіть тему “ Наказ про затвердження графіка відпусток ” і вкажіть термін виконання, потім натисніть Еntег.

4. Щоб ввести докладні відомості про задачу, подвійним щигликом відкрийте вікно параметрів задачі.

5. Уведіть дату початку, стан, відсоток завершеності задачі. Установіть прапорець оповіщення.

6. Прикріпіть до задачі файл з наказом (див. Завдання 4).

7. Створіть ще кілька задач на наступних 5 днів:

• зібрати відомості про відпустки;

• скласти план проведення семінару;

• скласти список учасників семінару;

• розіслати телефонограми учасникам семінару.

Секретар не тільки самостійно виконує завдання директора, але й може за його вказівкою доручити виконання задачі іншому співробітникові й здійснювати контроль виконання.

Програмне середовище Оutlook дозволяє доручити задачу будь-якій особі з папки Контакты. При дорученні задачі вона автоматично пересилається по мережі співробітникові, що стає власником задачі. Доручена задача зберігається в папці секретаря, що у такий спосіб має можливість контролювати хід її виконання.

1. Відкрийте вікно задачі “ Розіслати телефонограми учасникам семінару ” 2. На панелі інструментів клацніть на кнопці Призначити задачу. З'явиться рядок Кому...

3. Клацніть на кнопці Кому... Відкриється вікно одержувача доручення

4. Виділите щигликом потрібний контакт і перенесіть його в список одержувачів повідомлення щигликом на кнопці Кому...

5. Закрийте вікно й переконайтеся, що в рядку Кому... зазначений обраний контакт.

5. Закрийте вікно задачі.

Програма Оutlook негайно приступить до пересилання задачі. Після того, як ви доручили задачу іншій людині, ви перестаєте бути її власником, тобто не можете змінювати її параметри. Вам залишається тільки контролювати виконання задачі.

7. Перегляньте в папці Задачи, як змінився значок задачі. Новий значок означає, що задача доручена іншій особі. Задачі в папці групуються по відповідальним за виконання (див. Рис.15).

8. Створіть ще кілька задач і доручите їх різним особам з папки Контакты.

Відомості про задачу представлені у вигляді таблиці. Заголовки стовпців указують параметри задачі, яки відображаються. Програма дозволяє змінити відображення інформації про задачу. Для цього використається пункт Текущее представление з меню Вид. Якщо не влаштовує відображення, яке пропоноване програмою, ви можете самі встановити будь-яку кількість стовпців у таблиці, способи угруповання та сортування задач. Навчиться використовувати відображення інформації про задачу, яке пропоноване програмою, а також змінювати кількість стовпців у таблиці.

Технологія роботи:

1. Відкрийте папку Задачи.

2. У меню Вид виберіть пункт Текущее представление та з додаткового меню один з видів відображення.

3. Перегляньте, як змінилося відображення задачі.

4. Застосуйте інші види відображення.

5. Клацніть правою кнопкою миші на рядку заголовків.

6. У контекстному меню виберіть пункт Изменить текущее представление. Відкриється вікно відомостей про відображення.

7. Перегляньте зміст кнопок. Змініть подання використовуючи діалогові вікна кнопок.

Завдання 10. СТВОРЕННЯ ЗАМЕТок (ЗамІток)

Заметка (Замітка) — це невелика записка на пам'ять.

Текст замітки може бути найрізноманітнішим: думка, яку не хочеться забути; нагадування про що-небудь собі або іншому співробітникові; цитата та багато чого іншого. У офісі без комп'ютерів іноді можна бачити таку картину. Усюди - на столі, на телефоні, на стінах, на вікнах, на письмовому приладі - розклеєні маленькі листочки з якимись записами. Це замітки. Такий офіс може створити у сторонній людині думку про сильну зайнятість співробітників офиса, однак, це виглядає дуже недбало. Замітки в програмному середовищі Оutlook - це електронний аналог паперового блокнота з відривними листками. Замітки використаються для запису питань, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно записується в паперовий блокнот. Крім того, у замітках зручно зберігати відомості, які можуть знадобитися пізніше, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи.

Програмне середовище Оutlook має спеціальну папку, у якій можна створити й зберегти замітку й при нагоді скористатися нею. Крім цих основних можливостей можна:

· зв'язати замітку з контактом;

· привласнити їй категорію;

· відправити поштою;

· надрукувати;

· змінити подання замітки.

Як бачимо, з заміткою можна робити дії, аналогічні діям з іншими елементами. Можна працювати, залишивши замітки відкритими на екрані. Внесені в замітку зміни зберігаються автоматично. Тоді у вас екран буде заповнений замітками.

Дата добавления: 2015-01-03