Примерная инструкция 1 страница

по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь

(Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь *) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности **) и ведомственной принадлежности.

------------------------------

*) Далее "Примерная инструкция"

**) Далее "организация"

1.2. Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.

1.3. В соответствии с приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.05.93 N 12 "О нормативно-методических актах и документах", до принятия национального законодательства в области архивного дела и делопроизводства, в республике действует порядок ведения делопроизводства, определённый нормативно-методическими документами бывших Главархива и Госстандарта СССР. Перечень основных нормативно-методических документов приведён в приложении 1.

1.4. Основные положения Примерной инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию.

На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчётно-статистическая, расчётно-денежная и др. системы документации), действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приёма, учёта, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.

1.6. Типовые или Примерные инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления утверждаются их руководителями после согласования с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления, учреждений, организаций, предприятий, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами, государственными комитетами и другими центральными органами управления, учреждениями, организациями, предприятиями действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учёта и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

1.7. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) (Приложение 2).

Наименование, структура, штаты службы ДОУ (Управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и наличия средств вычислительной и организационной техники и др. выполняемых функций.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учёт и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.8. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, организации, определяются должностными инструкциями.

1.9. Работники организаций должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по делопроизводству.

Работники структурных подразделений организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в службу ДОУ.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.

При увольнении или перемещении работника, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.

1.10. Министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления осуществляют контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления.

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности организаций являются:

Законы Республики Беларусь;

указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;

постановления Верховного Совета Республики Беларусь;

указы и постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь;

постановления, распоряжения Кабинета Министров Республики Беларусь;

поручение вышестоящих органов;

осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с её компетенцией;

необходимость правового регулирования работы аппарата управления.

Согласно действующему законодательству министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами.

Коллегиальные органы министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления издают решения коллегий, вводимые в действие приказом и другими распорядительными документами.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

На службу ДОУ возлагается проверка правильности оформления документов.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

В целях эффективного использования средств ВТ устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" - перечень разрешённых к применению форм документов (приложение 3).

Табель утверждается руководителем организации. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой ДОУ.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора; код организации-автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); код формы документа; заголовок к тексту; текст; дата; индекс; визы; подпись.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости от назначения документа, его обработки и т.д.

Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.

2.2. Бланки документов.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации (Приложения 4 и 5). На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объём превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объёма текста документа.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратному межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

2.3. Оформление реквизитов документов.

2.3.1. Изображение государственного герба.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма. Использование печатей, бланков документов и угловых штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь учреждениями, организациями, предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается.

2.3.2. Наименование организации-автора документа.

Наименование организации-автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации. Код организации-автора документа должен соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

2.3.3. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции организации (см.п.2.1.), содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов. На письмах название документа не указывается.

Для обеспечения обработки информации, содержащейся в документах, средствами вычислительной и организационной техники предусматривается в бланках документов постоянное место для кода формы документов.

Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций, структурных подразделений в форме, установленной автором документа, если эта форма не указана, то организация решает этот вопрос самостоятельно.

Наиболее распространённой формой является издание самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов, указаний, решений, распоряжений и др.), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дата и заголовок.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, советах, на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Организация, в целях выполнения поставленных перед ней задач, ведёт переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.

Переписка между структурными подразделениями организации запрещается.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, гарантийные и др.

Организации на основании уставов и положений, определяющих их задачи и функции, издают и другие управленческие документы: планы работы, отчеты, докладные записки, справки, акты и др.

2.3.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: дату 29 января 1993 г. следует оформить 29.01.93.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1993 г.

2.3.5. Место составления документа.

Место составления или издание документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует.

2.3.6. Заголовок к тексту документа.

Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласоваться с названием документа, например: приказ (о чём?) "О создании предприятия" протокол (чего?) "Заседания Ученого совета".

В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок должен формулироваться исполнителем документа.

Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем же правилам.

2.3.7. Текст документа.

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделённые точкой (1.1., 1.2., 2.1., 2.2.), номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

2.3.8. Приложения к документу.

При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.

Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.

2. Список детских лечебных учреждений на 20 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение: Протокол согласования от 05.05.93 N 75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения даётся в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:

Приложение 1

К приказу директора института

03.10.93 № 56

На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).

2.3.9. Отметка об исполнителе (составителе) документа.

Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

Кунцевич 23 44 70

НП 7 10.10.93

Примечание: номера телефонов указываются без чёрточек.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля.

2.3.10. Подпись документа.

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

Заместитель министра Личная подпись И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Директор хлебозавода N 3 Личная подпись И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор института Личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора Заместитель директора

по экономическим вопросам по производству

Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия

При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:

"И.о." или "Зам." директора Личная подпись И.О.Фамилия

Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.

2.3.11. Согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путём визирования проекта документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, её расшифровку и дату визирования.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:

Нач.отдела кадров

личная подпись И.О.Фамилия

06.06.93 Замечания прилагаются

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствия на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объёму и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трёх дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра торговли

Республики Беларусь

Личная подпись И.О.Фамилия

03.03.93

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Письмо отдела

профсоюзного комитета кадров

30.09.93 N 5 15.05.93 N 04-15/139

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласований", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими положениями месте.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

2.3.12. Утверждение документа.

Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчёты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции, графики и другие документы (приложение 6).

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издаётся, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Дата добавления: 2014-12-24